第四部分 外国档案管理
基本要求：
了解：文件管理的含义与文件管理职能，外国档案编目与检索，外国档案馆
熟悉：外国档案的利用和开放，外国档案事业管理体制
掌握：文件生命周期理论，文件中心，外国档案鉴定理论与标准，外国档案的整理原则
一、外国文件管理
（一）文件生命周期理论
它把从现行文件到历史档案的发展看成是一个整体运动过程，着力研究这一整体运动的过程特点和发展规律，试图使文件的整个生命过程都得到全面控制，从而实现文档管理的高效化。包括以下三点：
第一：文件从其形成到销毁或永久保存，是一个完整的运动过程；第二:由于文件价值形态的变化，这一完整过程可以分为若干阶段；第三：文件在每一阶段因其特定的价值形态而与服务对象、保存场所、管理形式之间存在一种内在的对应关系。
意义：第一，文件生命周期理论准确的揭示了文件运动的整体性和内在联系，为文件的全过程管理奠定了理论基础。第二，文件生命周期理论准确的揭示了文件运动的阶段变化，为文件的阶段式管理奠定了理论基础。第三，文件生命周期理论准确的揭示了文件运动过程的前后衔接和各阶段的相互影响，实现从现行文件到档案的一体化管理，为档案部门或人员对文件进行前端控制提供了理论依据。
（二）文件管理的含义与文件管理职能
文件管理是指对文件在其形成、保存、利用和处置过程中进行的经济而有效的全面管理。
文件管理职能：保管，服务，处置。
（三）外国文件管理机构——文件中心
文件中心又称中间档案馆，是介于机关档案室和档案馆之间的一种过渡性档案保管机构，负责保管文件形成单位不经常使用但还不能最后处理的文件。
二、外国档案管理
（一）外国档案鉴定理论与标准
1、德国迈斯奈尔的档案鉴定理论与标准
理论：在鉴定时，绝不能把案卷当作零碎的材料孤立的单独进行评判。在确定案卷的来源时，应该考虑各行政单位在政府机构中的地位、活动性质以及这些活动与上下级行政单位活动的关系。年龄鉴定论”，
标准：（1）关于国家不动产权利的档案，不管是什么形式的，都要永久保存。如果只涉及档案管理事宜的档案，只应选择有特别意义或历史意义的加以保存。（2）关于私人权利或非国家的公共权利的案卷，一般只保留有 重大意义的部分，或保留与典型事例、典型权利、特殊人物有关的部分。（3）每个机关都应该特别重视有关该机关的本身行政任务的案卷。（4）综合性档案，首先应当保存在中央机关。下级机关的综合性档案的价值，应根据其活动加以评定。（5）中间性机关的档案，凡是中间性机关本身的行政管理文件，都应加以保存。（6）下级机关的专门案卷，只要它们是这些机关自身行政活动的产物，就应加以保存。（7）法院的档案，只保存能从中看出永久性权利、常设机构、重要历史事件、政治局势及过去风俗习惯的档案。
1、德国迈斯奈尔的档案鉴定理论与标准
（一）20世纪初的“年龄鉴定论”
这种鉴定观是德国档案学者迈斯奈尔1901年提出的。他在担任德国国家机密档案馆馆长期间，以多年实践经验为基础，总结出了一套档案鉴定的理论体系——包括六条一般原则和七条具体标准。他指出鉴定遵循的一般原则包括：第一，事关档案存毁的决定必须当机立断；第二，必须避免极端行为，既不要过于谨慎保存，也不要过于随便抛弃；第三，不要以抽象概念作为价值标准；第四，高龄案卷应当受到尊重，16世纪以前的案卷不得销毁；第五，为暂时目的使用的案卷在目的达到后应当销毁；第六，一个永久性机构成立经过的案卷应当保存。他提出的鉴定标准可以概括为两个方面，一是档案内容；二是档案来源。
