归档文件整理工作基本步骤：
对归档文件进行整理 → 分类 → 排列 → 编号 → 编目 → 装盒
第一步：归档文件的整理
1、归档文件的整理单位
以“件”为整理单位，一般为一份文件为一件。
特例：
正本与定稿、正文与附件、请示与批复、原件与复制件、转发文与被转发文、来文与复文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，实体上装订在一起，编目时只体现为一条条目
2、文件修整
破损文件进行修裱（修补、托裱）
对字迹模糊或易退变的文件进行复制（字迹材料要选用耐久的墨、墨汁，或较耐久的蓝黑墨水、印泥等，不能选用纯蓝墨水、红墨水、圆珠笔油、铅笔等材料）
去掉文件上易腐蚀的金属物（材料以铁、铝等化学性质的活泼的金属为主的订书钉、曲别针、大头针等）
超大纸张进行折叠（尽量减少折叠次数，折痕尽量位于文件、图表字迹之外，文件页数多时，宜单页折叠）
3、文件装订
左上角装订，左、上侧对齐；左侧装订，左、下侧对齐
装订要求：
材质符合档案保护要求：装订用品对归档文件无害，不影响档案的保存寿命。
装订方式能较好地维护文件的原貌
装订方法简便易行，尽量降低成本。
装订方式：
线装：最利于档案保护的一种装订方式
变形材料：金属制品（不锈钢夹、燕尾夹）和塑料制品
粘接式：胶水或浆糊粘贴
无酸纸封套
装订前排序：
正本在前、定稿在后
正文在前、附件在后
原件在前、复制件在后
转发文在前、被转发文在后
复文在前、来文在后
汉文本在前、少数民族文本在后
中文本在前，外文本在后
文件处理单在前、正本在后
第二步：归档文件分类
归档文件的分类，是指全宗内归档文件的实体分类，即将归档文件按其来源、时间、内容和形式等方面的异同，分成若干层次和类别，构成有机体系的过程。分类包括：选择分类方法、制定分类方案、文件归类等内容。
1、选择分类方法
年度分类法：根据形成和处理文件的年度对归档文件进行分类。
一份文件有多个时间特征，包括成文日期、签发日期、批准日期、会议通过日期、公布日期、收发文日期等，一般以文件签发日期（即落款日期）为准，对于跨年度的计划、规划、总结、统计报表、法规性文件等均以签发日期为准，如：1995年形成的《1996-2000工作计划》，归入1995年，2000年形成的《1999年工作总结》，归入2000年。
机构（问题）分类法：各机关在制定分类方案时，机构分类法和问题分类法，不能同时采用，只能选择其一。
机构分类法：根据文书形成和处理文件的承办单位对归档文件进行分类。机构名称就是类名，如：办公室、业务处、管理处等
问题分类法：按照文件内容所说明的问题对归档文件进行分类。应参照本机关单位的基本职能来设置类别，如：党群类、业务类、行政类等
保管期限分类法：根据划定的不同保管期限对归档文件进行分类。分为永久、长期、短期三类
2、复式分类法与分类方案
复式分类法：在机关档案室的实际工作中，单纯采用一种分类方法的情况比较少见，较多的是将几种分类方法结合使用，称之为复式分类法。年度、保管期限、机构（或问题）3种分类方法，可以组合成多种复式分类法。在选择分类法时年度、保管期限为必选项，机构（或问题）为选择项。
分类方案：在确定分类方法的基础上，标列各级类目名称，固定全宗内分类体系的分类纲要。分类方案是机关档案工作的基础，中档案室规范化管理的起点。
年度-机构-保管期限分类法：（推荐使用）
适用于内部机构有变化但不复杂的立档单位
先按年度分类
在每一年的文件按机构分类
再区分划入每一机构文件的保管期限
每年形成的文件按机构序列依次上架，不必预留空间
同一年度同一机构的文件排在一起，便于查找
保管期限-年度-机构分类法：（推荐使用）
适用于内部机构有变化但不复杂的立档单位
先按保管期限分类
在将每一保管期限的文件按年度分类
再将每一年的文件按机构分
适用于机构不复杂的立档单位
便于向档案馆移交
应预留空架
机构-年度-保管期限分类法：
适用于内部机构基本固定或少有变化的立档单位以及撤销机关
先按机构分类
每个机构下再按年度分
再在每个年度下分划入文件的保管期限
应预留空架，空架数量不好掌握
年度-问题-保管期限分类法：
适合于机构变化复杂、机构之间分工不明确
先按年度分类
在每一年的文件按问题分类
再区分划入每一问题文件的保管期限
保管期限-年度-问题分类法：
先按保管期限分类
再按年度分类
最后在每一年内将文件按问题分类
多用于现行机关
问题-年度-保管期限分类法：
适用于撤消机关、整理历史档案
先按问题分类
在文件按的年度分类
再区分划入每一年文件的保管期限
年度-保管期限分类法
适用于内部机构简单的基层单位或小机关，形成文件数量少的机关
先按年度分类
再区分划入每一机构文件的保管期限
保管期限-年度分类法：
适用于内部机构简单的基层单位或小机关，形成文件数量少的机关
先按保管期限分类
再按年度分类
第三步：归档文件的排列
归档文件的排列是指在分类方案的最低一级类目内，根据一定的方法确定归档文件先后次序的过程。其它诸如不同类别归档文件之间的排列、档案盒排架等则不在此范围内。
归档文件的排列强调事由原则。
1、事由原则：同一事由的相关文件应当排列在一起
按事由排列归档文件，是“遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系”这一整理原则的体现。按公文办理过程的先后顺序，将同一事由形成的文件排列在一起，可以客观地反映出某一事由的发生、发展、结束的全过程，反映出这些文件之间的客观联系。
