档案登记备份工作问答

    1．何谓电子文件和数字档案登记备份工作?

    电子文件和数字档案登记备份工作（以下简称“档案登记备份工作”）是指由县级以上档案行政管理部门和同级国家综合档案馆对本行政区域内形成的对国家和社会具有重要保存价值的电子文件和数字档案，特别是重要民生领域、重点经济领域和重点建设项目等档案，进行登记备份，以实现档案证据锁定和证据保全、档案信息安全保障和推动档案资源整合的功能，构建新形势要求的档案安全保障体系和档案信息资源体系。

    2．档案登记备份工作的主要任务是什么?

    （1）建立各级档案登记备份中心（以下简称“档案登记备份中心”）。2010年，省和设区的市及县域经济社会发展较快的县（市、区）建立档案登记备份中心；“十二五”期间，省、市、县（市、区）全部建立档案登记备份中心，全面开展档案登记备份工作，同时，根据国家有关容灾备份的要求，在馆际间建立异地备份库。

    （2）优先开展涉及民生的重要档案的登记备份工作。“十二五”期间，完成重点涉民单位（部门）的电子业务数据、其他电子文件和档案数字化成果的登记备份工作。根据国家关于电子文件中心建设的有关要求，全面开展机关单位的电子文件归档备份工作。

    （3）抓好重点建设项目档案登记备份工作。按照分级管理原则，省档案局对列入省政府重大项目建设行动计划和省级以上政府投资项目的档案实施登记备份；各市、县（市、区）档案局应根据档案登记备份工作总体要求，结合本地实际，确定重点建设项目档案登记备份的具体范围，有序开展重点建设项目的档案登记备份工作。

    （4）加强机关、团体、企事业单位数字档案室建设。各级机关、团体、企事业单位要加强对本单位重要电子文件的归档和管理，加快重要传统载体档案（包括纸质、声像、音像、照片等）的数字化转换，为开展档案登记备份工作打下基础。“十二五”期间，全省60%县级以上机关、团体、国有企事业单位建成数字档案室。

    （5）积极引导国有企业、事业单位开展档案登记备份工作。同时，根据自愿原则，开展民营企业、重要人物的档案登记备份工作。

    3．档案登记备份的范围是什么?

    根据电子文件和数字档案的权属关系和进馆要求，列入登记备份范围的档案包括：

    （1）法定进馆单位的重要电子文件和数字档案。包括各级机关、团体、国有企业、事业单位和其他组织形成的尚未到移交进馆年限的归档电子文件、档案数字化成果等。

    （2）相关重点领域形成的重要电子文件和数字档案。主要是：

    1>涉及公共利益或者单位、个人权益的重要民生领域的档案。主要是各级业务主管机关、人民团体及下属的二、三级单位形成的与人民群众关系密切的重要业务档案和电子数据（包括人力资源和社会保障、城乡住房和建设、医疗卫生、教育、民政、农林、环保、工商、质监、食品药品监督、安全生产监督、国土资源及其他重要民生领域形成的业务档案和电子数据）；

    2>国有企事业单位形成的事关国计民生、具有重要法律凭证价值或现实查考价值的电子文件和数字档案；

    3>重点建设项目领域。主要是县级以上重点建设项目单位在建设过程中形成的对国家和社会具有长久保存价值的数字档案。

    4>在自愿基础上，对民营企业、其他社会组织和个人保存的重要电子文件和数字档案进行登记备份。

国家和省另有规定的，依照有关规定执行。

    4. 各单位进行档案登记备份的数据形式有哪几种?

    根据各单位业务工作实际和信息化水平的不同，需要进行档案登记备份的有以下三种常见数据形式：

    一是电子业务数据。指各专业主管部门及下属单位通过专门业务信息管理系统形成的现行电子业务数据（库）。

    二是电子公文。指各单位在处理公务过程中，通过计算机等电子设备形成的公务电子文件（一般为版式公文或文档、图表等形式，包括相关元数据和机读目录等）。

    三是档案数字化成果。指各单位传统载体档案经数字化转换后的数据成果，包括全文和机读目录等。

    5．各单位在档案登记备份工作中应做些什么?

