归档文件收集、整理工作

针对机关档案人员更换较频繁的实际情况，新接触档案的同志对机关档案工作还很陌生，有些档案工作者虽然从事工作时间相对较长，但在具体操作时还存在一些认识上误区。所以咱们做这个专题培训，本着明确要求、统一标准的目的，培训内容力求务实管用，贴近实际，以增强大家动手装订档案能力为切入点，依据国家、省市档案行政管理部门对机关档案工作的相关规章制度，作以规范和要求。真正起到提高机关档案工作效率，使机关年度归档立卷水平有一个较大的提升。
第一部分  基本概念
 
第二部分  归档文件的收集及价值鉴定
 
第三部分  归档文件的整理工作
 
 
 
第一部分  基本概念
 
一、什么是文件归档？
文件归档是指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。经系统整理，交档案室或档案馆保存的过程。归档是国家规定的一项制度，又叫“归档制度”。 
归档的意义：归档是文件向档案转化的标志，是文书处理的终点、文书档案管理的起点。
要求：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。归档时间：实行定期归档，移交的时间一般在第二年6月底之前完成。档案行政管理部门采取的是指导、检查、验收等措施，来保证归档制度的落实。
二、归档文件的定义是什么？
广义：是一个泛指性概念，包括机关形成的须归档保存的所有文件材料，狭义：《归档文件整理规则》对这一概念进行了限定，使其具有专指性意义，即“立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料”
其中办理完毕是指文件相应的文书处理程序已经完成，而不论文件本身在实际工作中是否还在发挥作用。例如：请示和批复，在复文发出和收到后，在文书处理上就算已经办理完毕了；计划、指示、规定等在贯彻执行上需要一个时间段，但印发或收到传阅后，其文书处理程序已经完成，也算处理完毕。
本次讲解内容是针对纸质机关文件材料，而不涉及科技、会计等专门档案和声像、电子等特殊载体档案的整理工作。
三、归档文件整理的定义是什么？（7步走）
这是与传统的 “立卷”相对应提出的一个概念，即是“将归档文件以件为单位进行分类、装订、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程”。
 四、“件”的定义是什么？
《归档文件整理规则》明确规定： “自然件”，一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件作为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文可为一件。
所有文种的文件，如正文和附件、转发文与被转发文，各部分独立性较强，易被分散使用，造成归档不全和归档后查找不到，故《规则》对此类文件的处理加以强调，明确其为一件。（归档时单一红头文件，没有发文用纸没有领导批示没有定稿，整个一个三无文件有什么法律效力）
还有一些文件如单一的请示与批复、报告与批示等，关联性强，利用时通常需要相互查证，因此实体不宜分散。（光有请示一般情况下，10年。请示批复合起来了不得了30年或者永久）
 
