企业档案信息化建设
档案信息化是运用信息技术对归档文件、数据信息资源及档案进行采集、整全、维护、处置和提供利用服务的管理过程和工作方式。
一、档案信息化目标和原则
8.1.1企业档案信息化应以促进、完善企业信息化和提升档案管理现代化水平为总目标。
这一条明确了企业档案信息建设的“总目标”：促进、完善企业信息化；提升档案管理现代化水平。
首先，要通过企业档案信息化来促进、完善企业信息化。企业信息化是贯彻中央提出的“以信息化带动工业化”战略的核心。在以信息化带动工业化、推动现代化的全过程中，企业作为工业化和市场经济的主体，也是信息化的主体。2000年初，国家经贸委联合信息产业部、科技部共同发起了“企业信息化工程”，并倡导企业信息化要坚持“政府推进，市场引导，行业突破，区域展开”的方针。据有关方面调查，经过多年的发展，近90%的企业已不同程度地开展了信息化建设，尤其是大型企业的信息化，已经从简单的数据处理发展到实现企业资源计划管理的信息化，将信息技术应用到了研制和生产全过程，有力地推动了信息技术对传统产业的改造和提升。然而，相当部分企业的办公自动化系统还没有档案管理功能，电子文件归档管理符合国家标准规范要求的更少。这说明，档案信息化在不少企业还未能跟上企业信息化的整体步伐，造成档案工作与生产经营及其他管理工作脱节。因此，从长远来说，在信息化时代，如果档案工作不实现信息化，将可能出现“断档”现象，进而影响企业的持续发展。随着电子政务、电子商务的推广和普及，档案载体形式由电子文件取代纸质文件将成为不可逆转的大趋势。特别是那些已实现无纸化办公的企业，如果不能充分认识档案信息化建设的重要性和紧迫性，不仅会使档案管理与其他各项工作脱节，还有可能造成大量已生成电子文件的流失，导致文件归档不齐全、不完整甚至“断档”，给企业的持续发展造成无可挽回的损失。由此可见，没有档案的信息化，企业信息化是有缺陷的；企业档案信息化是对企业信息化的促进和完善。这既是企业档案信息化建设的意义所在，也是企业档案信息化的总体目标之一。
其次，要通过企业档案信息化来提升档案管理现代化水平。信息化是当今社会发展的方向和趋势，信息化程度已成为衡量一个国家现代化水平和综合国力的重要指标。同样，档案信息化也是档案工作发展的方向和趋势，档案信息化程度也应该成为衡量一个地区或一个单位档案管理现代化水平的重要指标。因此，要提升企业档案管理水平，实现企业档案信息化是必然的选择。从另一方面来说，企业开展档案信息化建设也要把提升档案管理现代化水平作为总目标之一，而不应为了信息化而搞信息化。
8.1.2企业档案信息化应坚持技术与管理并重、与企业信息化协调和同步的原则。
首先，企业档案信息化建设必须坚持技术与管理并重。信息化不仅是技术问题，更是一个管理问题，只有通过不断的管理提升和流程再造，才能实现与信息化的良性互动。因此，企业档案信息化建设应以管理统领信息技术，以信息技术促进管理创新。企业档案管理理念、方法、技术和手段要充分考虑信息技术的发展和最新成果的应用，信息技术应用要服从和服务于企业管理的需要和企业信息化建设进程的整体要求。
其次，企业档案信息化建设必须与企业信息化协调同步。企业要将档案信息化建设纳入企业信息化建设的整体规划和方案，坚持档案信息化建设与企业信息化建设同步的原则。企业档案部门应加强与企业信息化建设主管部门的联系，提出档案信息化工作的基本要求，并将档案管理系统纳入企业信息化系统之中，实现档案管理系统与企业信息系统的无缝链接。
8.1.3企业各信息系统的开发与实施应充分考虑档案管理的要求。
这一条主要是要求企业在开发和实施各种信息系统时，要充分考虑档案管理的要求。按照2001年6月5日国家档案局发布的《档案管理软件功能要求暂行规定》，重视档案信息管理系统的设计和管理软件的选择与开发。企业档案管理系统应与企业有关管理系统（如设计、生产、经营、财务、材料、管理、服务等）相衔接，确保档案部门对本企业各类电子文件、电子档案的收集、整合、控制和传递。档案信息管理系统设计应遵循模块设计、分层实现、循序渐进的原则。
依据国家有关档案信息化建设的规定、规范，档案管理软件应具备适应多种文件存储格式、支持实时浏览、具有互联网及内联网检索功能，能够进行收集整理、数据存储、检索浏览、借阅管理、权限控制、统计报表、鉴定销毁、数据输入（输出）及格式转换的控制与管理，满足企业文档一体化管理、业务流程管理和信息资源开发利用的需要。
二、电子文件的归档要求
8.2.1电子文件归档要求及功能应嵌入文件生成系统。企业各信息系统生成的文本、图形、图象、数据等类型电子文件归档范围应参照纸质文件归档范围确定。音频、视频、多媒体等类型电子文件及数据库的归档范围应根据相关规定和需要确定。
