档案信息化目标和原则
8.1.1企业档案信息化应以促进、完善企业信息化和提升档案管理现代化水平为总目标。
这一条明确了企业档案信息建设的“总目标”：促进、完善企业信息化；提升档案管理现代化水平。
首先，要通过企业档案信息化来促进、完善企业信息化。企业信息化是贯彻中央提出的“以信息化带动工业化”战略的核心。在以信息化带动工业化、推动现代化的全过程中，企业作为工业化和市场经济的主体，也是信息化的主体。2000年初，国家经贸委联合信息产业部、科技部共同发起了“企业信息化工程”，并倡导企业信息化要坚持“政府推进，市场引导，行业突破，区域展开”的方针。据有关方面调查，经过多年的发展，近90%的企业已不同程度地开展了信息化建设，尤其是大型企业的信息化，已经从简单的数据处理发展到实现企业资源计划管理的信息化，将信息技术应用到了研制和生产全过程，有力地推动了信息技术对传统产业的改造和提升。然而，相当部分企业的办公自动化系统还没有档案管理功能，电子文件归档管理符合国家标准规范要求的更少。这说明，档案信息化在不少企业还未能跟上企业信息化的整体步伐，造成档案工作与生产经营及其他管理工作脱节。因此，从长远来说，在信息化时代，如果档案工作不实现信息化，将可能出现“断档”现象，进而影响企业的持续发展。随着电子政务、电子商务的推广和普及，档案载体形式由电子文件取代纸质文件将成为不可逆转的大趋势。特别是那些已实现无纸化办公的企业，如果不能充分认识档案信息化建设的重要性和紧迫性，不仅会使档案管理与其他各项工作脱节，还有可能造成大量已生成电子文件的流失，导致文件归档不齐全、不完整甚至“断档”，给企业的持续发展造成无可挽回的损失。由此可见，没有档案的信息化，企业信息化是有缺陷的；企业档案信息化是对企业信息化的促进和完善。这既是企业档案信息化建设的意义所在，也是企业档案信息化的总体目标之一。
其次，要通过企业档案信息化来提升档案管理现代化水平。信息化是当今社会发展的方向和趋势，信息化程度已成为衡量一个国家现代化水平和综合国力的重要指标。同样，档案信息化也是档案工作发展的方向和趋势，档案信息化程度也应该成为衡量一个地区或一个单位档案管理现代化水平的重要指标。因此，要提升企业档案管理水平，实现企业档案信息化是必然的选择。从另一方面来说，企业开展档案信息化建设也要把提升档案管理现代化水平作为总目标之一，而不应为了信息化而搞信息化。
8.1.2企业档案信息化应坚持技术与管理并重、与企业信息化协调和同步的原则。
首先，企业档案信息化建设必须坚持技术与管理并重。信息化不仅是技术问题，更是一个管理问题，只有通过不断的管理提升和流程再造，才能实现与信息化的良性互动。因此，企业档案信息化建设应以管理统领信息技术，以信息技术促进管理创新。企业档案管理理念、方法、技术和手段要充分考虑信息技术的发展和最新成果的应用，信息技术应用要服从和服务于企业管理的需要和企业信息化建设进程的整体要求。
其次，企业档案信息化建设必须与企业信息化协调同步。企业要将档案信息化建设纳入企业信息化建设的整体规划和方案，坚持档案信息化建设与企业信息化建设同步的原则。企业档案部门应加强与企业信息化建设主管部门的联系，提出档案信息化工作的基本要求，并将档案管理系统纳入企业信息化系统之中，实现档案管理系统与企业信息系统的无缝链接。
8.1.3企业各信息系统的开发与实施应充分考虑档案管理的要求。
这一条主要是要求企业在开发和实施各种信息系统时，要充分考虑档案管理的要求。按照2001年6月5日国家档案局发布的《档案管理软件功能要求暂行规定》，重视档案信息管理系统的设计和管理软件的选择与开发。企业档案管理系统应与企业有关管理系统（如设计、生产、经营、财务、材料、管理、服务等）相衔接，确保档案部门对本企业各类电子文件、电子档案的收集、整合、控制和传递。档案信息管理系统设计应遵循模块设计、分层实现、循序渐进的原则。
依据国家有关档案信息化建设的规定、规范，档案管理软件应具备适应多种文件存储格式、支持实时浏览、具有互联网及内联网检索功能，能够进行收集整理、数据存储、检索浏览、借阅管理、权限控制、统计报表、鉴定销毁、数据输入（输出）及格式转换的控制与管理，满足企业文档一体化管理、业务流程管理和信息资源开发利用的需要。
