上海市档案馆倪红、吴梦玥
中共十七大报告提出要加快推进以改善民生为重点的社会建设，国家档案局于2008年初印发了《关于加强民生档案工作的意见》，要求在全国建立覆盖人民群众的档案资源体系、建立方便人民群众的档案利用体系。民生档案已经成为新形势下全国档案工作的重点和热点。2011年8月，上海市档案局馆长朱纪华在上海市区县档案局馆长会议上强调：解放思想、创新机制、合力推进档案远程利用服务体系建设，这是档案服务大局、服务民生、服务各方的需要，是档案资源共享理念的体现，也是上海正在实施的“十二五”规划、建设“城市数字记忆工程”的重要组成部分。从广义上来讲，与人民群众利益直接相关的档案都称之为民生档案，它涉及社会生活的方方面面；从狭义上理解，目前的民生档案主要指涉及公民个人的户籍、学历、婚姻、房产、公证、荣誉、职称、支内支边、上山下乡、离休退休、就业安置等凭证性档案。民生档案与百姓利益紧密相连，在解决百姓民生问题过程中起着不可或缺的凭证和参考作用，做好民生档案工作是维持社会稳定、构建社会主义和谐社会的重要工作之一。
一、上海市档案馆民生档案远程利用服务实践
1、开展“就地查询，跨馆出证”服务情况介绍
2010年9月，为贯彻落实国家档案局民生档案建设要求，促进市和区县国家综合档案馆民生档案信息共享，方便市民利用民生档案，更好地为民服务。上海市档案局在市和区县国家综合档案馆推动并开展“就地查询，跨馆出证”远程协同服务机制，上海市档案馆等部分区县国家综合档案馆参加该远程协同服务机制。
就目前而言，“就地查询，跨馆出证”远程协同服务机制的服务内容涉及婚姻登记、计划生育、知青、知青子女、支内支边等五类档案的查询及出证。需要查阅该五类档案的市民在任何一家参加远程协同服务机制的档案馆，填写远程协同服务档案利用申请表，办理远程协同服务查档申请手续，就可利用相关档案公共服务系统进行跨区域的查阅，并由查阅地的档案馆开具相关档案证明，可以免去来回奔波的麻烦。
由于上海市档案馆并不保存婚姻登记、计划生育、知青及知青子女等档案实体，作为“就地查询，跨馆出证”机制的参加单位之一，我馆提供的服务主要有两类：一是为查阅支内支边档案的利用者直接提供馆藏相关档案；二是通过局馆数据库内的“上海市区县专题目录管理系统”为来馆来电要求查阅婚姻登记、独生子女证、知青、知青子女等档案的利用者提供信息咨询服务。据2010年10月至今的数据统计，共提供相关服务余2600次。具体情况详见下表：
上海市档案馆远程协同服务情况统计表
（自2010年10月起，截止2011年10月）
2、区县专题档案目录管理系统对远程利用服务协助作用
上海市区县专题档案目录管理系统是建立在上海市档案局馆局域网上的目录检索系统，目前其主要内容为本市各个区县国家档案馆以以硬盘拷贝的方式送交的婚姻登记、计划生育、知青、知青子女等民生档案目录数据。由于技术原因，目前该系统仅为上海市档案局馆内部检索系统，尚未在全市范围内实现数据库联网查询。当利用者无法确定需查阅的民生档案实体保存地点时，可以通过来电方式，对“上海市区县专题档案目录管理系统”进行查询，从而确定相关民生档案的保存地。
目前的“上海市区县专题档案目录管理系统”以登记人姓名为主要检索字段，可以查询全市18个区县国家综合档案馆保存的婚姻登记档案、计划生育档案、知青上山下乡档案、知青返城档案、知青子女入沪档案的目录信息，共计967万余条。有了该检索系统，无论是调查取证还是普通市民查询，只需要一通电话，利用者就能在市档案馆查阅服务中心工作人员的协助下迅速地查询到档案实体的保存地点，再就近去区县档案馆办理远程协同服务查档手续。自2010年9月“就地查询，跨馆出证”远程协同服务机制开通至今，上海市档案馆已经为将近1200位利用者提供了跨馆查询服务。区县专题档案目录管理系统将各区县档案馆相关档案目录串联在一起，有效地解决了“有档查不到”的问题，成为当前远程协同服务机制中的一大助力。
