数字档案馆建设发展趋势

如何才能建设高效、有序的数字化档案馆,使之形成科学的系统结构是建设数字化档案馆的一个重要问题。其发展趋势既要考虑信息时代的要求,又要考虑充分利用现有档案馆的信息基础和物质基础。那种想直接建立在信息高速公路上,从档案接收开始就实现数字化的构想不符合当前的实际,还会对档案馆原有的档案信息资源形成浪费,是不可取的。要从实际出发,采取传统档案馆的数字化和文书处理部门、档案馆(室)同时开展数字化工作两条脚走路的方针来构建数字化档案馆,是切实可行的。

２.１　档案信息化发展进程的三个阶段

２.１.１萌芽起步阶段(２０世纪７０年代末－９０年代初期)　档案信息化的起步以计算机技术的发展为基础,上世纪７０年代末８０年代初,随着计算机的引入,我国档案界开始尝试运用计算机管理档案。为适应计算机辅助档案检索的需要,档案界自８０年代中期开始着力于制订档案著录标引的国家标准。主要有: «档案著录规则» (１９８５年制订,１９９９年修订)、«中国档案分类法» (１９８７年编制)、«中国档案主题词表» (１９８８年编制,１９９５年修订)。这些规范、标准的制订,为建立全国统一的检索目录检索体系奠定了基础,推动了我国档案机读目录数据库建设的发展。

２.１.２快速推进阶段(２０世纪９０年中期－本世纪初)　上世纪９０年代初,国家实施经济信息化战略,计算机应用成了普遍工作方式。随着办公自动化、计算机辅助设计、计算机辅助制造的应用发展,电子文件的类型和数量迅速增加,对档案管理提出了严峻的挑战,如何保证数字档案的原始性、真实性、完整性和可靠性,成为档案界面临的巨大挑战。国家档案局１９９６年成立电子归档研究领导党小组,开展了对电子文件归档管理方法及标准的研究。１９９９年国家档案局出台了«电子文件归档及电子档案管理方法»,对公文类电子文件和电子档案的收集、整理、归档、保管、利用等作出了规定,同年发布了国标«CAD 电子文件光盘存储、归档与档案管理要求»,对CAD 电子文件的光盘存储和保管进行规范。电子文件的大量问世,使电子文件的归档与管理成为档案信息化过程中关注的核心问题。

２.１.３系统发展阶段(２１世纪初－现在)　进入２１世纪后,信息网络技术的广泛应用,特别是电子政务的快速发展为档案信息化建设注入新的活力,国家档案局开始正式部署并全力推进全国档案信息化工作。 «全国档案事业发展“十五”计划»第五条专门列举了档案信息化建设的内容:吸收、采纳、转化有关电子文件归档和电子档案管理的各类标准并制定相应的办法与标准,实现电子文件即时归档;加强对电子文件积累、著录、归档等工作的监督、指导,保证有保存价值的电子文件齐全、完整、有效;探索档案馆电子档案接收、保管、利用的方法;组织力量研究解决电子文件归档管理技术方法、电子档案科学保管技术方法、电子档案远程利用技术方法、电子档案原始凭证作用等课题;加快现有档案的数字化进程,建设完善一批内部局域网,有条件的档案馆要实现馆藏开放档案目录的网上查询和浏览服务。

２.２　对馆藏档案进行数据化

即通过计算机、扫描仪等现代电子技术产品将现有的档案信息转化实现数字化,同时为非数据化的信息编制机读目录和索引等二次信息,并实现数字化,使传统档案馆对实体档案进行管理的同时也管理数字化的档案信息。在数字化档案馆里可能保存有三种类型的档案,一是印刷型的纸质档案,原有的无需实现数字化或来不及进行数字化处理的档案;二是视听型的录音录像档案;三是数字型的电子档案,对原有的印刷型、视听型档案数字化处理后形成的电子档案以及从档案室接收的数字型档案。

２.３　处理文书信息进行数字化,逐步实现办公自动化和数据化

各行业主管部门制定本行业业务工作信息数字化的规定,逐步使业务工作信息也数字化,从而使国家管理的信息都实现数字化。这些数据化的信息最终形成电子档案交各单位的档案室,形成室藏档案体系并进行管理。

２.４　机关档案室的各类档案最终交由各级档案馆保存

档案馆要对数字化档案进行分析鉴定,能公开的及时上网公布,对非数字化的信息要尽可能使其数字化,并进行分析鉴定,尽可能以数字化信息的形式提供给用户。

２.５　各地档案馆通过计算机网络

既实现相互联网,达到信息资源共享,又能支持各档案用户下载所需要的信息,从而形成全国范围的数字档案馆系统。从全国范围来看,数字化档案馆系统又可以分为三层:单机环境下的数字档案馆,局域网下的数字档案馆,广域网络下的数字档案馆。