迈斯奈尔的鉴定理论具有开创性意义。首先，他第一次提出了“高龄案卷应当受到尊重”的著名思想并没定了具体的禁毁年限，这是一种“颠覆传统”的鉴定思想，改变了过去各国销毁古老文件、保留近期文件的习惯做法，带动各国相继制定禁毁年限，使历史档案得以妥善存留。其次，他第一次提出了较为系统的鉴定原则与标准，构建了一个鉴定理论体系，改变了过去各国对鉴定进行粗线条简单规定的传统做法，在理论和实践上均是一次重大突破。再次，他第一次提出了档案来源是最重要的鉴定标准之一，强调不能把档案视为零散材料孤立地进行价值评判，而应以档案固有的行政关系为背景进行鉴定，全面考虑形成机关在政府结构中的地位，以及机关职能与上下级单位职能的关系。他的观点是对来源原则在鉴定领域适用性的首次肯定。
2、美国档案鉴定理论与标准
标准：第一，为确保鉴定工作质量的一致，联邦档案机构制定了一系列指导性法规和章程，这些法规和章程为政府机构的鉴定提供了法律依据和工作标准。
第二，国家档案与文件署设立专门鉴定小组负责审批文件形成机关报送的文件处置申请表。
20世纪50年代的“双重价值论”
这种鉴定观是美国档案学者谢伦伯格(Theodore Schellenberg)提出的。他在1956年出版的代表作《现代档案——原则与技术》中系统地阐述了这一鉴定理论——公共文件具有两种不同的价值，一是对原形成机关的第一价值；二是对其他机关和个人利用者的第二价值。具体来说，第一价值分别体现为行政管理价值、法律价值、财务价值和科技价值；第二价值包括证据阶值和情报价值。其中，形成机关的行政官员对鉴定第一价值负主要责任；而鉴定第二价值则应主要由档案部门及其工作人员来完成。
与行政官员决定论和职能鉴定论相比，双重价值论具有明显的进步与深刻之处。首先，谢伦伯格不是反对、而是大力主张档案部门及其人员积极参与鉴定工作，这不仅避免了鉴定的片面性，有利于全面发现档案的历史价值，而且深刻地反映了历史档案与现行文件的密切联系，为文件、档案的一体化管理提供了有力的保证。这正是谢伦伯格的现代鉴定观取代詹金逊的古典鉴定观的根本原因。其次，谢伦伯格不再把鉴定标准的重心单一放在形成机关的地位和职能等外在特征上，而主张从文件自身属性与利用者需求的关系角度来判断档案文件的价值，其贡献一是确认了档案价值是档案文件客体满足利用者主体需求的关系，真正揭示了价值的实质；二是把档案价值根据不同需求主体区分为两种形态，使认识更加深入。后来欧美档案学者正是依据文件双重价值形态的转化提出了文件生命周期理论。谢伦伯格也由于在档案鉴定理论上的重要贡献而被誉为“美国档案鉴定理论之父”。
20世纪60～70年代的“利用决定论”
这种鉴定观的代表人物有美国档案学者菲斯本、布里奇弗德和芬奇等。他们的核心观点是将学者、特别是历史学家的利用需求视为鉴定档案的最重要标准，鼓吹第二价值决定档案的根本性质。他们有的主张“编史工作的最新趋势是判断文件价值的首要标准”；有的提出 “鉴定既要考虑文献资源的长远利用，又要考虑学者的潜在需求”；有的更进一步指出“了解用户为什么和怎样接近档案将提供鉴定文件的新标准”。总之，这种鉴定观一切从利用者的角度出发，突出强调学者的需求是判断文件价值的决定性标准。
3、前苏联的档案鉴定理论与标准
前苏联从1918年起直到1991年解体为止，档案工作始终实行集中统一管理，档案鉴定销毁的决定权始终掌握在档案管理机关。前苏联为档案鉴定工作规定了四项原则：（1）历史主义原则，即必须把每份文件都看作是一定历史时代的产物，因而必须从历史的角度进行评价；（2）党性原则，即必须从劳动阶级的利益出发来了解文件的意义，避免主观主义；（3）全面性原则，即必须从各个不同的方面来研究和评价文件；（4）系统性原则，即不能孤立地对文件逆行评价。
