关于《陕西省文书档案目录数据交换格式与著录项目细则暂行规定》的补充说明的函
为适应档案信息化发展的需要，加快全省档案信息数据库建设，2004年我局和陕西省信息化领导小组办公室共同发布了《陕西省文书档案目录数据交换格式与著录项目细则暂行规定》（以下简称暂行规定）。距今已有五年时间，通过这几年的实践、应用和前一段的实际调研，了解到有关著录项目的一些问题，主要集中在以下几个方面，现就这几个方面予以补充说明：
一、档号不全
档号是档案管理员管理档案的基础，也是著录的必要项。目录号是全宗号下的一级类目，没有目录号，在一个全宗下就有可能造成案卷号的重复；因此，这个项目必须著录全，没有目录号的要根据本馆的实际给目录号。页号不能有空号、重号，出现空号和重号时，要重新编页号。
二、时间项著录
在《暂行规定》中要求时间项著录时，年、月、日之间用“-”连接，和现在实施的《文件归档管理规则》中的时间要求有冲突，但为了档案管理系统的方便，我们要求按《暂行规定》的执行。
如：按《文件归档管理规则》的要求日期格式：20090729
按《暂行规定》要求著录日期格式：2009-7-29
（一）、采用《暂行规定》格式的理由是：
1、避免在日期数字中使用日期通配符时造成识别困难；
2、较之《文件归档管理规则》日期格式，《暂行规定》日期格式中加入的“-”分隔字符更便于识别和信息系统处理。
（二）、日期通配符：*
“*”符号代表部分无法考证的日期，代替1位至4位日期数字；如：196*-*-20，其中，年份后1位数字、月份为著录时无法确切考证的数字。
（三）、使用日期通配符的优点：
1、信息量大 原规定中使用“0”来表示无法考证的数字时，会丢失部分可以著录的信息。
2、容易识别，便于信息系统处理
（四）、时间项著录时还应注意不能出现类似56年的时间著录，必须著录为1956年。
三、分卷号问题 由于档案实体保管中会出现分卷的情况，分卷号项不能取消；应设在案卷号下，而不是和其它著录项目平行的著录项目，如案卷号为58，分卷为1、2、3，其案卷号应分别著录为58.1、58.2、58.3。
四、题名著录
（一）题名著录中不能出现“本局”、“本县”之类，应著录单位的全称或通用简称。
（二）题名著录必须有内容信息，如：题名为传达123号文件的报告，无法反映文件的内容，应著录为：传达123号文件关于干部任免的报告。
（三）题名内容有歧义的应在关键词中补充著录其真实信息，如题名为“下楼洗澡”，如果只著录“下楼洗澡”，根本就没有表达真实的主题；这是在三反、五反中常用到的词，在关键词应著录“三反五反，干部审查”。
（四）题名中的时间，应用阿拉伯数字著录。
五、关键词的著录
做为题名的补充项，只要题名反映内容，可不著录。但类似党员关系，工资评级、定级，人员调配，人事任免，职称评定，大中专毕业生分配，招工，招干等涉及到人事时，须在关键词项著录人名；著录时要注意，题名的著录是相同的，只是在关键词中每十人人名著录一条。
六、统一著录格式和著录项目的意义
档案管理现代化和档案信息化的前提是档案信息数据库建设，而数据库建设必须标准化和规范化，这样才能实现档案信息资源的共享，才能使档案信息更好地服务于社会，服务于群众。
如果著录项目和著录格式不统一，做好的数据只能自己一家用，成为信息孤岛，无法实现信息资源共享，也就失去了建数据库的的意义。
陕西省档案局