第二部分  归档文件的收集及价值鉴定
 
一、归档文件的收集
（一）、收集概述 ：归档文件的收集是指按照国家有关规定《中华人民共和国档案法》：对国家机关、社会组织以及个人从事公务活动所形成的各种文字、图表、声像、实物等文件材料进行收集的过程。任何组织个人不得以任何理由据为己有，那是国家的财产。
想法：你老嘴上会气容易啊，你可不知道我们收集的难度啊。（业务科室不鸟我（请原谅我用词的不雅，我叫张超，话糙理不糙）、条块分割各自分管领导不理我，作为一个普通小档案员我有什么岁数小、资历浅、脸皮薄，只有顾虑。海燕啊你多傻？你还有岗位职责，对本单位的档案工作和本系统的档案工作负责，你不去收集他们会说你好吗？不会。因为你的面矮影响了工作，他们会为你分担责任吗？更不会。
（二）、收集文件 ：收集文件总的原则是齐全完整。所谓齐全完整是指要把单位各科、室、股所应该归档的全部文字材料、图表、声像、实物等各种门类、各种载体的材料收集起来，个人在公务活动中形成的文件材料也在收集的范围，特别要注意对单位会议记录：党委会议记录、行政会议记录（局务会、局长办公会）、会议纪要；总结计划、人事任免、及党员统计年报、干部统计年报、档案统计年报等各种统计报表的收集。（有的单位只有纪要没有会议记录，会议纪要属于法定行政公文，会议记录实录属于事务性文书，会议认为、会议决定；）。有的一定要归档，没有的下一步规范。有问题看记录。
（三）、收集方法上要注意五点 ：
第一点严格登记；收发文件是文件往来的必经窗口，因此把好这一关，就能保证机关单位主要文件的齐全完整。通过登记，对来往行文、机关内部文件、会议文件等逐件登记，要做到家底清楚。有据可查，是保证机关单位文件齐全完整的一项重要措施。登记时不仅要对正常渠道传送的文件逐件登记，而且要对外出开会、检查工作等有关人员带回单位的文件材料也要认真登记，使账外文件也能及时收回免出漏洞。立档单位要建立健全收发文登记制度，有完整的收文登记本、发文登记本、印章登记本、依据归档范围，收集所登记的“红头文件”的归档。
第二点及时收集；检查本单位在年度工作中产生的“白头文件”材料是否收集归档。如①会议材料：本单位年度工作会议材料（总结、计划）、表彰材料，专业会议材料，代表发言材料；本单位在上级工作会议上发言、汇报、经验材料、典型材料、交流或发表论文、考察报告。②综合材料：会议记录本（党委、党组会议，行政、办公会议）等；各类花名册、登记簿（干部职工、党员、专业技术人员等花名册及主要业务工作登记簿）；年报表（业务、党员、人事劳资等各种统计报表）；各种介绍信存根（党团组织关系、干部调动、行政事务等）、协议、合同。 
以上收集到的“红头文件”和“白头文件”材料是本单位工作过程中形成的属于立档单位应收集的文件材料。 
第三点严格检查；对收集来的各种文件材料，应逐件针对以下3方面情况进行检查：首先，同一事由的文件是否办理完毕，包括每份文件是否已完成文件处理的每个程序，是否是生效文件。其次,文件材料是否齐全完整，同一事由的文件是否收集在一起，包括机关内部所有机构的文件种类、类型是否齐全完整，每份文件的正本、定稿、重要的草稿、附件等是否齐全完整。(正文加盖公章要有发文用纸或文件签批单，定稿可以又或者没有，现象：1正文、2草稿加签批单)再次，这些文件文件材料的字迹、用纸是否符合归档要求。
第四点随办随归；这里的办指的是办理完毕，归是整理后归入归入档案盒。业务部门要做到随办虽归不好办，档案员很多都负责印鉴的管理，盖章的时候你自己留一份。就解决了
第五点妥善保管 ：分门别类、有目可查、运转有序、保管安全。（借阅也是有制度的，有电子版我就不借实物。作好登记催缴，尤其是会议记录）很重要
二、归档文件的价值鉴定
归档文件的价值鉴定是整个档案鉴定工作的首要环节，各单位要严格遵循其制定的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表》。2008，
包括两大方面：第一方面：界定文件材料归档范围和不归档范围
机关文件材料归档范围：（四条）
第一条：反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；
第二条：机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；
第三条：本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；
第四条：其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。
串讲：（一） 应归档的上级机关的文件材料：没有上级来文这个情况很特殊了，真没有吗？还是有，你没收集，咱们可以查收文记录本。
1.上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料。例如：省档案局开会：领导的讲话文字材料（30）
