今天受教育科的委托和大家共同了解一下什么是机关档案室工作，应如何做好机关档案工作，在机关档案工作各环节中应注意的问题。以便为各类档案移交进馆奠定基础。
一、机关档案室工作
我们大部分都是从事机关档案和文书工作的,对本机关档案室的工作职能和本人的职责并不是很了解,有必要给大家，简单的介绍一下。
档案法律、法规明确规定了机关档案室的职责：
《档案法实施办法》第九条规定：“机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构依照《档案法》第七条的规定，履行下列职责：贯彻执行有关法律、法规和国家有关方针政策、建立、健全本单位的档案规章制度：指导本单位文件、资料的形成、积累和归档工作；统一管理本单位的档案，并按照规定向有关档案馆移交档案；监督、指导所属机构的档案工作。”
首先来了解一下：什么机关档案室以及机关档案室的性质、作用、任务。
（一）、机关档案室
档案室是各机关（包括团体、学校、工厂、企业、事业单位等）统一保存和管理本机关档案的内部机构，是整个机关的组成部分，是属于机关管理和研究咨询性质的专业机构。
党、政、军等机关单位的档案室，又是机关的机要部门之一。
从全国档案工作来说，档案室是国家档案工作组织体系中最普遍、最大量、最基层的业务机构。
1、档案室的性质
档案室作为全国档案工作体系中最基层的档案业务机构，主要表现出三个方面的性质：
- 档案室是机关的内部组织机构
机关档案室工作，是机关工作的组成部分，是机关为适应档案管理的自身需要建立的一种专业组织，从事本单位内档案工作的组织管理及档案的保管与提供利用工作。大部分隶属于办公室或相关业务部门。
如文书档案室隶属于办公室；会计档案室隶属于财务部门；人事档案室隶属于人事部门等等。
2）档案室是保存档案的过渡机构
档案源于形成者，是机关管理活动的记录。为了满足档案形成者自身的需要，由本机关在一定时间内对档案进行管理、利用是必需的，也是合理的。因此，机关档案管理最为普遍的方式是由档案室集中统一管理本单位的全部档案。
从国家和社会的整体利益出发，为了使档案成为社会共享的财富并取得良好的保管，档案室也有向国家档案馆移交档案的义务。向国家档案馆移交档案能够便于社会各界对档案的利用，也是满足国家信息开放的需要，便于国家档案资源的有效整合。打造一个档案综合保管和利用服务平台。因此，档案室一般不可能成为永久保管档案的基地，在档案保管上只能是一种过渡性、中间性的档案机构。
3）档案室的主要任务是服务本机关
档案室档案的来源局限于本机关，馆藏档案构成具有单一性。从档案室所藏档案的价值形态来看，一般仍是处于第一价值阶段，其对机关日常管理工作仍具有很强的现实作用。
因此档案室的服务方向、服务对象、服务范围基本局限于机关内部。机关档案室档案的提供利用具有一定的局限性，不利于现行文件和档案的利用。
如：老百姓要利用未进馆的档案或文件，首先必须知道文件是哪个单位制发的；这个单位办公地址和场所，进门还要登记等等，有时往来于好几个单位。因此，市领导准备将全市机关档案集中在一管理，成立一个档案保管中心和利用中心。这样既方便了利用，也保证了档案的安全，到了档案该进馆年限时又方便了档案移交进馆。
2、档案室的作用
档案室的作用表现两个方面：
一方面，档案室是机关内具有参谋和咨询作用的部门，它是机关工作助手，为机关管理和机关职能活动提供必要的档案信息支持。所以，档案室工作是机关工作的组成部分，是提高机关工作效率和工作质量的必要条件，是机关管理工作和业务职能得以延续的重要手段。
