归档文件整理规则疑难问答
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新规则与原有的立卷方法相比有那些不同？
新《规则》以"简化整理、深化检索"为宗旨，对传统的立卷方法进行了改革，推行文件级整理。在具体操作上与原有的立卷比较，突出了一个“简”字，主要体现在以下几个方面：
1、取消案卷，实行文件级管理，免除了繁琐复杂的组卷过程
2、界定“件”的概念时，从检索的实际需要及减轻整理工作量出发，规定“正本与定稿为一件，来文与复文为一件”。
3、分类方法固定为年度、保管期限、机构（问题）三种，并允许各单位视具体情况组合及简化分类层次
4、装订以“件”为单位进行，对装订材料不做统一规定，只要符合档案保护要求即可，装订方法也不限于三孔一线。
5、取消案卷、卷内文件两级目录，只编以“件”为单位的归档文件目录
6、无需编页号，目录改设页数项
7、归档文件直接装盒保管
8、无需拟写案卷标题和填写案卷封面，只需填写档案盒盒脊。
△立卷改革后档案实行三级分类，亦可实行二级分类？
机关单位在职能活动中每年形成的文件数量较多，可采用三级分类，即按年度—机构（问题）—保管期限进行分类，当机关单位每年形成的文件数量较少的情况下，可采用二级分类法，即年度—保管期限。
△会议记录材料如何归档？
会议记录以每次会议为一件，并填写会议记录封面，加盖归档章，统一采用活页式的会议记录纸。
△按"事由排列"中的事由与按问题分类中的问题是什么关系？
事由不同于分类标准中的问题，而是比问题更小的概念。"事由"可以是指一件具体的事，一个具体的问题，或是一段较紧密的工作过程等等，如申请一项拨款，任命一名干部的过程，而问题则是指一类相同性质的事情，如机关党务工作，财务工作人事工作等。
△不同类目的文件如何排列？
不同类目文件的排列，没有固定的要求。一般可以按照分类方案中各类目之间的顺序进行排列，也可按照某种习惯的方式排列。如按机构分类的，可以按类目机构序列排列。
不同类目的排列顺序宜保持稳定，以便将来的查找工作更有规律可循。
△在采用三级分类方案时，怎样选择问题与机构分类法？
机关单位可根据本单位原有制订的分类大纲的规定执行，继续沿用原有的分类方法。同一全宗应保持分类方案的稳定。
△编制归档文件目录有哪些需要注意的事项？
1、责任者：一般应使用全称或通用简称，注意不能使用“本局”、“县局”等不标准的简称。责任者很多时可选填2-3个。
2、文号：文号即发文的字号，一般由机关代字、年度、顺序号组成，如“庆档（2005）3号”，应照实抄录，不能有省略。
3、题名：一般照实抄录即可。如果还有副题名或并列题名的，在正题名能够反映文件内容时，副题名一般无须抄录。有的文件没有题名，或题名含义不清，应根据文件内容重新拟写或补充标题，同时加注“[ ]”号。
4、日期：应标注年月日，一般采用8位阿拉伯数字表示，如“20050110”。
5、备注：用于填写归档文件需要补充和说明的情况，包括密级、缺损、修改、补充、移出、销毁，等等。对备注项目的填写应严加控制。
△成套文件是否也需要逐一填写归档文件目录？
是的。会议文件、报表、刊物等成套文件也必须和其他归档文件一样，逐一填写归档文件目录。因为成套文件也是逐件加盖归档章的，因此按照编目原则，填写归档文件目录时也必须逐一填写。
具体编目时，由于成套文件的题名大都相似，难以准确揭示具体文件内容，填写时应根据文件内容重拟标题，加括号附于原标题后，以方便档案的查找和利用。例如，"×××工作会议文件之一"后，应加上"[×××同志在会议开幕式上的讲话]"字样。
△文件怎么装订？
1、文件的排列顺序：正本在前，底稿在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后。
2、装订方法：具体要考虑1是符合档案保护要求，2是选用装订用品应尽量除低成本，装订方式应符合易行。
目前常见的装订方式除传统的线装外，还包括：粘接式，如裱糊浆糊、热封胶等；穿孔式，如钉书钉等；变形材料，如钢夹、塑料夹等；铆接式，如热压胶管等。但是对材质的选择要求较高。
△归档文件装盒应注意哪些问题？
1、不同年度的归档文件不应放入同一档案盒。不同保管期限的归档文件不应放入同一档案盒。
2、应视文件的厚度选择厚度适宜的档案盒。
3、应使用标准档案盒。
△备考表一定要有吗？
备考表放在盒内所有文件之后，用以对盒内归档文件进行必要的注释说明，一定要有。
备考表上设置的项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。
其中盒内文件情况说明主要填写盒内归档文件需要说明的情况，包括文件收集的齐全完整程度、文件本身的状况等。整理工作完毕后归档文件如有修改、补充、移出、销毁等情况，也应在备考表中加以说明。归档文件在档案部门保存阶段内如有变动情况，应随时在备考表中注明，以使后续管理以及档案移交进馆等工作得以正常进行。
△归档文件目录除集中装订外，还需要分别在档案盒重复放置吗？
按照《规则》的制定思想，档案盒只是归档文件的保管装具，而不再是一级整理单位。《规则》没有要求在档案盒内放置目录。因此，在一般情况下无需放置。
