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文书档案整理-分年度、分类别 、分级别、划分保管期限

放大字体  缩小字体 发布日期:2019-01-14 18:09:43    浏览次数:2633    评论:0
导读

分年度,就是把不同年度的文件分开,把属于同一年度的文件集中存放。 一般情况下,不同年度的文件不得放在一起归档。 分类别,就是根据文件的来源、时间、内容和形式上的异同,把本单位的文件分成若干个类。分级别,就是在保持文件之间有机联系的基础上,将上级单位、本单位和下级、同级单位的文件材料分开整理。划分保管期限,就是确定文件材料存留的年限。书档案的保管期限分为永久、30年和10年三种。每份文件的具体保管期限,可参见国家档案局令第8号《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表规定》。

一、 分年度


分年度,就是把不同年度的文件分开,把属于同一年度的文件集中存放。 一般情况下,不同年度的文件不得放在一起归档。     

特殊情况:跨年度的文件,归入文件内容所针对的年度 。例如:跨年度的请示与批复,一并归入批复年度 ;跨年度的表彰决定,考评结果归入所专指的年度;跨年度的总结,归入总结所针对的年度 。



二、分类别 

     分类别,就是根据文件的来源、时间、内容和形式上的异同,把本单位的文件分成若干个类。

  

1、分类作用

    1)分类是档案整理工作的重要环节;

    2)分类的科学性决定了文书档案整理的科学性;

    3)分类是文书档案标准化、规范化工作的具体表现;

    4)分类是整理工作的重要组成部分,是系统化的中心环节。

 2、分类方法

(1)按年度分类:将文件按其形成年度分类。

(2)按保管期限分类:将文件按划定的保管期限分类。

(3)按机构/问题分类:将文件按其形成或承办机构(问题)分类。①机构分类法:就是按照单位的内部机构,将整个单位文件材料分成若干个类的方法。单位有几个机构,就设几个类。如,办公室、政治部、侦查处、公诉处等。机构名称,就是类名。  ②问题分类法:将记述和反映同一问题的文件集中,不同问题的文件分开。如:综合类、检察业务类、财务类、劳资人事类等。

3、类别排列的方法  

  ①先党后政。即按党群工作、行政管理的先后顺序排列。 

  ②综合性的类项在前,专题性的类项在后。

 

4、编制分类方案      

    可采用“年度—机构(问题)—保管期限”(见示例1、2)或“保管期限—年度—机构(问题)”等六种分类法。建议采用第一种方法。分类方案编制好后,应保持其一致性和连续性。

      

   文件材料少的单位一般不分类:可采用“年度—保管期限”分类法。

例1:2001年:办公室…永久、长期、短期                                      

             人事处…永久、长期、短期

             管理处…永久、长期、短期

             ……

       2002年:办公室…永久、长期、短期                                      

             人事处…永久、长期、短期

             管理处…永久、长期、短期

             ……

     2003年:……

       

例2:2001年:党群类…永久、长期、短期

               业务类…永久、长期、短期

               行政类…永久、长期、短期

               ……

       2002年:党群类…永久、长期、短期

               业务类…永久、长期、短期

               行政类…永久、长期、短期

                ……

       2003年:……


三、分级别

分级别,就是在保持文件之间有机联系的基础上,将上级单位、本单位和下级、同级单位的文件材料分开整理。

但对联系密切的文件,如请示与批复,报告与批示等,不能为了分级别而将其分割开。


四、划分保管期限

划分保管期限,就是确定文件材料存留的年限。

文书档案的保管期限分为永久、30年和10年三种。

每份文件的具体保管期限,可参见国家档案局令第8号《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表规定》。 


一份归档文件介于相邻保管期限档次之间的则“就高不就低”。


 
(文/小编)
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