机关文书档案整理-制定归档制度和适时修订
初始态的编制工作已完成
2007年1月份我局 《转发国家档案局关于〈机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定〉的通知》（穗档[2007]1号）
适时修订
主要面临本单位的工作内容增减、机构变化等之时。
归档制度内容包括：
文件材料归档范围和档案保管期限表、归档时间、归档要求、归档程序等。
（一）文件材料归档范围
归档范围是归档制度最重要的内容，是指哪些文件需要归档，哪些文件不必归档；是筛选有价值信息资源保存下来的重要工作之一；是监督文件收集归档齐全、完整的依据。
正确划定归档范围是保证归档文件齐全、完整、系统的关键。
编制形式可按工作职能，也可按工作机构。
归档范围划分的原则：
（1）以“我”为主，以“人”为本。
划定文书档案归档范围，各单位应根据国家、本地区、本行业的有关规定（8号令、10号令），结合本单位 “三定方案”突出反映本单位基本职能活动和各项业务工作。
以“我”为主即收文应以是否与单位工作有直接关系、本单位是否需要办理、本单位日后是否查考利用为文件归档的出发点。
以“人”为本即将与人有关的文件材料大多永久保存。
（2）不能“有文必档”，不能“有档不归”。
归档范围确定重点掌握两点：
一是本单位形成的文件材料（发文）只有少部分不归档；要掌握不归档文件有哪些？
二是本单位收到的文件中（收文）需要归档的只是收文中的一小部分。
因此，我们在掌握本单位文书档案归档范围时，要重点抓住本单位形成文件中不归档的部分，以及收文中归档的部分。
显然：归档范围制定的准确比划定保管期限还关键。
（3）不能将专业档案纳入文书档案归档范围。
有的单位将专业档案归入文书档案……
这类现象之前较多见，应将专业档案作为综合档案管理分类中“业务档案”的属类，过去已经归入文书档案的，无需拆卷，但从现在开始按专业档案来整理，并在全宗指南和当年归档文件整理说明中说明。
专业档案需另外编制归档范围。近几年与有关部门联合制定了好几个专业档案相关管理办法。
（4）表述多用具体文件类型，不用“重要的”和“一般的”。
对国家、行业规定中的“重要的”、“一般的”要定量地界定为本单位应归档文件材料类型，且具有可操作性（先确定一个界线以统一做法 ）。
（具体有学习参考8号令解释）
（二）文书类档案保管期限
编制文书类档案保管期限的基本原则有两条：
一是凡反映本单位基本历史面貌、主要职能活动，在维护国家、单位和职工权益等方面具有长远利用价值和凭证价值的材料应该列为永久保管。应重点研究和把握。
二是凡反映本单位一般工作活动，在一定时期内有查找利用价值的材料，应列为定期(30年、10年)保管。（标时制分界线约为2007年）
（三）文件归档范围和档案保管期限表体例
最好增加一列表明责任岗位
（四）文件材料归档范围和档案保管期限的编制流程
从流程看：归档范围和保管期限的制定不是一个部门一个人的事。
（五）归档时间
指单位档案全部归档的时间，主要有两个时间段：
一是约为次年3月底前。
归档文件的整理工作由文件处理部门或业务部门分别完成。
二是约为次年6月底前。
归档文件的整理工作由档案室集中完成。
（六）归档要求与程序
1、纸质文件同步数字化或电子文件同步纸质化归档
2、归档的文件必须齐全完整
3、归档的文件必须系统科学
4、归档的文件必须优质精炼
5、归档的文件必须及时迅速
6、文件归档要有交接手续
