以“件”为单位整理档案，容易给人造成错觉，好象只有带文号的红头文件，才是整理归档的范围，其他没有文号，不是红头的文件，容易被忽视和遗忘。因此，要使以“件”为单位整理出的档案齐全、完整、准确，就必须做好收集工作，一是按归档制度进行收集，二是平时收集。 1、收集的主要内容：①、零散文件的收集。是指分散在单位、领导人、业务人员手中的文件、资料；②“帐外”文件的收集。是指未经过文书部门登记，在收发文簿上无“帐”可查的文件。如本单位召开的各种会议材料、汇报材料、经验材料等；领导和有关人员外出开会带回来的材料；外单位直接寄给单位领导的文件或直接寄给本部门有关人员的材料；本部门内部各种规章制度、办法和统计数字，各种专业档案等。 这是传统的整理档案前的准备工作，在以“件”为单位整理档案的过程中，也可在年终或第二年初进行收集，这样才能保证整理出来的档案齐全和完整，真实地反映机关历史和发展的全貌。 2、办结即归制 “办结即归”即文件办理完毕后，由文档人员按归档文件的要求和平时文件分类、归档类目对文件进行及时加盖归档章、填写年代、全宗号、类目（机构问题）、保管期限和文件编页号后，归入文件所在的盒内的过程。 “办结即归”“随办随归”，具体地讲就是文档人员在平时文件归档工作中，将办理完毕的文件随时整理，其步骤是①拆掉文件上的金属物，②加盖归档章，并填写归档章中的项目（全宗号、年度、机构或问题、保管期限、文件编号）五项内容，③编写文件页号，④归入相应的文件盒。整个过程只需2-3分钟，这样做有利于减少年终文件的积存，减轻年终整理归档的工作压力，把年终整理工作分解到平时文件归档中，是一种多快好省的归档方法。能极大地提高机关和文档人员的工作效率，是机关单位目前和今后推广的有效归档方法。