另一方面，档案室是全国档案工作的基础。机关档案室是国家档案不断补充的源泉，国家档案的完整程度和连续积累，首先取决于档案室；在全国档案工作组织体系中，档案室是档案形成后首先提供利用，并且大量发挥现实作用的阵地；档案室是先期保管具有长远价值档案的过渡机构，源源不断地位档案馆输送档案资源 ，成为丰富馆藏资源的基地。
3、档案室的任务
档案室的基本任务是：集中统一地管理本机关各部门形成的各种门类和载体的全部档案，为本机关各项工作服务，并为党和国家积累档案史料。
档案室的具体任务在《机关档案工作条例》、《机关档案工作业务建设规范》等法规中有明确规定，概括起来主要是：
1）对本机关文书部门文件材料的归档工作进行监督
机关档案工作人员，一方面，负有对本机关工作活动中形成的具有保存价值的文件材料的整理、立卷、并定期向档案室移交归档，对本机关或所属单位的档案文件材料归档工作负有指导和监督职责；另一方面，为了保证归档文件的完整，便于保管利用，对文件的形成、文书的处理、公文格式、公文用纸、书写材料等方面存在的问题，向有关领导和业务部门提出意见和建议的义务。
2）负责管理本单位的全部档案和相关资料，并积极做好提供利用工作
档案室是本机关存储、加工和传递档案信息的部门，负责档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和服务利用工作，编制必要的检索工作，做好电子目录和电子档案工作，为档案服务提供先进的检索手段。
3）定期把具有长远保存价值的档案向同级档案馆移交
档案室工作是档案馆工作的基础。档案室移交的档案，其完整程度、价值高低、整理质量、保管状况等，都直接影响到档案馆的馆藏建设，影响到国家文化遗产的积累和保护的状况。因此，做好档案室工作，对国家档案信息资源的积累和维护历史真实面貌，以及档案资源的开发利用效果，具有十分重要的作用。
（二）、如何做好机关档案工作
针对如何做好机关档案工作，我从档案工作的几个重要环节：收集、整理、鉴定、保管、利用五个方面介绍一下。
1、做好档案收集工作
档案收集工作是档案业务管理工作的第一个工作环节，是档案室工作的起点，是档案室取得和积累档案的一种手段。档案收集是决定档案管理工作存在和发展的重要条件。
档案的收集是否齐全完整，取决于文件材料归档前的收集工作，文件材料的收集是否齐全完整，直接影响到档案的收集的齐全完整。
档案管理工作的对象是档案，没有档案，档案管理工作将是无米之炊，也就谈不上档案的整理、鉴定、保管、统计、检索、编研和利用等。收集不齐全、馆藏不丰富同样也会影响档案工作的顺利进行。
在文件材料的收集过程中应注意如下几个方面：
1）要以《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表》为原则，以本机关制定的《归档范围分类方案和保管期限表》为依据，结合本单位的各项职能活动的特点、规律进行收集。
2）要确定收集的重点：一方面应明确每年形成的重要材料如：会议记录、 纪要、总结、重要的业务材料、重大活动、项目材料等等。另一方面确定重要科室和重点人员，重要科室指的是本机关主办业务部门 ，重点人员指的是文件的起草者、制发人，业务经手人，还有经常不愿意移交文件的人员。
3）要避免只保存上级文件而不保存本机关文件，或只收集本机文件而忽视下级和上级业务部门的文件。要注意保存收集原稿、原件。如我市个别单位只归档党组、局长会议纪要而忽视了原始会议记录的归档。
4）要把握收集的方法和时机，本着档案的形成特点和档案发挥的作用的规律，既要防止办理完毕的文件或档案形成机关尚在经常使用的档案，过早集中起来；又要防止忽视整体的需要，把应集中的文件档案存放在个人手中。
5）要在每个年度归档立卷期内将应当归档的文件、档案资料收集齐全完整，杜绝任何人以任何借口不移交应归档的文件或档案。
