第一部分 档案概述
基本要求：
了解：档案的形式，档案的种类，档案的作用
熟悉：档案定义的表述
掌握：档案的形成条件，档案的本质属性，档案的价值
一、档案的定义
（一）档案定义的表述
国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。
（二）档案的形成条件
第一、办理完毕（或处理完毕）的文件，才能作为档案。
第二、对日后实际工作和科学研究等活动具有一定查考利用价值的文件，才有必要作为档案保存。
第三、按照一定规律保存起来的文件，最后才能成为档案。
（三）档案的形式
包括常规的公文，也包括簿册、技术图纸、影片、照片、录像带、录音带等各种形式的文件。
（四）档案的本质属性
原始记录是档案的本质属性。这是因为档案是其形成者在历史活动中直接使用的文件的转化物，是历史的真迹，不是人们事后编写和加工的资料。因此具有很强的记录性。不同于一般的文献资料，他是第一手的文件，具有很强的原始性。
二、档案的种类
（一）公务档案与私人档案
公务档案是指人们在公务活动中形成的档案，其形成主体主要是公务机关或其他社会组织；私人档案是指在私人活动中形成的档案，其形成主体主要为私人个人。
（二）历史档案与现行档案
历史档案是指形成时间较早，离现在较久远且起历史文化作用的档案。现行档案是指形成时间较晚，离现在的时间距离较近且主要起现时性查考作用，即对人们的现实工作、生活依然有具体的实际作用的档案。
（三）文书档案、科技档案与专门档案
文书档案实际上是指行政管理档案，即在社会的行政管理活动中由各种行政性或曰政治性公文转换而成的档案，其是指是突出强调了行政性或曰政治性档案在档案大家族中的主导地位。科技档案是指人们在科技、生产活动中形成的由纯业务性的科技文件材料转换成的档案。专门档案是指除文书档案和科技档案之外的，所有在专门活动中形成的档案。
（四）中华人民共和国成立后的档案、革命历史档案与旧政权档案
中华人民共和国成立后档案又称中华人民共和国时期档案，是指1949年10月1日中华人民共和国成立后，在中国形成的归国家所有的档案；革命历史档案又称革命政权档案，是指1949年10月1日中华人民共和国成立前，由中国共产党及其所领导的军队、政权、企事业单位、社团等社会组织及个人所形成的归国家所有的档案；旧政权档案是指1949年10月1日中华人民共和国成立之前，除了革命历史档案之外的所有归国家所有的档案。
三、档案的价值
（一）凭证价值 档案是历史的真实凭证，它的这种可资为凭的特性，构成了档案的基本价值——凭证价值
（二）情报价值 档案是事实、知识和经验的记录，它的这种可靠的广泛的可资参考的特征，构成了档案的又一基本价值——情报价值
（三）对档案真实性的辩证理解
对档案的真实性和可靠性，应该辩证的理解。一方面，因为档案是由在历史上执行特有任务时，作为表达工具所用的文件转化来的，所以档案信息在反映历史活动的客观过程方面是真实的；在反映史实内容方面，一般比其他资料较为可靠。另一方面，由于生成档案是特殊的历史背景、档案形成者认识的局限或其他原因，档案所记述的信息内容有的是真实的，也有的是不真实的或不完全真实的。因此档案工作者和档案利用者应该以辩证唯物主义和历史唯物主义的观点对待档案。
（四）实现档案价值的规律性
1、档案价值的扩展律
①、由于价值主体扩展所导致的档案价值扩展；
②、由于档案作用性质的变化导致档案价值的扩展
2、档案价值的时效律
①、档案与利用者需求之间关系的时效性；②、档案价值形态的时效性。
3、档案价值的条件律
①、社会环境；②、社会档案意识；③、档案管理水平。
四、档案的作用 5
行政作用；业务作用；文化作用；法律作用；教育作用。
