利用者研究的意义

 1 利用者的含义

档案信息利用者是档案信息机构的服务对象, 是具有一定的档案信息需求、具备一定的档案信息利用能力并且需要或正在利用档案信息机构的个人或团体。

档案信息利用者这一定义概括了档案信息利用者的三个主要特征:

(1 ) 档案信息利用者必须具有一定的档案信息需求。没有档案信息需求的个人或团体不可能成为档案信息利用者, 仅仅具有对物质性的生产资料、生活资料需求的个人或团体不是档案信息利用者, 仅仅具有对图书、情报等其他文献信息需求的个人或团体是读者或用户, 也不是档案信息利用者。

(2 ) 档案信息利用者必须具备一定的档案信息利用能力。档案信息利用能力包括获取档案信息的能力、阅读档案信息的能力、吸收档案信息的能力。这是利用者必备的基本条件, 也是区别于大众传播的听众和观众的重要特征之一。

(3 ) 档案信息利用者必须是需要或正在利用档案信息机构的个人或团体。有利用需求和利用能力的个人或团体很多, 但他们的需求可以通过其他途径得到满足, 只有那些有可能或正在利用档案信息机构来获取信息的个人或团体才是档案信息利用者。一般情况下, 我们将“ 档案信息利用者” 简称为“ 利用者”。

 2 利用者研究的必要性

(1 ) 利用者研究是提高档案信息服务手段针对性的需要。随着档案信息服务范围的扩大, 利用者数量激增, 利用者的组成由单一变复杂, 熟悉和了解利用者, 掌握利用者类型特点和结构特征, 才有针对性地开展档案信息服务。

(2 ) 利用者研究是满足档案信息服务内容适应性的需要。由于档案信息服务内容不断丰富和复杂, 使传统的服务观念和方法不能适应利用者的需要, 迫切要求研究利用者需求的特点和规律, 提供能适合利用者需求特点的服务内容。

(3 ) 利用者研究是提高档案信息服务效益性的需要。利用者素质的不断提高对档案信息服务要求不断提高, 档案信息服务要取得良好的效益, 必须通过研究利用者的需求层次、需求心理和需求规律才能实现。

 3 利用者研究的意义

(1 ) 利用者需求是制订档案管理系统目标的依据

档案管理系统的目标是为利用者利用档案信息提供档案信息服务, 而档案信息服务的有效实现则依赖于对利用者及其需求的研究, 任何偏离利用者需求的服务都将是无效的。通过利用者需求的研究不断修正档案管理系统目标, 调整系统内部结构, 发挥系统的最大功能。

(2 ) 利用者研究是提高档案信息服务质量的重要手段

只有通过利用者研究, 掌握利用者需求特点和规律, 才能实现档案信息服务的主动性和能动性, 针对性和有效性, 预见性和超前性, 从而提高服务质量和服务水平。

(3 ) 利用者研究是国家档案事业发展的需要

利用者研究为建立合理的档案信息机构网络, 确定其工作任务和重点提供依据; 利用者研究为档案立法和制定档案工作方针政策提供依据; 利用者研究为档案工作使用现代化技术提供依据; 利用者研究为规划档案干部培养、教育及部署档案宣传工作提供依据。