2.上级机关颁发的属于本机关主管业务并要贯彻执行的法规性文件。例如：24，黑档发[2011]14号关于印发《黑龙江省企业档案工作规范化管理评估办法》的通知   
3.党和国家领导人、人大代表、上级机关领导等视察、检查本地区机关工作时的重要指示等材料。
4代上级机关草拟并被采用的文件的最后草稿和印本。
5.上级机关转发本机关的文件（包括报纸、刊物转载）
（二）应归档的本机关的文件材料
这个就好理解了，24小项。要求很细但是很多不在今天文书档案的讨论范畴之中，咱们就不一一列举了比如说：财会、基建、科技、人事等等
1本机关各种会议形成的材料。（党政工妇团）
2本机关颁发的（包括转发的及联合发的）各种正式文件的签发稿及重要文件的修改稿（领导签字）。
3本机关的请示与上级机关的批复文件，下级机关的请示与本机关的批复文件。
4本机关及其内部职能部门活动行程的工作计划、总结报告。
5反映本机关业务活动和科学技术管理的专业文件材料刊物：人防、政协、市委政研室（齐齐哈尔通讯）、政府政研室（调查研究）社科联（理论观察）
6、本机关党委、团委、工会和内部组织机构在工作活动中形成的重要文件材料
7、重要的人民来信、来访材料，领导批示等
8.机关领导人公务活动形成的重要信件、电话记录、电报等
9.本机关成立、合并撤销、更改名称、启用印信、人员编制、
10本机关制定的工作条例、章程、制度等文件材料
11本机关历史沿革、大事记、年鉴等材料
12. 本机关人事任免、专业技术职务评聘、党团员名册、职工名册以及报表等
13本机关财产、物资、档案交接凭证、清册
14本机关签订的各种合同、协议书等文件材料
（三）应归档的同级机关和非隶属机关的文件材料
1.同级机关和非隶属机关颁发的非本机关主管业务但要执行的法规性文件。齐档发[2012]1  号《关于加强国家基本专业档案工作的通知》
2有关机关对本机关检查形成的重要文件。
3.同级机关和非隶属机关与本机关联系、协商工作的文件材料。
（四）应归档的下级机关的文件材料
1下级机关报送的重要的工作计划、报告总结、典型材料等
2直属单位报送的重要的科技文件材料。
3下级机关报送的法规性备案文件。
还有许多涉及各个单位自己工作范围内，业务范畴的事情不能够一一列举，作为一名合格的档案员你要对本单位工作职能、业务流程。一清二楚，档案工作干好了让你到业务科室不费事门清。
机关文件材料不归档范围：（四条）
第一条：上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；
第二条：本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；
第三条：同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；
第四条：下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。
不归档的文件材料主要有三方面的文件：①重份文件。指本单位的发文及部分收文的重份文件。②普发性文件。主要指上级（参阅、不办理）上级来文普发针对的是部分地区（农垦、森工、绥芬河、抚远）；本级（事务性临时性无查考价值）会议通知；非隶属单位给本单位的普发性不需本机关办理的文件材料，春季植树造林；任免、奖励非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件、简报、不必备案的文件材料等。③未生效文件。如本单位代上级机关起草的，未成为正式文件的稿本等。 
    归档判断：剔除不归档的文件材料，剩下的就是立档单位应归档的文件材料，必须进行归档。
既要保证该归档的文件材料收集齐全、完整，归档防止“有档不归”，又要注意不该归档的文件材料，不能归档防止“有文必档”。
第二方面：对进入归档范围的文件材料，根据其价值不同确定保管期限。
档案保管期限的划分，按照2006年国家档案局发布的第8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，文书档案的保管期限分为永久、定期两种，定期一般分为30年、10年。
永久保管的文书档案主要包括：（八条） 
一本机关制定的法规政策性文件材料；
二本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；
三本机关职能活动中形成的重要业务文件材料；
四本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；
五本机关机构演变、人事任免等文件材料；
六本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；
七上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料；
八同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。
 
