电子档案相应设备过时的对策
电子文件管理研究课题组
电子档案管理，必将遇到记录载体不耐久，读写档案信息的软硬件技术过时等大问题。现代信息载体的寿命相对于技术过时而言，显得并不十分重要。世界上几乎没有一个厂家可以保证，他生产的硬件和软件不会过时。技术过时使得各种信息的寿命受到威胁，几乎都不安全。数字信息技术是载体、记录格式、软件、硬件等有机的集合，即使记录载体完好，如果检索、输出或编辑它的软件中任何一项技术过时，都将影响电子档案信息的读出。而对技术过时问题，一定要采取相应对策，以免电子档案信息受损。到目前为止，这些具体对策还正在研究探索阶段，下面列出几种方法供有关人员参考。
1、再生性技术保护。是指将技术过时的载体上的信息适时地转移到纸或缩微胶片上，不再使用电子计算机软硬件读出。这种方法为长期保存信息提供方便并避免技术过时带来的任何麻烦。同时也存在一定的问题：一是有些信息无法转移到硬拷贝上，如声音信息、超文本信息、多媒体信息等；二是失去了电子档案的原有的面貌，也失去了电子格式的传递和使用的灵活性。
2、建立电子计算机技术档案馆。建立电子计算机技术档案馆，收集过时的电子计算机软硬件，提供利用，读取那些过时技术记录在载体上的信息内容。例如，收集过时的磁带驱动器和过时的操作系统等。这种方法要广泛收集、保管过时技术的全套软硬件，还必须保管操作这些过时技术的某些技能，还有老化和维护问题，代价十分昂贵。
3、仿真。这是制造一种运行过时硬件及其软件的软件。在这个软件中对某一硬件与软件的模仿，使得认为原来的软硬件在形式上仍然可用。利用这种方法来挽救过时技术的当时记录，从技术上看虽然是可能的，但实际工作中还有很多问题，如兼容性不可靠，仿真器的耐用性维护等。
4、拷贝和迁移。拷贝是在原来的技术环境下定时重写信息数据，防止由于记录载体理化性能变化而引起的信息丢失。这应该成为档案馆管理电子档案的一项基本方法。这种方法不能解决由于技术过时而引起的电子档案长期保存问题，但可用转换的方法。将数字信息从一种技术环境转换到另一种技术环境（包括硬件和软件）上的复制称为迁移。迁移是随技术变化适时改变数字信息格式的一种处理过程，这个过程使得信息在将来也可以被存取。迁移意味着基于字符的数据，可以从一个存取载体转移到另一个存取载体上，以进行电子信息的保护。迁移要求电子计算机既可读出旧格式,也可将它写在新格式上。迁移到不同操作系统时，可应注意优先维护信息内容与使用功能。
上述四种方法，我们认为，再生性技术保护，虽然有些缺点，但它的优点也很突出，对于一些利用率较低的电子档案，也不失为一种好方法。建立电子计算机档案馆，不是我们档案部门力所能及的可采用的方法。仿真，在新型软硬件大量涌现的今天，制造一个执行过时硬件和其软件的软件，不太可能是永远有效的方法，软件制造商最终必然要放弃某些软件的向下兼容性。拷贝和迁移，是电子档案长期保存的一种可行的方法。
——1999年6月17日《中国档案报》
