纸质文件材料分类
归档文件一般采用：年度、机构（问题）、保管期限分类标准。
1.年度分类标准 ；
2.机构(问题)分类标准；
3.保管期限分类标准。
1.年度分类标准
（1）了解文件的多个时间要素。
一份文件往往有多个时间特征，包括成文日期、签发日期、批准日期、会议通过日期、公布日期、发文和收文日期等。
分年度时，一般应以文件成文日期，也就是签发日期（即落款日期）为准。
如：2016年形成的《广州市××事业发展“十三五”规划》，应归入2016年度；2017年形成的《2017年度广州市××工作绩效考核办法》，应归入2017年。
（2）统一跨年度形成文件的归档方法
机关单位某些具体职能活动，如召开会议、处理案件等，可能会跨年度形成文件。这样的文件可在开始年度归档，分类时全部归入开始年度，也可以在结束年度归档。
如跨2016年、2017年两个年度的会议形成的文件材料，可以全部归入开幕年度，即在2016年整理归档，也可以全部归入结束年度，即在2017年整理归档。
归入开始年度的优缺点
优点：实现随办随归。
缺点：时间跨度较大时，可能需要插件。
归入结束年度的优缺点
优点：便于集中归档，避免插件。
缺点：文件材料有一定的积压。
（3）确定几份文件作为“一件”的归档年度。
不是单份文件作为一件时，如正本与定稿、原件与复制件、来文与复文等作为一件，判定“件”的日期，应以装订时排在前面的文件的日期为准，即以结论性文件日期为准。
如：正本与定稿为一件，以正本为准；正文与附件为一件，以正文为准；转发文与被转发文为一件，以转发文为准；来文与复文为一件，以复文为准。
（4）考证未标注日期的文件的形成时间
此类情况通常见于内部文件（或白头文件），需要分析文件内容、制成材料、格式、字体以及各种标识，通过对照等手段来考证和推断文件的准确日期或近似日期，并据此按年度合理归类。
如：××单位2003年的工作总结，由于当时办文不规范，标题是“××单位工作总结”正文只出现了“今年”字样，未及时归档需要插卷时就要根据工作内容的特点进行推断是哪一年的总结（如果能及时归档，就不存在此问题）。
2、机构（问题）分类标准
（1）按单位内部机构分类
在机构规模比较大，其内设机构相对稳定且分工明确，归档文件数量较多的单位采用。
各类的次序可按照本机关序列表的规定或习惯上的顺序排列（根据本单位“三定”方案中所设机构，一般是领导机构、综合性机构排在前面、再依次排列各业务部门）。
如：办公室、政策法规处、××处、××保管处等。
（2）按问题分类
采用问题分类，优点是可以避免或减少同类问题文件分散的现象，尤其是在手工检索的条件下，采用这种方法，便于按问题查找和利用。
缺点是主观随意性较大，不同的人对问题的理解不同，在实际工作中较难把握。
如：党务工作、行政工作、群团工作。
3、保管期限分类标准
划分档案保管期限
（1）文书档案保管期限种类分为永久、定期（30年、10年）。
（2）归档范围和保管期限表
根据国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表》(国家档案局令第8号）制定本单位的文件材料归档范围和文书档案保管期限表。
年度、机构（问题）、保管期限分类标准，在实际工作中一般都不能单独使用，而是组合运用的，称为复合分类法。
如：
（1）年度-机构-保管期限分类法；
（2）年度-问题-保管期限分类法；
（3）年度-保管期限分类法。
（1）年度-机构-保管期限分类法
适用于内设机构相对稳定且规模较大、分工明确且归档文件数量较多的单位。
例：2016年形成的文件就应先按办公室、业务处、技术处等机构分开，各处的文件再按保管期限永久、30年、10年分三类。
（2）年度-问题-保管期限分类法
适用于内部机构职能分工线条较少且清晰，归档文件易归类管理的单位。
例：2016年形成的文件就应先按行政管理、科教工作、技术保管工作等问题分开，各类问题的文件再按保管期限永久、30年、10年分三类。
（3）年度-保管期限分类法
适用于内部机构设置简单且规模较小，归档文件数量较少的单位。
例：2017年形成的文件就按保管期限永久、30年、10年分三类即可。