永久档案主要包括：
1本机关制定的法规政策性文件材料。举例：国家档案局8号令，属于部门行政规章具有法律效力。不但要归档而且是永久。
2本机关召开重要工作会议、举办重大活动等形成的主要文件材料，（包括请示、主管领导批示、通知、名单、日程、会议主要报告等材料）；全市档案工作会议的主要材料。
3本机关职能活动中形成的重要业务文件材料，本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示重要的报告、总结计划、综合统计报表等；举例：市档案向省档案局关于档案开放范围请示及省档案局的复函，这就是重要的义务问题。
4本机关机构演变人事任免等文件材料，本机关房产基建，土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料，
5上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料，同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。举例：黑林函【2010】352号《关于齐齐哈尔市国有林场危旧房改造实施方案的批复》。
奖惩县级（含）奖励，受到警告（不含以上处分的）。
定期保管的文书档案主要包括：（九条）
一、本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料；
二、本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；
三、本机关人事管理工作形成的一般性文件材料；
四、本机关一般性事务管理文件材料；
五、本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；
六、上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料；
七、上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料；
八、同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料；
九、下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。机关形成的人事、基建、会计及其他专门文件材料的归档范围和档案保管期限，按国家有关规定执行。
要把握文件材料“一般性”，要看文件材料涉及的问题是否常规性、技术性等方面的问题。举例：市档案局向省局请示：按件整理的档案装盒后，是否编制盒号。这类问题是技术性问题，相关的文件材料就属“一般性”。又如，机关年度以下统计报表，也属“一般性”材料。
机关形成的人事、基建、会计、及其他专门文件的归档范围和档案保管期限按照自己的规范性办理。
要注意不归档文件的管理处置防止泄密现象发生。
准确理解保管期价值的鉴定是归档文件整理工作的难点。《规定》把保管期限划分为永久、定期两种，在具体划分文书档案管理保管期限时，突出以本机关文件为主（即以我为主），在操作时，认真执行本单位制定的保管期限表。　　
 
