（1）可以有效保障档案（电子文件）的法律凭证价值。档案具有历史文化研究价值和法律凭证价值，特别是档案的法律凭证价值，是整个社会信用体系的基石。但近年来，随着社会信息化进程的加快，档案载体形式大量电子化，而电子文件的环境依赖性、易修改性决定了其原始性即凭证价值更易破坏，从而引起社会对档案法律凭证价值的置疑，直接影响企业经营活动、影响政府公信力、影响社会稳定。通过档案登记备份工作，可有效化解矛盾纠纷，降低社会交易成本，提高政府行政效能。
（2）可以有效保障经济社会重要领域的档案（电子文件）安全。档案是一种重要的信息资产，是规范企业经营行为、加强廉政监督的基础台帐，直接影响一个地区的经济社会有序运行和一个单位的正常运转。当前，民生领域和重点经济领域的档案安全问题十分突出，一些单位或部门因人员频繁变动或相关人员责任心不强，致使档案散失、损毁的现象时有发生。通过档案登记备份工作，各单位、各部门因突发事件而导致档案受损或引发纠纷时，档案部门可利用备份数据，为其提供档案数据恢复或可靠性认证服务，以确保电子文件和数字档案的安全。
（3）可以实现档案信息资源集约化管理，节约政府投资。近年来，我省信息化建设飞速发展，各个部门、各个领域在信息化建设中都普遍存在各建一套系统、各存一套备份的现象，存在重复投资等问题，同时信息系统特别是备份系统的分散管理也存在诸多不安全因素。通过档案登记备份工作，建立区域性电子文件和数字档案备份中心，可以将各个部门、各个领域的备份中心统一建在综合档案馆，既节约政府投资，又发挥档案部门专业管理、专业服务的优势。
（4）可以强化对国家、社会重要档案资源的统筹监管。从实际情况看，档案部门对档案资源的统筹和监管力度远远不够，因部门利益而导致的档案资源部门分割现象普遍存在，档案资源整合困难重重，过去档案部门对此缺乏有效的监管载体和手段。通过档案登记备份工作，可以强化档案部门对档案资源的统筹监管，加快档案信息资源整合步伐，同时对档案信息资源集聚和开发利用，提高档案信息资源为经济社会发展服务的能力。
