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企业文书档案编目方法

放大字体  缩小字体 发布日期:2019-02-26 13:55:13    浏览次数:197    评论:0
导读

企业文书档案编目方法应依据分类方法和室编件号顺序编“归档文件目录”。 原则:以件为单位进行。目录样式: 内容包括: (1)件号:文件排列的先后顺序号。 (2)责任者可以是一个机关或机关内部的一个机构,或几个机关或一个人或若干人,涉及多个部门形成的,归入承办部门或综合部门 。 注意:不要使用“本部”、“本公司

企业文书档案编目方法


应依据分类方法和室编件号顺序编“归档文件目录”。

       原则:以件为单位进行。目录样式:

       

内容包括:

   (1)件号:文件排列的先后顺序号。

   (2)责任者

    可以是一个机关或机关内部的一个机构,或几个机关或一个人或若干人,涉及多个部门形成的,归入承办部门或综合部门 。

   

 注意:不要使用“本部”、“本公司”

           联合发文,一般将所有者照实抄录,过多时适当省略,但本单位必须抄录。    

           

   (3)文号 :一般由机关代字、年度、顺序号组成。      

        例:“穗食函[2012]8号” 

   (4)题名:题名应该能概括本件中所有的档案内容,一般由内容+文种组成

          例:《关于做好绩效考核工作的通知》

        A、一般情况下,文件只有一个题名,应照实抄录。

        B、有的文件有副题名或并列题名,正题名能反映文件内容时,副题名无需抄录;不能反映文件内容时,正题名后破折号后抄副题名。

           例: 《放眼世界 先行先试  实现新形势下XX工作的新跨越》

       C、有的文件没有标题或不规范,不能揭示文件内容的,要自拟标题,用“[ ]”方括号。避免出现同样的题名。      

          例:   协议书[2013年公司与XX大学管理学院合作培训协议书 ]

        注意: 避免填写“会议纪要”、“会议记录”、 “简报”、“会议文件”等过简单且易重复的题名。

         D 、会议记录拟题名时,应写明会议时间和主要内容。

         例: 2012年5月领导班子会议记录(扶贫、新产品开发计划)

        E 、附件内容重要,需要反映时,可在正件题名后抄录附件题名,外加“(  )”。

  (5)日期:文件的形成时间。         

        填写时,以8位阿拉伯数字标注年月日,如:20081108。   

  (6)页数

     A、每一件归档文件的总页数。

     B、不须每页打页码。

     C、构成该件的各份文件页数相加,如:请示与批复分别为4页和1页作为一件,该件页数为5页。

 (7)备注

        填写归档文件需要补充说明的情况。如:请示与批复跨年的,在请示件目录和批复件目录的备注中分别注明对方的“年度、保管期限、件号”。

 
(文/小编)
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