    一是要完善和健全有关管理机制。各单位是保障档案（电子文件）安全和有效的第一道防线和第一责任部门。档案登记备份的数据形式多样，包括电子公文、电子业务数据、档案数字化成果等；涉及面广，对各单位档案、信息技术和业务部门等都有一定要求。因此，各单位在开展档案登记备份工作前，应统一部署，明确主管部门，安排专项经费，做好协调，责任到人，并将此项工作纳入本单位岗位责任制考核。各单位应按《电子文件管理暂行办法》的要求，对本单位电子文件管理工作进行统筹规划，建立管理制度，明确管理职责，规范工作流程，落实保障措施。

    二是要做好本单位电子文件和数字档案的安全管理工作。各单位要积极创建数字档案室，完善各类基础目录台帐。对已归档保存的电子文件，应通过一定的管理和技术手段（如数字摘要、电子签名等），采取一定的保护措施，确保归档电子文件的真实性、完整性；对各类重要电子业务数据，应由本单位的数据备份管理机构，进行实时或定期备份和安全管理；对重要传统载体档案，应根据市档案部门的要求，加快数字化进程。

    三是要向市档案登记备份中心进行登记备份。各单位应按省市“两办”文件规定和同级档案登记备份中心要求，向档案登记备份中心进行登记备份，并加快传统档案数字化进程。

    6．各单位大量的业务档案数据如何在线传送到档案登记备份中心?

    各单位和档案登记备份中心可以从电信租用高速网络（如VPN），并在各单位以及备份中心安放相应的路由器设备，这样就能通过高速链路传送档案备份文件。根据安全需要，可在各移交单位分别架设数据加密服务器（用来加密生成需要传送的业务系统备份数据），并且在加密服务器上安装数据复制软件。这样．各单位可通过高速网络在线将各自的业务备份数据加密复制到档案登记备份中心。

    7．如何保证各单位和档案登记备份中心进行数据传输时的安全性和可靠性?

    对于各单位安全性、可靠性要求较高的业务系统备份数据，可首先通过各自的加密服务器加密，然后通过与备份中心之间的VPN高速网络通过复制软件传送（重要档案数字化成果的数据传送也可通过VPN高速网络传送）。复制数据的软件本身就自带加密功能，这作为第一次的软件级别数据加密；用基于VPN路由器的硬件VPN加密作为第二次数据加密。通过两次数据加密可以保证各单位在向备份中心的传送过程当中数据的安全性和可靠性。

    8．在登记备份中如何做好保密工作?

    各级国家综合档案馆应严格按照国家保密工作规定，做好登记备份档案数据的保密工作。对于明确标有密级（属于国家秘密的）的文件或档案，在登记备份时应按照国家有关保密法律法规规定的方式进行处理，通过专门机要渠道进行传递；对于其他保密要求较高（如属于内部控制或涉及个人隐私等）的档案，应采取严格的安全措施，采用脱机专人报送、数据网络加密、类似银行“保管箱”封存保管方式等进行登记备份。对于备份电子文件和数字档案的利用问题，应与移交备份单位事前协商决定能否对外提供利用；移交单位明确要求不能对外提供利用的档案，要严格做好安全保密工作。重要档案数据应及时脱机备份、保存，防止数据泄密。

    9．档案登记备份的推荐格式、技术标准及载体形式有哪些要求?

    档案备份数据的格式选择原则：优先采用或转换为国家或行业标准规定的、利于长久保存的格式（电子文件的长久保存格式可参见档案行业标准《版式电子文件长期保存格式需求》（常见格式参见下表）；无标准格式规定的，尽量采用主流专业软件的通用格式；无通用软件的，在移交备份数据时应同时移交相关软件。

    （1）电子文件的推荐归档格式

    按照《电子文件归档与管理规范》、《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》（GB/T l7678-1999）等有关标准，推荐各单位优先采用以下标准格式：

    a）文本文件。推荐采用XML、RTF、TXT标准格式。

    b）图像文件。推荐采用TIFF、JPEG格式。

    c）图形文件。推荐采用DXF、DWG格式。

    d）影像文件。推荐采用MPEG、AVl格式。

    e）声音文件。推荐采用WAV、MP3格式。

    f）数据库文件。推荐采用XML、DBF格式。

    g）超媒体链接文件。推荐采用XML（XSL）、HTML格式 （打包可采用MHT格式或Zip压缩）。

    h）电子文件元数据。推荐采用XML等格式。

    i）其他格式的文件。根据备份数据格式选择的原则具体确定，尽量采用开放、透明或通用的格式。

常见的电子文件格式

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