6）要保证档案的齐全完整。档案的齐全完整主要表现：
—— 档案文件个体的完整即不缺张少页。
——同案档案文件的齐全完整：如一项工作、一起事件、一次会议、一个工程项目、一种产品、一次重大活动等
——全宗内的文件要齐全完整，每一个立档单位形成的，具有一定的保存价值的文件，声像、图表等不同类别、不同载体的材料，均应收集齐全，能够全面反映各立档单位的历史真实面貌。
7）要完善档案文件的交接手续，制定移交书，制定移交目录。明确移交内容、数量、移交时间，由双方业务部门领导和经办人签字。
如：去年我市某个单位，上级纪委办案，需要查看党委（组）、局长办公会议记录时，几年都没归档。追究责任时首先是文书或档案管理人员，无论什么原因，为什么没要，不给好，写明原因，领导签字，否则你就是待宰“羔羊”。
档案整理张超已经给大家介绍了，本人不在累述
2、做好档案的鉴定工作
大家想一下，档案归档时为什么要鉴定，不鉴定行不，不坚定的确很方便，无论有无价值全部归档。这必然造成无价值的和有价值的或有重要价值的档案混在一起，臃肿庞杂，从而浪费人力财力，档案利用犹如沙里淘金。
通过鉴定工作，去其糟粕、留其精华。剔除无价值的，保管好有价值的。
通过鉴定工作分清主次，对价值大的档案，给予良好的保管条件，尽可能延长档案的寿命。区分档案材料的主次，一旦遇到突发事件时，可以迅速抢救和转移重要价值的档案。
因此，档案价值的鉴定决定档案的命运，涉及档案的“生死存亡”和馆藏质量，如果错误地销毁了有价值的档案，会造成无可挽回的损失，反之，保存大量无价值的材料而使“档案膨胀”，也有碍于档案的科学管理和利用。《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表》为机关文件材料的存与毁，文书档案的保存与销毁提供了依据，为了确保档案价值鉴定的准确性，避免个人认识的局限性、片面性以及由此造成的判定档案价值过宽或过严的偏向，有效防止人们有意无意地错误销毁档案，维护档案的齐全完整与安全。
1）档案价值鉴定工作的基本内容：
——制定档案鉴定的有关标准，包括单行规定和档案保管期表等；
——具体判定档案材料的价值——有用性及有用程度，确定其保管期限；
——剔除本无保存价值和保管期现已满的档案，按规定进行销毁或做相应的处理
2）如何判断“重要的和一般的”文件材料
档案的保存价值有重要性和时间性两个方面的衡量标准，重要的和一般的保存价值，如何确定“重要的和一般的”文件材料，直接影响到能否准确划分保管期限。国际公认“文件鉴定工作或许是档案工作者全部工作最困难和最重要的一项专业活动”。
因此，对《保管期限表》几处提到的“重要的”和一般的文件材料的鉴定和保管期限的确定应从以下几个方面来把握。
（1）从文件的政策性、法规性、方针性来判断。如：“上机关制发的属于本机关主管业务的文件材料。
（2）从上级机关领导的行政级别和事由的重要程度判断。如：“上机关、上级领导检查、视察本地区、本机关工作时形成的文件材料。针对本地区、本单位重要批示应永久 、一般的30年”，国家领导人、省部级领导视察本地区、本单位材料应为永久保管，其他应为30年。
（3）从机关制发文件材料的业务内容来判断。属于本部门主要业务的，重点工作的或执行完成时间跨度长的应视为----“重要的”
（4）从案件的违纪程度判断。如纪检、监察部门形成的办案材料，违纪违规程度只达到警告处分的形成的综合性材料视为“一般的”，30年保管，警告处分以上的视为“重要的”
（5）对于复议、国家赔偿等应从有效时限，涉及资金多少，物品的贵重以及事由的重要程度来判断。
