机关文书档案管理-电子文件整理归档要求
电子文件的概念：
指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于光盘、磁盘、磁带等载体，依赖计算机等数字阅读处理，并可在通信网络上传送的文件。
指单位在管理等各项活动中直接形成的对单位和社会具有保存价值并按规范要求整理归档保存的电子文件。
归档范围和保管期限： 电子文件归档范围和电子档案保管期限与单位各门类纸质文件材料归档范围和档案保管期限一致。
归档时间：电子文件与纸质文件同步归档。
归档质量要求：
1.归档电子文件的格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等整理要求，参照《数字档案室建设指南》等标准执行。
2.归档电子文件整理，应使用符合《数字档案室建设指南》等标准的应用系统。
3.在系统中，除原始电子文件（含电子签章信息）需归档外，具备条件的系统应对归档电子文件进行固化，生成可视效果与有公章或手写签名的纸质文件相同、符合要求的PDF、CEB等版式文件一并归档。
归档要求
1.电子文件归档要遵循“双套制”，要求具有永久（或30年）保存价值或者其他重要价值或者其他重要价值的电子文件，应当转换为纸质文件同时归档。
2.通过OA系统流转的电子文件，在文件流转过程中是有效的，则其按归档要求归档后就是有效的电子档案。
关于制成纸质档案的要求：
（一）使用了电子签章的系统制成纸质文件时，纸质文件如果能呈现系统中的电子签章（如印章或手写签名），且其可视效果与有公章或手写签名的纸质文件相同的，可直接打印，不需再在纸质文件上补签章。
（二）如不符合上述要求，在归档时须在纸质文件上加盖具有法律效力的非电子签章。
未使用档案管理系统管理的电子文件按照《广州市归档电子文件整理规范》（穗档﹝2010﹞29号）执行。
电子文件类别代码用字母表示
T－文本文件；I－图像文件；G－图形文件
V－影像文件；A－声音文件；O－超媒体链结文件；P－程序文件；D－数据文件
把带有归档标识的电子文件集中，拷贝至一次性只读光盘上，存储二种以上类目或类别的电子文件时应将所包含的类目编号或类别都写上。
常用归档电子文件光盘编号举例：某某机关2016年永久的文书档案的电子文件。
归档电子文件套别号用英文字母A、B、C表示：
A代表封存保管。
B代表查阅利用。
C代表异地保管。
归档电子文件组件（件的组织）、分类、排列、编号、编目应与纸质文件材料组件要求规定保持相对一致。
文书电子目录样板：年度-机构（问题）-保管期限
归档光盘目录
文书电子目录样板：年度-保管期限
电子档案目录夹封面及脊背标签
编制归档电子文件目录：归档电子文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档电子目录。
编制归档光盘目录：归档光盘应依据光盘档号和室编文件夹号顺序编制归档光盘目录。
填写归档电子文件备考表：归档电子文件备考表项目包括光盘内电子文件情况说明、整理人、检查人和日期。
