上一讲我们说到电子文件要借助于中介物才能被识读，这个中介物就是计算机的软硬件。电子文件的第二个特点就是系统依赖性。
电子文件的制作、处理，以至归档后的全部管理活动都必须借助于计算机系统才能实现，即使有了计算机，如果我们使用的计算机系统与生成原文件的计算机系统在软件、操作系统或硬件方面不兼容，我们就必须进行一系列的转换、迁移工作，才能确保电子文件的可读和可管理性。
例如说，我们要查看一份Word文件的内容，最基本的，我们必须要有一台计算机，其次我们要看这份文件存储在什么载体上，存储在软盘上的话要有软驱、光盘要有光驱、DVD光盘要有DVD光驱、优盘要有USB接口，等等。然后我们的操作系统还必须是Windows系统，必须装有Word软件，只有以上条件全部满足，才能查看这份电子文件。
电子文件的这一特性，要求在电子文件归档时，把相应的程序软件一起归档。否则，过若干年后，就可能出现保存完好的电子文件，因为找不到载体读取设备或者相应软件而无法读取的现象。或者，像现在的Word文件，由于Word程序是一种通用程序，被广泛使用，所以归档时一般Word程序就不归档了，但是这就牵涉到电子文件迁移的问题，在讲述第四个特点时会深入讲解。