二、民生档案远程利用服务实践中存在的问题
“就地查询，跨馆出证”远程协同服务机制和区县专题档案目录管理系统是档案部门和档案工作者以人为本，通过不断探索和尝试建立的民生档案利用服务体系的雏形，在为民服务的实践中取得了一定的成绩，但也暴露出不少问题。
1、覆盖全市的民生档案资源共享的服务平台尚未形成
当前，上海市民生档案远程利用服务已经初有成效，正逐步建立民生档案目录管理系统。部分区县档案馆在政务外网上已经设有自己的远程利用服务平台，能够为本区域居民提供就近查询本地馆藏民生档案的服务，但尚无法提供跨馆查档，异地馆需要通过电话传真把档案全文或证明传输给本地馆，再由本地馆加盖证明专用章，方能完成出证工作。而上海市区县专题目录管理系统还只是基于市档案馆内网的数据库，且目前的这种采取手工录入、硬盘拷贝的传统方式由于不可能做到数据及时更新，将无法满足社会对民生档案不断扩大的利用需求。因此，并未真正实现资源共享，更谈不上方便快捷。
2、上海市区县专题档案目录管理系统本身的问题。
首先，著录信息不统一、不完整，数据库结构简单，检索项过少，直接影响查询速度及查准率。以一年来咨询量最大的婚姻登记档案为例，上海市区县专题档案目录管理系统中保存的婚姻登记档案目录信息涉及18个区县档案馆，逾570万条。目前，婚姻档案目录仅能以双方的姓名为主要检索项，而对确定个人身份至关重要的身份证号却由于著录信息不统一、不完整而无法作为主要检索项。因此，查询时经常会检索出大量同名同姓的相似信息，工作人员必须通过登记日期、出生日期等信息辅助查询，才能确定所需婚姻登记档案的准确保存地点，检索速度及查准率都受到影响，尤其是只知道一方姓名时的检索速度与查准率就更低。
其次，资源严重不足、覆盖面过小，查出率难以提升。由于各区县相关民生档案目录数据库建库工作进度不同，该目录管理系统总体资源不足且分布不均。知青返城档案和知青子女入沪档案仅分别导入6个和7个区县档案馆的目录信息，不足全市的一半；查询量最大的婚姻登记档案目录信息时间跨度也参差不齐，尤其是离婚档案目录信息急需充实完善；2011年独生子女费每月由2.5元增加到30元，因而独生子女证档案查阅量大幅增加，但由于该检索系统内相关档案的目录信息不完整，大大影响了查出率。
第三，传统技术限制民生档案远程利用服务进一步发展。虽然从理论上讲，硬盘拷贝的方式也能够将区县专题档案目录送达至每一个区县档案馆，甚至是社区服务中心，但是数据的更新和更正却费时又费力。更新数据要先由各区县档案馆人工采集送至总库，再由总库工作人员整合、拷贝、再分送至各区县档案馆，过程冗长又容易出错，常常导致数据库信息滞后的问题。2010年年底“上海市区县专题档案目录管理系统”的婚姻档案目录信息最新只能查阅到2000年前后的数据，直到近期才得以完全更新。
三、未来民生档案远程利用服务的展望
上海市档案局馆长朱纪华在《委办局领导共话“十二五”》访谈中提到：“以前我们说国家的事，最小的事是大事，个人的事，最大的事也是小事。这种将国家和个人割裂开来看问题的观点，现在回过头来看，也是有一些问题的。不少个人的事，对当事者家庭来说，就是百分之百的大事，这样的大事，不弄踏实了，整个家庭就不安宁，没有家庭的安宁，哪里来社会的和谐。”的确，民生档案的原始性和凭证性，对每一个个人和每一个家庭来说都是不可替代的。因此，踏踏实实做好民生档案工作应成为当下档案工作的题中之议。