（6）对于行政处罚、处分从行政处罚的种类和行政案件的程度加以区分。如：行政处罚法规定的“警告”应视为一般的而没收非法所得、财物，责令停产停业，吊销执照，行政拘留形成的文件材料，应视为“重要的”；如：警告、记过、记大过、降级、撤职、开除6钟处分，只有警告是“一般的，其他应视为重要的。
（7）从活动的规模、影响力、问题的大小，时间的长短等因素来加以区分。
（8）从“民生”和与“人”有关的文件材料来判断。
如：上级机关制发的关于职称、工资、社会养老、医疗保险、就业、升学、社会救济、福利等等。
在日常鉴定过程中，档案保管期限介于永久和30年之间或30年和10年之间时，本着保管期限从长的原则。
3、做好档案的保管工作
档案保管工作的任务：建立和维护档案的存放秩序；防止档案损坏；延长到档案寿命；维护档案安全。档案保管工作应当做到四不：不散---不使档案分散、不乱---不使档案互相混乱、不丢---档案不丢失不泄密、不坏---不使档案遭到损坏。
1）库房要求：档案室设置不宜设在楼的最低和最高层：不宜设在阳光直接照射、温度较高的房间；不宜设在水源、电源或锅炉房附近；做到库房专用不能存放杂物或办公混用。做到库房应采取防火、防盗、防尘、放光、防水、防高温、防有害生物、防有毒气体等安全措施。
2）库房温湿度控制。适宜的库房温度应在14℃---20℃之间，相对湿度在50%---65%之间
增温、增湿和降温、降湿调控方法：使用机械设备进行调控；打开门窗或排风、换气扇等方法进行自然通风；人工方法来对库房温湿度进行调整，洒水、拖地、水盆等进行增湿，装具内放置木炭、生石灰等进行降湿。
3）档案在装具中的存放方式
档案在装具中的存放有竖放和横放两种。目前采取竖放的较多；好处是捡取和存放案卷比较方便。平放的方法，虽然取放不太方便，但对保护档案是有利的。平放是为了增加盒内文件的接触面，避免文件竖放时头重脚轻而发生弯曲折损，文件上的皱纹日久就会消失。从长远考虑，档案盒平放比竖放有利于防护档案，适合于保管珍贵档案和不宜于竖放的档案（如卷皮质软、没有装订、幅面较大等） 。平放档案时，为了取放方便和避免文件承担过重的压力，堆叠高度以不超过0.4米为宜。但是同一档案部门，同一机关两种存放只能选一种，，以保持整齐美观。
4、做好档案的利用工作
档案利用是以利用者为服务对象，以提供档案馆（室）档案为手段，采取多种形式和方法，开发和提供档案为利用者服务的工作。
1）要熟悉馆藏，了解需求。开展档案利用工作就要求档案工作者既熟悉档案馆（室）内保存的档案，又必须了解外界对档案的利用需要。熟悉馆藏就是要熟悉档案内容、成分及存放位置，深入了解档案的形成、整理状况及利用价值，特别是对重要档案要了如指掌。了解需求，就是要做好档案提供利用的预测工作，即对一定时期内可能会大量利用的档案的单位、利用档案的内容的预测工作。
2）要研究利用工作的特点和规律，了解利用效果。认真填写借阅档案登记，做好提供利用情况登记，准确登记查档人信息，调卷数量、利用档案内容、利用效果以及利用的目的和对利用工作的意见。
3）要正确处理好利用和保密的关系。保存档案的目的是为了利用，但涉及党和国家重大机密的在利用中必须严格控制利用范围，在利用过程中认真审查档案内容及密级。确保不泄密。
第一，要澄清“利用危险，保密保险”以及档案“无密可保”的错误思想。
第二，要认真严格审核档案内容，根据时间地点和条件的变化情况，调整档案的密级，逐步扩大开放范围，减少批准手续，方便利用者利用。涉密文件和党委（组）、局长办公会议记录，必须办理审批手续。
第三，加强档案信息安全管理，对政府公开信息和开放档案的审核必须严格，凡涉密和内容敏感的都不要公开或开放，更不要上互联网。做到涉密的不上网，上网的不涉密。
