电子档案光盘信息的组织结构
电子文件管理研究课题组
应用光盘作为载体，将电子文件(特别是CAD电子文件)。电子档案存放到光盘上，建立电子档案光盘库，是解决企业档案资料存放空间不足，提高档案利用率和档案管理水平的重要途径之一。与纸质载体相比，光盘具有存储量大、易于保管、便于检索浏览等特点。
为了使各单位(特别是企事业单位)更好地建立以光盘为载体的电子档案，为了充分利用电子档案信息并使光盘成为易于交换档案信息的载体，需要明确地规定光盘存诸档案信息的组织结构，回答以下几个问题：
1．每张光盘中应包括哪些文件？首先是电子档案本身。这是我们建立电子档案的主要内容，它又分图形、图象、文本等类型。其次是类目表，这是一种记录档案分类信息的文件，是档案检索的重要工具。通过类目表，我们可以迅速方便地检索电子档案具体内容。还有著录文件，是说明电子文件各种属性的文件。
2．各个文件之间的关系是什么？存放在一张光盘中的电子档案之间都存在一定的关系。比如，它们都属于某一个工程或属于某一年的文件。在同一个工程中，它们又可能分属于不同的类目等；这些关系，在类目表和著录文件中都应该描述清楚，使这张光盘中的电子档案形成一个有机的整体。应用光盘时，通过这种描述，可以方便地了解各电子档案的所属及其相互关系，也可以通过这种描述，查找电子档案，了解其相关属性。
3．文件格式如何规定？明确而又灵活地规定类目表和著录文件的格式是存放着电子档案的光盘适合保存、便于使用的关键。但这些格式一般要符合相应的国际标准和国家标准规定的格式。
明确地规定光盘存储的档案信息组织结构后，可以达到如下目的：(1)便于光盘存储的档案信息交换。企业之间。企业内部各部门之间在交换电子档案时，可以按照这个规定制作和阅读光盘。(2)便于光盘归档。企业各部门向档案部门提交电子文件归档时，可以按照这个规定将电子文件存储在光盘上，档案部门可以按这个规定阅读和检查收到的光盘，并将其并到整个计算机档案管理系统中，供整个企业甚至外企业联网查询浏览。企业在向上级主管部门上缴电子档案时，也可以按照这个规定制作。(3)便于编制光盘信息管理系统。 CAD系统的开发单位可以根据这个规定，编写cAD电子文件光盘的制作软件、CAD电子文件的查询软件、CAD电子文件的阅读和浏览软件以及CAD电子文件光盘信息管理系统等。
——1999年6月28日《中国档案报》