2、排列方法
在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。
同一事由内的归档文件排列：
同一事由内归档文件的排列，最简单的方法是按文件形成时间先后顺序，日期在前的归档文件排列在前，日期在后的文件排列在后；或者按文件的重要程度排列，相对重要的文件放在前面，其它的文件放在后面。
不同事由内的归档文件排列：
按形成时间的先后顺续进行排列
按事由的重要程度进行排列
按事由具有的共同属性分别集中排列
《规则》强调指出，“会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列”。这里的“成套性”是指某些事由形成的文件彼此间联系比较松散，但这些事由间则有着较密切的联系。例如一次会议往往包括许多事由，它们形成的文件在时间上可能跨度很大，但表现出较强的系统性，利用时需要相互参照、查证，集中排列更方便检索。统计报表、内部刊物等在形式上较为特殊，成套利用的情况也较普遍，因此也宜于集中排列。
第四步：归档文件编号
1、件号
室编件号：
归档文件在分类方案的最低一级类目内的排列顺序号
在分类方案的最低一级类目内，按文件的排列顺序从“1”开始标注
馆编件号（进档案馆后由档案馆统一编制）
2、编号项目
必备项目：
全宗号：档案馆对其接收范围内各立档单位所编制的代号
年度：归档文件形成年度。采用公元纪年，以4位阿拉伯数字表示，如2001
保管期限：分为永久、长期、短期3种，填写时采用简称（永、长、短）或代码（Y、C、D）
件号：室编件号
选择项目：
机构（问题）
各单位档案部门可设置其他一些选择项目
3、盖章
归档章的项目：
全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、室编件号、馆编件号
归档章格式
长45mm,宽16mm，等分成6小块
（全宗号）
（年度）
（室编件号）
*（机构或问题）
（保管期限）
（馆编件号）
带*号为可选项
实际填写为：
22
2001
16
办公室
永久
盖章位置：
首页上端空白处，不要盖在文字上
第五步：归档文件的编目
依据分类方案和室编件号编制归档文件目录
1、归档文件目录的项目
件号：档案室填写室编件号
责任者：填写全称或通用简称，如：大连市档案局
如文件未注明责任者，应根据文件内容、形式等特征加以考证并填写
文号：即发文的字号，一般由机关代字、年度、顺序号组成，如：大档发[2005]24号
题名：即文件标题。是重要的检索途径。完整的题名由责任者、问题、文种3部分组成，如：国家档案局关于加强档案安全保管的通知
正题名能够反映文件内容时，副题名一般不录。并列题名，需要时可一并抄录。文件的附件，如需要可在正件题名后抄录附件题名，外加“（ ）”，如：关于进一步加强我市精神文明建设的决定（附：市民公约）
题名应全面揭示文件内容，如不能，应根据文件内容重新拟写或补充，并在新加内容外加“[ ]”，如：大连市档案局通报，重新拟写为：大连市档案局[关于市直机关达标升级情况]的通报
日期：即文件的形成时间（文件的落款时间）。标注为8位阿拉伯数字，如2005年7月10日，标注为20050710，填写目录时，一般填写成二行，即：2005
0710
页数：一件文件的总页数，文件中有图文的即为一页，空白页不计
备注：填写归档文件需要补充和说明情况，包括密级、缺损、修改、补充、移出、销毁情况。如情况较多时，可在备注中加“*”，在备考表中填写具体内容。
2、归档文件目录的格式
归档文件目录
机构：办公室
件号
责任者
文号
题 名
日期
页数
备注
1
大连市档案局
大连市人事局
大档发[2005]24号
关于评选全市档案系统
先进集体和先进工作者的通知
2005
0907
20
2
大连市档案局
大连市人事局
大档发[2005]25号
关于表彰全市档案工作
先进集体和先进个人的决定
2005
1108
23
归档文件目录应单独装订成册并编制封面，封面如图：
归档文件目录
全宗名称 大连市档案局
年 度 2005
保管期限 长 期
机 构 办 公 室
第六步：装盒
1、装盒要求
按件号先后顺序装盒
与归档文件目录相应的条目顺序一致
不同年度的不能放入同一档案盒
不同保管期限的不能放入同一档案盒
不同机构（问题）的不能放入同一档案盒
严格按件号的先后顺序装入档案盒
2、档案盒格式
长310mm、宽220mm、厚度20mm、30mm、40mm
档案盒封面
全宗名称
大连市档案局
盒脊
全宗号
88
年度
2005
保管期限
永久
*机构（问题）
办公室
起
止
件
号
室
馆
盒号
全宗号
88
年度
2005
保管期限
永久
*机构（问题）
办公室
起
止
件
号
室
14-36
馆
盒号
3、备考表
放在所有文件的最后，对盒内文件情况进行说明，包括下列内容
盒内文件情况说明：文件收集的齐全完整程度、文件本身的状况；整理工作完毕后文件的修改、补充、移出、销毁等情况；目录备注项中填写不下的内容。
整理人：填写负责整理该盒归档文件的人员姓名。
检查人：填写负责检查归档文件整理质量的人员姓名。
日期：填写归档文件整理完毕的日期。
备考表：
备 考 表
盒内文件情况说明
整理人：
检查人：
年 月 日