4）要利用档案与保护档案的关系。档案是国家的宝贵史料，为了维护档案的完整与安全，并尽可能地延长档案寿命，在利用过程中保护好档案原件（举例：再利用档案过程中丢失、借出不还的、文件破损的）。
5）要严格执行档案借阅制度。履行涉密文件、档案借阅的审批手续。做好档案利用登记，重要档案借阅时，做好档案的监督工作。及时检查催缴借出档案。档案归还时必须对档案进行检查，看一下档案的状况，有无涂抹、损毁等
——做到按规定办理利用手续，查阅档案时，在阅档室阅览，不允许在案卷上圈划、批注、涂改、剪裁或拆散档案。你所提供档案不经领导同意，不能随意拍照。
——凡经批准查阅的档案，如需摘抄、复制的，须经档案人员审核同意，秘密以上档案需作必要摘录的，须经局领导批准，用完后及时交档案人员处理。
——档案人员应做好档案利用反馈工作。在向利用者提供利用的同时，做好《档案查借阅登记》，并附一张《档案利用效果登记表》，利用工作结束后，利用者填写，及时交档案室查存。
二、档案馆对机关档案的接收
档案馆通过不断接收现行机关、撤销机关的档案，征集历史档案等手段，来丰富和充实馆藏，以满足社会利用档案的需要，使档案馆成为保存档案史料的基地和社会各方面利用与研究档案资料中心。
档案馆收集的基本指导思想是，在维护党和国家历史真实面貌的前提下，根据档案的分级管理原则，将应该由本馆收集的一切具有历史凭证作用和科学研究价值的各种门类、各种载体的档案，齐全完整地收集进馆，建立数量充分、质量优化、成分充实、结构合理的馆藏体系。
（一）、档案移交进馆的依据：
《档案法》第十条规定“机关团体企业事业单位和其他组织必须按照国家规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何人不得据为己有”。
第十一条规定“机关、团体、企业事业单位和其他组织必须按照国家规定，定期向档案馆移交档案”
《档案法实施办法》十三条规定：“属于中央级和省级、设区的市级国家档案馆接收范围的档案，立档单位应当自形成之日起满20年即可向有关大国家档案馆移交；”
《黑龙江省档案管理条例》第二十条规定“列入市（行署）综合档案馆接受范围的档案，自形成之日起满5年向市（行署）综合档案馆移交”。
（二）、档案移交进馆的具体要求
在进馆过程中应贯彻三句话：
做到“进馆范围不缩减、进馆要求不降低、进馆时间不拖延。
——进馆范围不缩减，就是不但文书档案要进馆，而且照片、声像以及印章等实物档案也要进馆；不但传统载体档案要进馆，而且电子档案和档案数字化成果也要进馆。
——进馆要求不降低，就是要抓好进馆档案质量，注意把日常业务工作与档案进馆协调起来。不能平时不努力，临时抱佛脚，导致进馆时有些应归档文件材料散失，造成国家档案资源的损失。
——进馆时间不拖延，就是要按时移交档案。列入移交计划的，要按时限要求尽早完成移交工作；列入移交计划未按时完成的，要克服困难，尽快完成移交。
1、范围要求：纸质档案、声像档案、专业档案、电子档案、重大活动、重要项目档案，尤其是涉及民生、百姓切身利益的档案都应列入进馆范围。
2、质量要求：归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易退变的文件应予复制。整理归档的文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。如铅笔、圆珠笔、复写纸等。
树立质量意识，严格把好移交档案质量关。 在档案移交工作中，必须特别强调加强基础工作。移交进馆的档案不仅要求齐全完整，确有永久保存的价值，而且要求质量合格，便于日后档案馆的科学管理和有效提供利用。如果大量不符合案卷质量标准的档案接收进馆，档案馆的重复劳动就不可避免，造成不必要的人力、物力和财力浪费，给档案馆增加新的负担.