第三部分  归档文件的整理工作
 
一 归档文件的整理单位及装订
（一）整理单位《归档文件整理规则》已明确规定：一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件作为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文可为一件。
共有13个小项，
1、每份文件（即自然件），一份文件为一件。
2、各种报表、名册、图册等：每册（本）内容相对完整，具有独立的检索价值，应按其本来的装订方式。一册（本）为一件
3、文件正本与定稿为一件时，但定稿过厚不易装订的，也可单独作为一件；重要文件（如法律法规等）须保留历次修改稿，可将正本与历次修改稿（包括定稿）各为一件。
4、正文与附件:一般来说,正文与附件为一件;如果附件数量较多或者太厚不易装订时,也可各为一件。
5、正文与与文件处理单（包括处理单、拟办单、发文稿纸、签批条等）应作为一件。
6、原件与复制件（包括复印件以及手抄件等）应作为一件。凡是对不利于档案保管的文件（热敏纸传真件、铅笔书写或手工誊写的重要文件），以及使用中破损的文件，要加以复制，与钢笔重抄件一起归档。
7、转发文与被转发文：应作为一件。因为它们是一份文件的不同部分，前者往往包括贯彻意见及执行要求，后者则是具体内容，它们在发挥文件效力方面难以分割，因此也应作为一件。
8、来文与复文可为一件。从文种上包括请示与批复、报告与批示、函与复函、通知与报告等。
9、会议记录、纪要：每次会议作为一件，如党组会议记录、行政会议记录、纪要等等。
10、干部任免通知、行政关系介绍信、干部职工关系介绍信、工资关系转移单、退伍兵安置介绍信、大中专毕业生报到证、党团关系介绍信等，规定每份视为一件。
11、干部任免存根、干部调令存根等等具有独立的检索价值的存根，可一册（本）作为一件。
12、党员统计年报、干部统计年报、档案统计年报等综合性年报，一册（本）作为一件。
13、党员干部花名册、职工花名册等一册（本）作为一件。
OA系统打印出来的文件无定稿可与发文纸为一件
需要注意：“为一件”是指在实体上装订在一起，编目时也只体现为一条条目。
（二）归档文件装订：1、排列顺序：《规则》规定，前面讲了不只是单份文件可作为一件，正本与定稿、原件与复制件、来文与复文等可作为一件 ，装订前首先必须对它们进行排序。一般来说顺序如下：
（1）、正本在前，定稿在后
（2）、正文在前，附件在后
（3）、原件在前，复制件在后
（4）、转发文在前，被转发文在后
（5）、复文在前，来文在后
（6）、中文本在前，外文本在后
注意：发文纸放在正文与底稿之间，拟办单（文件处理单）放在首页。
2、文件修整：（1）、修裱破损（图）破了不是你的错不粘就是你的不对了。
（2）、超大纸张折叠，公文用纸两种A4、16开，遇到纸张幅面较大的报表、图纸要折叠成A4规格（盒）
（3）、去除容易锈蚀的金属物：订书钉、曲别针、大头针，骑马钉（棍扫一大片）可不去
（4）、复制字迹模糊或易退变的文件
3、装订方式：（1）、左侧装订以左、下对齐
（2）、页边与书钉的距离1.2
（3）横板的报表：表头向内便于使用
粘贴式：热封胶（凭证）
穿孔式：订书钉，线装（三孔一线）
变型材料：热压胶管
首先、将修整处理后的文件蹲齐，左侧装订要以左和左下找齐，之后要检查，比如定稿用纸和正文用纸不同软硬不一样，发文纸大小与正文大小不一样（想办法胶水）否则定完后它掉页；难定的不是厚的而是薄的三片四片。要细心。
其次、书钉与页边距选择适当的位置：按照2012版最新的党政机关公文格式：公文用纸左白边为2.8厘米误差为1毫米，根据长期工作实践我们建议装订时1-1.2公分，既适用又美观统一，左侧同一条线上等距订两枚钢钉。上下距离可适当调整，但上下不能太小建议大于7厘米（297MM）。
同时注意使用书钉时文件的厚度要适中，所谓适中书钉要穿透文件完全折回来。如果厚的话请用钢夹，如果太厚要用线装。装订完成，用钳子轻轻捏书钉使其钉角内扣防止利用时刮破其他文件。
 
