电子档案管理理论方法的创立
电子文件管理研究课题组
近电子计算机的应用在我国迅猛地发展，政府机关和社会各行各业都在积极创造条件采用电子计算机提高工作效率，加速现代化进程。电子文件如何归档？归档后的电子档案如何管理和开发利用？这些问题在我国还没有得到解决。
电子档案在世界范围内也是历时不长的新鲜事物，国际上对电子文件及其归档后形成电子档案的管理非常重视。如加拿大人提出：档案工作者不仅要保管档案，而且要保管与档案相关的信息。加拿大国家档案馆与财政部联合开发政府机关办公自动化方面的软件及制定相关标准，在联邦政府内强行推广，其目的是方便电子档案的统一管理。美国学者提出虚拟档案的设想：认为在今后的十年内，社会所建立的几乎所有机构的档案，都将采用电子制作和传递。由于电子档案的存放位置和对它使用几乎毫无关系，无论放在哪儿都能同样容易地被用户利用。这样一来，现在以保管为目的的实态档案库将成为虚拟档案联结点。未来的虚拟档案不再用收集、保管和提供现场检索的方法来管理，而是控制有关档案的信息及其利用方法来确保它的保存、处置和利用。美国国家档案馆采取非常谨慎的态度，他们把大量的电子档案回到ASCⅡ代码、存储在工业磁带上。法国人强调电子档案处理要碰到一系列问题：如档案的定义、档案部门的职责、档案生命周期的概念、档案的评价和挑选、档案的分类和著录，以及档案的保存。电子档案的开发利用也要碰到一系列问题，如电子档案传播会发生法律障碍、经济上的困难、信息超越国界等。澳大利亚采用分布式管理方针，不主张电子档案集中保存，要求存放在各形成单位，但要受档案馆指导、监督。国际档案理事会电子档案委员会于1998年上半年制定出《电子档案管理指南》，它只讲述了技术发展的趋向，机构以及一些法律问题等，未描述电子文件及其归档后形成电子档案的具体管理方法和技术。总之，国际上对电子档案的管理认识不统一，也未形成一套管理理论、方法。
我国的档案管理学是经过几代档案工作者的努力和长期实践、不断丰富而形成的一门完整的管理学科，但它不完全适用于电子档案的管理。例如：它强调“原件”才具有法律凭证作用。在电子档案中，由于技术原因，强调原件毫无实际意义，那么怎样才具有法律凭证作用？它强调档案集中保管，电子档案是集中保存好，还是分布式保管好？这是一个有争议性的问题，有待在实践中找出正确答案；纸质文件的归档完全可以不管文件的形成及承办过程中的具体情况，而电子文件的归档必须在电子文件的形成和设计阶段，档案人员就要进行参与，否则将无收集、整理、归档可言；纸质文件归档及其档案管理，不是以技术环境为前提，而电子文件的归档及其档案管理，必须在原有的设备和技术条件下进行，档案部门将会碰到一系列技术问题，必须要一一解决，方能达到管理和开发利用电子档案的目的；电子档案的管理是一项极其复杂的技术工程，与纸质档案管理截然不同，所以应充分注意到电子档案管理的各项标准、法规的建立，以防有长期保存价值的电子档案在形成、使用、归档过程中遭受损失，等等。我们要在坚持电子文件必须归档形成电子档案，电子档案是档案一个门类的基本指导思想的前提下，根据电子档案、电子档案的特性，及其所涉及到有关载体的理化性能和技术设备不断更新的实际情况，在认真研究不断实践的基础上，创立我国的电子档案及其电子档案管理理论；管理方法和技术；管理标准、法规和制度，形成我国的电子档案管理学科，促进档案事业进一步发展。
——1999年6月24日《中国档案报》
