企业档案业务规范的制定

企业档案业务规范的制定

6.3.1文件、档案整理规范。应明确文件立卷与整理原则、整理方法、档案编制要求和档案装具要求等。

6.3.2档案分类方案。应明确分类依据、类别标识、类目范围。

制定企业档案分类方案的分类规则是：同位类之间互不相容；各子项之和必须穷尽母项；同位类必须按同一标准进行；分类必须按层次进行不能跳跃。制定分类方案要根据企业实际情况，遵循分类规则编制“类目表”，以指导具体的分类工作。

类目表：是根据本企业档案的种类和数量情况，编制一个由大类、属类、小类构成的，具有从属关系（纵向）和平行关系（横向）的不同层次的类目体系。

分类方案是由类目表、标记符号、说明与注释、索引组成。

企业档案分类体系的类目设置。工业企业档案一级类目的设置按照《工业企业档案分类试行规则》规定，一级类目有：党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、干部职工档案类。

企业档案二级及二级以下类目的设置，同样要依据企业管理职能分工，结合档案的内容和特点来进行具体划分。参考《工业企业档案分类试行规则》规定

管理类档案二级类目一般按问题设属类，可参考《工业企业档案分类试行规则》的二级类目。

产品档案二级类目一般应按产品的种类或型号来设置。

科研档案二级类目一般应按课题性质或课题来设置。

建设项目档案二级类目一般应按工程性质或工程项目来设置。

设备仪器档案二级类目一般应按设备仪器种类或型号来设置。

中小型企业档案分类层次不宜过多。

6.3.3文件归档范围和保管期限表。应明确各类文件归档的范围及其相对应的保管期限表。

“文件归档范围和保管期限表”是企业档案工作重要的基础业务工作。文件归档范围和保管期限表可以成为单独的档案业务规范，也可与文件归档制度合并为一个制度。在制订该制度时，文件归档范围及保管期限部分应以企业内各职能部门为单位，按照各其职能和文件形成过程，逐项列出条目。对于建设项目和临时工作要单独补充完善。

6.3.4特殊载体档案管理规范。应明确不同载体档案收集、整理的要求和保管条件。

特殊载体档案包括：磁性材料、感光材料和其他合成材料等为介质的档案记录载体。存在形式有：照片、缩微胶片、录音磁带、录像带、磁盘、光盘、实物等。

收集范围应以企业文件归档范围和保管期限表为主，参考载体形式。

在管理上一般不单独设置类目，可视其内容特征同纸质档案对应分类编号。