由于企业生产、经营和管理活动中已经普遍应用计算机技术，电子文件正在大量产生。目前，在企业的办公自动化（OA）、企业资源计划（ERP）、客户关系管理（CRM）、供应链管理（SCM）、产品协同商务（CPC）、产品生命周期管理（PLM）、计算机辅助设计（CAD）、计算机辅助工程分析（CAE）、计算机辅助工艺设计（CAPP）、计算机辅助制造（CAM）、产品数据管理（PDM）、虚拟制造系统（VMS）、网络化协同设计制造等系统中，都会形成和产生大量电子文件，而目前很多企业都还没有将生产和经营管理方面形成的电子文件纳入归档范围。因此，《企业档案工作规范》首先要求将企业各信息系统电子文件归档要求及相应功能嵌入文件生成系统，使电子文件归档成为其中的必要环节或流程，从而保证各信息系统生成的电子文件能做到及时归档。关于电子文件的归档范围，《企业档案工作规范》提出两条原则性要求：一是文本、图形、图象、数据等类型电子文件的归档范围，应参照纸质文件归档范围确定；二是音频、视频、多媒体等类型电子文件及数据库的归档范围，应根据相关规定和需要确定。
8.2.2企业各信息系统所形成的电子文件的元数据、背景信息，以及生成非通用电子文件格式的软件等应与电子文件一并归档。
电子文件的元数据指描述电子文件数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。而背景信息则指描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。由于电子文件的元数据和背景信息对维护电子文件真实性和凭证性有着重要的作用，而非通用格式的电子文件生成和阅读都要借助专用软件，因此这一条重点强调电子文件归档时应注意将元数据、背景信息以及生成非通用电子文件格式的软件等“一并归档”。
8.2.3归档的电子文件数据格式应易于识读、迁移。电子文件通用格式见GB/T18894第6章。
由于电子文件对软硬件有特殊要求，因此“易于识读、迁移”就成为衡量电子文件归档后能否有效利用的重要指标。所谓“易于识读”，是指归档的电子文件能够在通用的软硬件环境下打开并阅读。所谓“迁移”，是指将源系统中的电子文件向目的系统进行转移存储的方法与过程。“易于迁移”也是指电子文件迁移方法和过程能够在通用系统中进行。要做到“易于识读、迁移”，必须在电子文件归档时使用通用格式。
《电子文件归档与管理规范》中以有详细规定，此文件在本章后列出。
8.2.4电子文件应经鉴定、整理、审核后归档。电子文件的整理、鉴定与归档要求参见GB/T17678.1和GB/T18894。
8.2.5加密的电子文件归档时一般应解密，必须加密归档的电子文件应与其解密软件和说明文件一并归档。
8.2.6文件形成部门应负责确保归档电子文件具备真实性、可靠性、完整性和可用性。
三、传统载体档案数字化要求
对传统载体档案进行数字化是档案信息化资源建设的又一重要内容。所谓传统载体档案，是指相对于电子文件来说更早出现的用以记录人类历史活动的其他档案载体，如纸质档案、胶片档案等。所谓数字化，是用计算机技术将模拟信号转换为数字信号的处理过程，例如，纸质档案数字化就是采用扫描仪或数码相机设备对纸质档案进行数字化加工，将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本的处理过程。
8.3.1企业可根据档案保管和利用的实际需要，有选择地对传统载体档案实施数字化。
企业档案部门保存的传统载体档案并非都必要进行数字化。那么，哪些档案要数字化呢？我们认为，选择对传统载体档案进行数字化应充分考虑以下因素：
一是企业生产经营管理需求。是否切合企业生产、经营和管理的需要；是否存在用户支持；要满足哪类用户的需求；是否有利于提高用户服务质量；提供服务方式和手段是否更加灵活。
二是企业档案信息资源状况。是否可以挽救载体状况差的资源；是否可以使其增值；是否可以提高利用率；是否具有特色；是否更方便存取、检索。
三是企业档案工作状况。是否有足够的资金；技术支持程度如何；各部门之间的合作是否充分；领导的态度；与其他信息机构交流程度如何；是否具备有力的人才队伍支撑。
四是预期收益情况。所取得的效益与支出是否平衡；整体效益大小；对完成预定目标影响力大小；是否有利于发挥资源价值；档案馆（室）藏是否得到优化。
在具体实施过程中，由于档案自身存在状态、保存和利用价值等各方面情况非常复杂，各个企业应该根据自身实际需要和馆（室）藏档案的情况，依据信息化的根本要求，将这些要素进行综合考察，制定符合本企业要求的数字化原则和标准。