4、用品：   （1）、符合档案保护要求
（2）、选用装订用品应尽量降低成本：（注意不要使用胶水粘贴文件处理单或拟办单）文件是无辜的请善待文件，还有的单位将拟办单去掉，这是绝对不允准的同鞋，这是破坏档案的完整性，你知道吗？
二 、归档文件的分类
（一）、归档文件的分类：《规则》中的分类，是指全宗内归档文件的实体分类，即将归档文件按其来源、时间、内容和形式等方面的异同，分成若干层次和类别，构成有机体系的过程。
（二）、分类包括：选择分类方法、制定分类方案、文件归类等具体内容。
（三）、分类方法：单式分类法与复式分类法
单式分类法：1、年度分类法。
2、机构（问题）分类法：
 3、保管期限分类法：永久和定期
复式分类法：1、对于内设机构职能较多，形成文件数量大，分工明确的单位，按保管期限—年度—机构（问题）分类法; 中行
2、对于内部机构设置简单的基层单位或小机关，形成文件数量不是很多的单位，按保管期限—年度分类法。 文广新局
分类：同全宗应保持分类方案的稳定。 
1区分年度
①年度以落款日期为准。如2009年形成的《2008年工作总结》应归入2009年。 
②跨年度的文件放入办结的年度。如2005形成的《2006-2010年工作规划》应归入2005年度，某单位2007年立案、2008年结案的某信访案件，其文件材料统一在结案年度归档，即归入2008年。 
③几分文件作为一件，“件”的日期应以装订时排在最前面的文件日期为准。具体地说正本与定稿为一件时，以正本为准；正文与附件为一件，以正文为准；转发文已被转发文为一件，已转发文为准；来文与复文为一件，以复文为准。
④文件没有标注日期时，需要分析该文件内容，制成材料、格式、字体以及各种标识，通过对照等手段来考证和推断文件的准确日期或近似日期，并据此按年度合理归类。 例子：统计报表2010年党员统计报表
2、机构和问题
机构，一般来说：有一个机构就设一个类，机构名称就是类名。各类的顺序可按照本机关机构序列表的规定或习惯顺序排列。如领导机构、综合类在前、业务科室在后。例：出入境商品检验检疫局，办公室
问题：就是按照文件内容所说明的问题对归档文件分类，设类可以不受内部机构限制。参照三定方案，如：党委、工会、共青团等机构等文件划为“党群类”
3保管期限
例如：《文书档案保管期限表》第7条：将上级机关、上级领导检查、视察本地区、本机关工作的文件材料分为“重要的”和“一般的”两种情况，“重要的”定位永久保管， “一般的”定位30年保管。（技术性、常规性）
所以：区分重要还是一般不能一概而论，要具体问题具体分析，通过反复实践来检验我们划分期限是否科学合理，还要尽量保持划分的一致性和连续性。
三、归档文件的排列
归档文件的排列应在同一保管期限、同一年度、同一机构（问题）内，按事由结合时间、重要程度进行排列。纪要、会议文件、统计报表、简报、刊物等成套性文件可集中排列。
（一）、同一事由内的归档文件排列
同一事由内归档文件的排列，按文件形成时间的先后顺序，日期在前的文件排列在前，日期在后的文件排列在后。
（二）、不同事由间的归档文件排列
不同事由间的归档文件排列可根据文件的重要程度排列，分不清的，可以按时间的先后顺序排列。
（三）、不同文本的排列，原文在前，译文本在后。
在实际操作中我们往往是按照文件的重要程度结合事由进行排序，在同一保管期限内先排会议记录，首先是党委会议、纪要、然后是行政会议记录（行政例会、局长办公会）、会议纪要。接下来本级发文（党口文件在前行政在后，然后按照文号齐档党发、齐档党呈、齐档党函、齐档发）、发；呈：呈送、请；函：一般用于不相互隶属的单位之间回答提问、提出建议、报告事情等，不分级别；（以我为主）、同级来文、上级来文、下级来文。
会议记录参考时间顺序，其他发文参考文号顺序。（齐档党发【2013】1、2、3、4等等）不一定看他下发时间，有的给号了没有及时下发，时间反而靠后。比如会议通知。
同一事由，成套的集中排列。比如一次重大会议材料很多挨着排不要打散，刊物或者简报成套排列。
四、 归档文件的编号
归档文件的编号 ：归档文件编号是指将归档文件在全宗中的位置标识为符号，并以归档章的形式在归档文件上注明。
编号是编目工作的起点和基础，其目的是反映分类、排列这些系统工作的成果。通过编号，使归档文件在全宗中的位置得以确定，并为后续的编目工作以及将来查找利用时的实体存取提供了条件。
件号即文件的排列顺序号，它是反映归档文件在全宗中的位置和固定归档文件的排列先后顺序的重要标识。
归档章的使用
（一）、项目： 1、全宗号2、年度3、室编件号4、机构（问题）5、保管期限6、馆编件号
1全宗号：市档案馆对其接收范围内各立档单位所编制的代号。填写此项是便于档案馆对各单位移交进馆的档案进行区别管理。
2年度：归档文件的形成年度。即形成和处理归档文件的年度。采用公元纪年以4位阿拉伯数字表示。
3室编件号：应在同一保管期限类同一年度的一个问题内从“1”开始逐件流水编号。例子：市林业局永久档案，2010年形成的归档文件，有7个问题编号后形成7个流水号。如果没有问题（机构），那么3个流水永久、30年、10年。
4机构问题
5保管期限：归档文件与档案盒卡号有所不同
6馆编件号：它的设置主要是出于馆室衔接的需要。基层单位不用考虑。
（二）、填写方法：填写时应使用符合档案保护要求的字迹材料，如碳素墨水。禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水书写（按照统一规定用印油卡号）

