一、归档范围
本局在各项工作、活动过程中获得的有保存价值的各类实物均属实物档案归档范围，具体见《实物档案归档范围和保管期限表》。
二、归档要求
（一）属归档范围的实物应及时移交局综合档案室，任何部门和个人不得随意将实物档案损坏、私存或转送他人；
（二）归档的实物应当拍照，所拍照片需刻盘脱机保存，两者之间要建立准确、可靠的标识关系；
（三）一些珍贵的实物应使用包装物包装存放，包装物上附贴标签，填好档号、实物名称等。
三、归档时间
属于归档范围的实物档案在其形成后1个月内，由经办人拟订说明文字，移交局综合档案室登记归档，并办理有关交接手续。如需在其它地方悬挂、展示的，应办理相关手续，并在档案目录上注明悬挂、展示地点。
四、实物档案整理
（一）排列。实物档案不分属类，每年按其形成时间的先后顺序进行排列，同一次活动产生的实物档案排列在一起。
（二）著录上传。在市文档平台“文件著录”实物档案分类中对每一件实物档案信息进行著录，并上传相应的实物照片。实物照片不需冲印装册，实物档案在档案室以外的场地摆放展示时，需在“存放地点”如实注明。实物名称应标明其主题内容及类型，类型用“（）”括起。如“中山市教育系统2013年度先进单位（奖牌）”。检查无误后，点击“归档”生成档号等信息，完成“预归档”操作。
（三）打印标签。在市文档平台“预归档库”中打印实物档案标签，并粘贴于实物背面等不影响实物档案外观的位置。
（四）编制档案目录
本年度实物档案归档完毕后，在市文档平台“预归档库”中按年度打印”实物档案目录”一式两份，在“编目管理”中打印目录软皮封面、硬皮目录夹封面标签和背脊标签各一式一份，用于编制《档案目录》。
《档案目录》要求制作一式两份，一份用硬皮目录夹装订，一份用牛皮纸等软皮装订。实物档案目录可一年或若干年装订成一本。若干年装订在一起的，每年之间用彩色纸隔开。
（五）封装入库。在“预归档库”中选中需要封装入库的档案，对档案信息检查无误后，点击“封装入库”，档案封装入库成功后，档案进入“档案中心”归档数据管理相对应的分类下。进入“档案中心”的档案只能修改目录。
附件：
实物档案归档范围和保管期限表
大类 | 归 档 范 围 | 保管期限 |
实物 档案 | 本局获得的各种奖状、奖杯、奖牌、锦旗、荣誉证书、光荣册等 | 永久 |
上级领导、知名人士、有关单位赠送给本局的题词、锦旗、牌匾、字画、工艺品、重要纪念品等 | ||
本局组织的各种重大活动中形成的纪念品 | ||
本局使用过的牌、匾、公章等 |
