利用者研究的基本方法
研究档案信息利用者, 说到底是调查档案信息利用者及其需求的问题。只有通过对利用者类型、需求特点、利用者利用心理和利用者对档案信息服务的反馈信息等诸问题的调查分析, 才能确定档案信息服务的方向, 提示出档案信息利用的重点。所以, 档案信息利用者研究的基本方法是调查方法。下面介绍几种开展档案信息利用者调查的方法。
1 直接调查法
直接调查法是利用者研究的一种直接方法, 其基点是必须有利用者本身参与调研活动。这种方法的优点是调查面广且可以控制,既可调查现实利用者, 又可以调查潜在的利用者。采用该方法所获得的调查资料具有详细、可靠、具体的特点。该方法的主要缺点在于使用不太方便, 由于受调查对象的限制, 有时对调查问题的答复率不高。
采用调查法的具体形式有:
(1 ) 调查表法
调查表法是用于利用者研究的常用方法。其具体做法是, 根据预先确定的调研内容及范围设计调查表, 然后将调查表以直接交付、邮寄等一切可能的方式递交给被调查者, 待被调查者按要求填好调查表后收回调查表, 然后进行分析研究, 引出结论。
采用调查表法进行利用者研究, 应注意三个环节: 第一, 被调查对象的选择。调查表的调查结果在很大程度上取决于被调查者的选择。一般来说, 被调查对象应根据利用者研究的内容进行科学选择, 使其具备充分性、可靠性、代表性和适应性。第二, 调查表的设计。调查表的设计依据只能是利用者研究的内容与任务。一般说来 , 表格要求既全面系统, 又简单明确。调查表的内容大致可分为定性指标和定量指标两类, 前者只要求被调查者表明自己的观点、看法与意见, 后者则要被调查者填上一定的数据。根据内容的不同, 其表格又可细分为意见表、等级表、评分表、统计表等。第三, 调查结果的分析。对于回收的调查表中的调查结果应进行一般分析和评论。具体包括对结果的归纳与综合, 对被调查者的分析与评价以及对结论可靠性的验证。
(2 ) 问答法
问答法亦称询问法, 它是根据研究目的直接向利用者提问, 从而获取访问信息, 借以引出研究结论的一种基本方法。问答式的调研活动由于调查者与被调查者之间能直接接触, 因而提问可以不受空间限制, 调查内容十分具体、丰富, 其主要缺点是调查面受到一定的限制, 且需花费大量的人力。
采用问答法进行利用者研究时应注意以下问题: 第一, 明确调查目的, 围绕研究课题准确地提出被调查者需要回答的问题; 第二, 选择典型的、重要的调查对象; 第三, 对调查结果应作出多因素分析, 引出客观的结论。
(3 ) 实地考察法
实地考察法是在与利用者的直接接触中考察、研究利用者的一种直接方法。利用这种方法进行利用者研究时, 调研人员往往直接参与利用者的种种活动。该方法一般用来研究重要利用者的信息需求和相关问题。
实地考察是一项重要的调研活动, 调研人员只有与利用者长期接触才能取得较可靠的研究结果, 因此这一活动常常结合定题跟踪信息服务进行。
(4 ) 信息反馈法
信息反馈法是一种利用档案信息服务中利用者的反馈信息进行利用者研究的方法。采用此法进行利用者研究往往缺乏必要的“ 主动权”, 而只能从处理来自利用者方面的各种零星的反馈信息入手,进行分析研究, 引出结论。这一方法属于被动式研究方法。尽管如此, 由于利用者反馈信息具有可靠、具体的特点, 所以该方法正日益引起人们的重视。
2 间接调查法
间接调查法是利用者研究中的一种间接方法。所谓间接调查,就是调查与利用者有关的各种资料, 如利用者登记卡、服务工作记录、咨询记录、业务日记等。该方法虽然不直接与利用者接触, 但所调查的各种资料都与利用者的活动息息相关。与直接调查相比,间接调查具有调查可靠和使用灵活的特点。它不仅克服了利用者回答调查问题时的随意性, 而且不受时空的限制, 作为对直接调查的补充是可取的。
间接调查常见的具体形式有:
(1 ) 档案文献分析法
档案文献分析法通过调查利用者利用档案文献的情况, 开展研究工作。其调查内容包括下述几个方面:
① 利用者利用档案文献的次级;
② 利用者利用档案文献的专业类别;
③ 利用者外借档案文献记录;
④ 利用者参加咨询的提问及答复。
上述几个调研方面从不同角度提示了利用者信息需求和利用情况, 因此, 可以从其中的某一途径出发进行某一方面的研究。
(2 ) 利用者资料调查分析法
① 利用者特征资料调查分析
利用者特征资料系指反映利用者学历、职业、职务、爱好、水平等情况的书面材料和记录。对利用者特征资料的调查分析, 对于弄清利用者结构、信息需要、信息保证是必要的。
② 利用者其他资料调查分析
调查分析来自利用者方面的其他资料包括利用者业务活动资料, 如利用者的业务记录、业务信件、利用者利用档案信息系统的各种记录等。这一方法常用于一些重点利用者的调研。一般情况下, 在定题信息服务中开展这项研究工作是很必要的, 该方法的主要缺点是准确性、概括性不够。
③ 信息服务业务资料调查分析法
档案信息服务业务资料记录了利用者的档案信息需求、信息心理及信息行为的有关细节, 特别是开展检索服务和咨询服务的记录, 表达了利用者的各种基本需求。因而, 对这些业务资料的调查分析不失为一种简便的基本方法。
该方法的主要缺点是存在面的局限性。例如, 利用查询记录只能了解部分利用者当前的查询, 却不能了解目前尚未利用信息服务的潜在利用者的信息需求, 而后者在数量上可能占多数; 另外, 即是现实利用者, 他们提出的问题也远远反映不了全部信息需求。