（四）、盖章位置：一般应加盖在归档文件首页上端居中的空白位置；如果领导批示或收文章占用上述位置可盖在首页的其他空白位置，但以上端为宜。注意：归档章尽量不要压住文件字迹，也不宜与批示文字或收文章交叉。既要把握原则，又要机动灵活。
 归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。文件处理单随同归档的，归档章盖在文件处理单上，或者正文小附件大的，要盖在正文上，以保护文件正本的原貌。
五、归档文件的编目
编目是指编制归档文件目录，即应按照分类、排列的结果，逐类、逐件编制目录，以系统、全面地揭示归档文件的原貌。编目应以“件”为单位进行，在目录中一件也只体现为一条条目。如来文与复文作为一件时，在归档文件目录中只对复文进行编目，通过检索复文来实现对相应来文的查找。
编制文件归档目录是以系统化工作为前提，以反映全宗内归档文件的体系结构为目的，因此必然受到前期分类、排列方法的制约。
 
（一）、归档文件目录的项目填写 
归档文件目录包括：1、件号 2、责任者3、文号 4、题名5、日期 6、页数 7、备注
1、件号：就是流水号了，它与文件归档章内室编件号是一致的。
2、责任者：制发文件的组织者或个人，即是文件的发文机关或署名者。
A发文机关：要用全称或通用简称（官名）中共齐齐哈尔市委，不能写本局、本委。
B联合发文的时候一般应将所有责任者照实抄录，责任者过多时可适当省略，但立档单位的责任者必须抄录（以我为主）。（农民合作社档案管理办法）
C机关内部文件等白头文件由于种种原因，常会出现未署责任者的情况，编目时应尽量根据文件内容、形式等特征加以考证并填写。党员报表
署名，会议材料，大型会议，领导作会议发言典型发言，领导署名（白头），责任者还是发文单位，因为出席公务活动材料，至于署名我们可以在题名中体现；
3、文号：即发文的字号，是由发文机关按照发文次序编制的顺序号。一般由机关代字、年度、顺序号组成。如档办【2008】8号，即是国家档案局办公室第八号文件。
4题名：即是文件标题，它是直接表达文件内容和中心主体的文件特征，是了解归档文件内容的起点。在实际工作中利用者多以此为查找线索，因此是最重要的检索途径。例如：转发《国家档案局关于加强档案安全保管的通知》。
有的文件没有提名或者提名含混不清，不能揭示或不能全面揭示文件内容，因根据文件内容从新拟写或补充标题。并在标题之外加[]填写目录中。例子：“齐齐哈尔市档案局关于转发黑档发[1999]180文件的通知”应重拟标题名抄录为《齐齐哈尔市档案局关于转发[黑龙江省档案局关于加强汛期档案安全管理的几点意见]的通知》；
会议记录的标题：会次，议题。例子：齐齐哈尔市档案局党组会议记录：（第一次）1研究近期几项工作2人事任免
涉及到具体人名时可以用某某代替。日期
此外，有些归档文件的附件独立性很强要加以标注。如：《关于进一步加强我市精神文明建设的决定（附：市民公约）》
5日期:即是文件形成的时间。它是文件的重要特征之一，反映文件产生的时代背景是查找文件的常用途径。
文件的形成时间即是发文时间（文件的落款时间）。几件文件为一件时“件”的日期。正本与定稿为一件时，以正本为准；正文与附件为一件，以正文为准；转发文已被转发文为一件，已转发文为准；来文与复文为一件，以复文为准。
具体填写时应以8位阿拉伯数字标注。如1997年1月17日，标注为19970117缺位时用0补齐。有的文件未注明时间编目时应根据文件内容加以考证并填写。实际填写时填为两行，1997
0117
6页数：一件文件的总页数，用于统计和核对。计算页数时以文件中有图文的页面为一页、空白页不计。（图文：指与文件内容相关的文字、图画等，机关提倡节约办公耗材很多单位出草稿的时候使得是背面，你不要机械地照抄照搬那就出笑话）。审批单、发文稿纸都算作一页。
7备注：文件补充和情况说明。如果文件有密级可以在备注标明，有什么具体情况可以填写到备考表中。