（1）文件产生者的职能。这一项鉴定标准在前苏联称为“全宗构成者的意义”，在美国则称为对“文件职能特点的分析”。它是职能鉴定论的主要标志。
进行职能分析，主要是为了确定文件的证据性价值。早在20世纪50年代，谢伦伯格就已经指出了进行职能分析时应当注意三个要素：第一，文件产生机关在所属行政机关等级体系中的位置；第二.文件产生机关的职能；第三，文件产生机关的活动。这里要把重要职能与重要活动区别开。
在前苏联，由于在全国范围内实行了档案工作的集中统一管理，所以，对文件产生机关的职能分析不是针对个别机关，而是针对所有的机关、企业和团体。前苏联把文件产生机关看作国家档案全宗的补充源，并根据这些机关职能的重要性把它们分为三大类：第一类是在苏联社会生活中起最重要作用的机关，这些机关要按规定向国家档案馆移交档案文件；第二类是大多数具有相同职能和任务的机关，这些机关要有选择地向国家档案馆移交档案文件，避免重复；第三类是一些辅助性和服务性的机关，这些机关不向国家档案馆移交档案文件。
（2）文件的内容。文件内容是判断文件价值的基本标
（二）外国档案的整理原则
1、事由原则
就是档案馆将档案按其内容主题而不按其来源机关和原有次序进行整理的原则。
2、来源原则
就是档案馆按其来源和形成单位进行整理和分类的原则。
（三）外国档案编目与检索
1、外国档案编目的含义、任务和原则
2、外国档案手工检索工具
（1）案卷目录
（2）指南
（四）外国档案利用和开放
1、档案利用由封闭到开放的转变
2、档案开放原则
即一切公民有权利用国家档案馆的的文件。
3、信息资源开发和共享时代的档案利用
4、档案利用限制的含义与封闭期制度
档案利用限制是指对某些种类的档案，由国家法律、档案行政管理机关或文件形成机关等规定档案文件在一定时间范围内的拒绝或限制向社会公众提供利用
封闭期制度：核心是封闭期。封闭期是指由法律规定的文件由形成到开放利用的期限，不同性质和不同内容的档案有着不同的封闭期，处在封闭期内的档案文件限制向公众开放。
5、档案利用类型
（1）档案的学术利用
是社会科学或自然科学方面的专家、学者在档案中查找用于学术研究所需的资料，以形成学术论著。
（2）档案的实际利用
主要是专业技术人员、行政管理人员在档案中查找可直接用于做出决定的资料。
（3）档案的普遍利用
即档案馆向普通公众开放，使普通人为取得资料而利用档案馆的档案。
三、外国档案事业管理
（一）外国档案事业管理体制
1、集中式档案事业管理体制
即地方档案机关受中央档案机构的领导或监督，由国家行政立法手段设立档案事业行政中心，确立从中央到地方的档案机构隶属关系，建立统一的规章制度，从而使整个档案管理结构达到组织化和有序化。
2、分散式档案事业管理体制
即是一个国家和中央档案机构只负责接收和保管中央政府机关的档案，不过问地方的档案事务。
（二）外国档案馆
1、法国国家档案馆的建立及其影响
1970年成立的法国国家档案馆，前身是国民议会档案馆，是世界上第一个具有现代意义的综合性国家档案馆。国家馆履行保管和业务指导的双重职能。
2、当代各国公有和非公有档案馆的类型
国外共有档案馆的类型从馆藏档案的成分上分，可概括为综合性和部门性（专门性）两大类。
非公有档案馆分为私人企业档案馆、教会档案馆、私立大学档案馆、私人家族档案馆四种。