1、强化服务意识，提高服务质量
随着民生档案远程利用服务工作的不断深入开展，档案事业正面临着越来越多的机遇和挑战。新形势对档案部门、档案工作者提出了更高的要求。
档案信息的区域共享和远程利用，使档案利用效率得到了质的飞跃，也为档案信息安全工作带来新的考验。区县档案馆与基层档案部门要不断加强业务联系，重新审视现有利用规定，及时修订符合实际的规章制度；深入社区，对相关工作人员进行定期培训、考核上岗；每个工作人员都应时刻牢记职责所在，提升责任意识，将档案信息安全放在第一位。
档案信息共享化要求每个档案工作者尤其是接待人员更应加强自身学习，努力提升业务水平。仅仅了解本馆馆藏是远远不够的，要在工作中注意观察和学习，了解政策变化、找准群众利用需求，在接待中及时给予正确的指导和引导。急人所急，更能想人所想，进一步发挥远程利用服务优势，切实提升服务质量。
2、加强馆际联系，逐步深入基层档案部门
最了解民生的往往是基层部门，建立便捷的民生档案远程利用服务体系，离不开基层档案部门。民生档案远程利用服务工作必定会由简单的区县档案馆馆际协作，向基层档案部门不断细化，实现真正信息共享。目前，已经有部分区县开始尝试这种区域内共享模式，以街道为单位提供便捷的民生档案查询出证服务。例如，杨浦区采用的是直接式的共享模式：由杨浦区档案局授权，在街道办事处专设查档“窗口”，可以直接通过网络平台（政务内网）查询民生档案，立即出证。而徐汇区采用的是委托式的共享模式，街道查档“窗口”接到查档申请后，向徐汇区档案馆提出二次申请，由区县档案馆工作人员查询档案后通过网络平台（政务外网）将电子文件传输给街道查档“窗口”，由街道工作人员出证。这种区域化的民生档案利用模式不仅能够最大程度的方便百姓查档办事，还能帮助总库及时了解并掌握各区域利用动态情况，为维护百姓利益、缓解社会矛盾、构建社会主义和谐社会发挥积极作用。
3、通过“一站式检索系统”逐步构建覆盖全市的民生档案公共服务平台
为了更好地为社会服务，做好民生档案工作，上海市档案局于2011年4月全面启动了“城市数字记忆工程”，其中，通过政务外网构建连接全市各级档案馆（室）和基层档案利用部门的“一站式检索系统”，实现对民生档案的互联互查、合理利用，并逐步建立起一套全市通用的面向社会公众的档案的服务平台，是该工程的重要组成部分之一。9月，市档案局围绕社会公众对民生档案的利用需求、区县档案馆与“一站式综合检索系统”的衔接等问题召开专题会议，开展了深入探讨。会议一致认为，通过“一站式检索系统”，不但可以满足社会公众对婚姻登记档案、计划生育档案、知青上山下乡档案、知青返城档案、知青子女入沪档案利用需求。最终实现市、区两级档案资源库联网，为社会公众提供民生档案“异地利用、就地出证”等便捷化服务。
参考文献：
（1）邹伟农，《上海推进“就近查阅、跨馆出证”服务工作》，《中国档案报》2011年5月20日总第2156期，第一版
（2）沪档（2010）147号文，《关于建立上海市国家综合档案馆“就地查询、跨馆出证”远程协同服务机制并启用档案证明专用章的通知》
（3）上海市档案馆利用服务部，《2011年10月份上海市档案馆外滩新馆查阅接待工作月报》
（4）戴志强，《当下我国档案信息资源建设焦点的思考》，上海档案信息网2009年9月14日
（5）《让档案走进千家万户——对话上海市档案局（馆）党组书记、局（馆）长朱纪华》，工委宣传部《委办局领导共话“十二五”》访谈，2011年7月
（6）邹伟农，《上海建设馆际、馆室、馆社“三联动”的档案远程利用服务体系》，上海档案信息网2011年8月8日