1）实体档案：
收集方面：符合国家档案局8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表》中关于机关文书材料归档范围和文书材料不归档范围的规定。
鉴定方面：符合国家档案局8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表》中的保管期限表的规定。
整理方面：（文书档案、照片档案、专业档案等） 文书档案符合《归档文件整理规则》、 照片档案符合《照片档案管理规范》、专业档案符合相关专业档案管理规范的要求。
档案分类：分类清楚，前后一致 ，一个全宗应按统一的分类方案，不能随意变动，要做到类别设置合理，各类之间界限清楚，层次分明，归类准确。 分类方法一般采用年度——组织机构（或问题）分类。
2）电子档案：符合《电子文件归档与管理规范》的规定
3、检索工具要求：
纸质目录：格式符合要求
电子目录：格式符合要求、电子表格，杜绝使用word表格格式
4、涉密档案要求 ：按照国家《保密法》和《国家行政机关公文处理办法》 和《中国共产党机关公文处理条例》要求各机关对本机关的档案和文件进行解密、划控处理。
5、档案核对要求：检查案卷或文件是否有丢失、破损、缺张少页等；核对实体档案和目录是否一致如：实体档案的页数与纸质目录的页数是否一致；实体档案的件号与归档目录的件号是否一致；实体档案的文件字号、时间、责任者、题名与归档文件目录是否一致；盒内文件归档章各项内容与盒外脊背各项内容是否一致，如：全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、起止件号（总件数是否一致）。
（三）进馆文书档案的接收标准
1、机关文书档案的立卷必须按照《归档文件整理规则》进行立卷归档。
归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒。每项工作必须规范标准。
归档章项目应齐全必须有项目如全宗号、年度、保管期限、件号，类别项应视具体情况应有尽有。
盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、起止日期、盒号必备项目齐全。
2、认真审查归档文件是否齐全完整，已破损的文件是否修整，字迹模糊或易退变的文件是否复制；归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护的要求。
3、档案装订时应使用两个书钉或钢夹。超过一公分的文件应采取三针一线装订。归档文件2页以上的必须装订。
4、归档文件的分类应保持前后一致。保管期限鉴定应准确无误，对保管期限鉴定不准确的，应当调整后，编制目录在移交进馆。
5、根据本单位的工作实际和《分类方案、归档范围、保管期限表》，进行认真核对本单位已存档的档案是否遗漏。本单位形成的应当永久或30年保管的材料是否全部存档。如：党组、局长办公会议记录和会议纪要是否齐全等。
6、档案盒的选择应根据每盒归档文件的实际厚度，避免盒内空间剩余过大或装涨盒。进馆前应检查发现这种情况应及时更换。
7、在立卷时存在密级的文件应在归档文件备注栏表明，档案进馆前应当对本单位的涉密文件进行重新审定，涉密的档案应当注明密级或标明利用范围。
8、归档文件纸质目录和电子目录应完整上报，纸质目录一式三份，向档案馆移交二份。纸质目录、电子目录 。
（四）、档案移交进馆容易出现的问题
1、文件材料收集不齐全：有的单位没有会议记录、工作计划、干部名册、业务、人事报表等。
存在增加件现象，应该存档的文件因没有收集上来或保留相关人手中，导致立卷归档时没有归档，过一段时间发现没有存档，就直接放入档案盒中。也不鉴定、不装订、不编制件号、不编制目录、盒脊背检索信息不变动。
2、保管期限的划分不准确、不固定、标准不一。
3、档案装订不规范，有用一个书钉的，有用胶水粘贴的，有订的松懈的；
《归档文件整理规则》规定了文件装订可以粘贴，粘贴不能随意粘贴，你粘贴到左上角上下3公分处，既不规范，也不利于文件的利用。正确的方法应该左侧1厘米、从上至下粘贴。建议别使用粘贴的方式。书钉方便快捷、适用、规范。
4、档案保管时存在丢失件级档案现象。在2007-2010年机关文书档案的接收过程中，已接收40个单位中仅有个别单位存在缺件的；
5、归档文件目录编制不规范的，电子目录不全的；目录项目不齐全，表格没有标题，规格不统一，表格过大或过小，字体字号不统一；
6、归档章项目填写不齐全的；
7、归档文件在装盒或利用过程中存在破损的，档案盒存在破损的；