8.3.2纸质档案数字化应符合DA/T31要求，缩微胶片数字化应符合DA/T43的要求。
8.3.3照片档案和声像档案数字化文件格式见DA/T32的附录B。数字化生成的档案副本档案号应与原档案对应。
四、电子档案的保管要求
8.4.1电子档案应参照纸质档案分类方案进行整理。
这一条文的基本意思包含两个方面：一是所有电子档案都应该按照企业档案分类方案进行分类整理；二是不同门类的电子档案应分类存储到不同的脱机载体上。
8.4.2电子档案应存储到脱机载体上。其存储载体见DA/T32的附表C，保管要求见GB/T 18894的9.4。
8.4.3脱机存储电子档案的载体或装具上应贴有注明载体序号、电子档案号、密级、保管期限、存入日期等内容的标签，电子档案载体应设置成禁止写操作的状态。
8.4.4存储在脱机载体上的电子档案应一式三套，一套封存保管，一套异地保管，一套提供利用。
8.4.5超过保管期限的电子档案的鉴定和销毁，按照纸质档案的有关规定执行，其删除和销毁应符合GB/T18894中9.8的相关规定。对确认销毁的电子档案应有销毁文件目录存档。
五、档案信息网络化服务要求
8.5.1 企业应建立馆(室)藏档案目录数据库，并逐步实现档案的全文检索。
建立档案馆（室）藏档案目录数据库并逐步实现档案的全文检索，是做好档案网络化服务的重要手段之一。首先是档案馆（室）藏档案目录数据库的建立，这既是档案部门和档案人员开展档案利用工作的必要基础，也是企业领导和各部门人员了解馆（室）藏情况的重要渠道。档案目录数据库分案卷级和文件级两个层次，对不同门类的档案，它们各自的作用和功能是不一样的。对文书（管理）类档案而言，应着重建立文件级目录数据库；而对产品、基建、科研、设备类档案而言，有时案卷级目录可能更便于利用。所以，两个层次的目录建立应该并重。
要实现档案的全文检索，建立全文数据库是必要的条件。为此有条件的企业可根据实际，逐步建立归档电子文件数据库、CAD文件数据库、数字化档案数据库、照片档案数据库、多媒体照片档案数据库等档案全文数据库，还可根据需要建立本企业的发明、专利档案数据库、本企业的资产、资质证照数据库等专题档案数据库。
8.5.2 对数字化档案和各信息系统归档的电子文件，档案部门应根据设定的利用权限提供及时有效的网络化服务。
由于企业人员的身份不同，对档案的利用范围和权限也有区别。因此，对不同人员设定不同利用权限，并按照不同人员的利用权限提供相应档案信息服务，是网络环境下做好档案提供利用的重要措施。要做到这一点，必须具备几个条件：一是要建立档案分级管理和利用制度，做到有章可循；二是档案管理系统具有不同利用者的权限管理功能；三是档案部门已对档案目录数据库和全文数据库的数据进行分级（划控管理）。
8.5.3 涉密档案管理系统应与互联网物理断开，非涉密档案管理系统可与互联网逻辑隔离。
这是确保档案管理系统安全的措施之一，也是国家保密局有关文件的明确要求。2000年1月国家保密局发布的《计算机信息系统国际联网保密管理规定》第六条规定：“涉及国家秘密的计算机信息系统，不得直接或间接地与国际互联网或其他公共信息网络相联接，必须实行物理隔离”。
8.5.4 档案管理系统应采取身份认证、权限控制、加装防火墙等安全保密措施。
这是确保档案管理系统安全的又一措施，主要是通过身份认证、权限控制、加装防火墙等相关技术来实现。
8.5.5 档案管理服务器应采取可靠的备份、恢复措施。
良好的数据备份与恢复方案应该做到：
一是数据异地备份。档案管理服务器不仅要在服务器本身的硬盘上进行数据备份，同时还要在服务器以外的其他硬盘载体上进行异地备份。当档案管理服务器的硬盘发生损坏时，能够及时利用其他硬盘上的备份镜象进行还原，把损失降到最低。
二是数据备份间隔时间不能太长，至少应该一天备份一次。当然，出于硬盘空间以及数据备份效率的考虑，可以采取一个星期一次完全备份，其他的实行差异性备份的策略。
三是在信息还原的时候，要可以还原具体内容。当需要对档案管理服务器数据进行还原的时候，不需要对服务器下的所有文件夹进行还原，只需要针对某个具体的文件夹进行还原。如当某个文件夹被意外删除了，在进行还原操作的时候，可以只还原这个具体的文件夹，而不会对其他文件夹产生影响。
8.5.6 各信息系统应有生成电子文件自动归档功能的模块或接口。
为了实现企业各类信息系统生成的应归档电子文件能及时自动归档，企业在开发各类信息系统时，应同时设计具有自动归档功能的模块或接口，方便数据移交（接收）并与档案管理系统整合，实现办结文件自动归档。
