档案信息化建设组织管理实例

各地档案行政管理部门抓住机遇，积极争取，努力使档案信息化建设与当地国民经济和社会信息化同步协调发展，取得了卓有成效的成绩。比如，浙江省档案信息化建设纳入全省信息化发展的总格局，福建省分布式档案基础信息库项目被列入“数字福建”工程，湖北省档案局被省政府作为电子政务试点单位之一。国务院确定国家档案局为电子政务协调小组成员单位，更是为电子政务中档案管理特别是电子政务环境下档案工作的新发展提供了更高的平台和更广的空间。

1 北京市档案信息化建设

北京市档案局2001年开始与北京市信息化工作办公室有关领导就档案信息化建设进行了沟通，并于 2002年12 月召开了档案信息化建设咨询工作会，专门向信息办汇报档案信息化建设中有关法规、政策、规划及标准规范等问题。在这次会议上，北京市档案局、信息办就切实加强电子政务环境下电子文件、电子档案管理问题达成共识，双方表示要进一步合作。2003 年 2月，北京市档案局向北京市信息化工作办公室申报了《世纪之初首都档案信息化建设规划研究》课题。

各区县档案局也都努力与本地信息化主管部门加强联系。北京市朝阳区档案局成为本区信息化领导小组成员，西城区档案局也通过与本区信息办的沟通，将档案管理功能纳入了本区电子政务系统。

北京市档案信息化建设起步时间不长，根据实际工作的需要，制定了一些管理办法和工作制度，如《北京市档案局馆网站管理办法》、《北京市档案馆纸质档案数字化工作制度》、北京市档案馆缩微品数字化工作制度》、《北京市档案馆照片档案数字化工作制度》、《北京市档案馆声像档案数字化工作制度》、《北京市档案馆照片档案目录数据采集标准》和《光盘编号规则》等。市档案局在制定的《区县档案馆考核认定标准》中，也规定了各区县档案馆计算机目录的数量和开放档案目录上网服务，并提出了建设区县档案馆网站的要求等。目前，北京市档案局正与市信息办联合制发《关于加强电子文件和电子档案的若干意见》，同时也在抓紧制定《北京市电子文件归档与管理暂行办法（试行）》。

从 1998年开始至2002 年，北京市档案局共组织科技系列讲座期，参加培训人员总计 570人次；计算机技能培训班 11期，参加培训人员总计 328人次；组织档案信息化建设专题培训班 1期，总计培训学员106人次。《档案人员岗位培训教程》教材中加入档案信息化内容。新教材出版后，发行量已达 10000册。

北京市档案局加强档案信息化建设的主要体会是：

（1）必须围绕全面建设小康社会的奋斗目标和“新北京、新奥运”的战略构想，认清形势，把握机遇，加快档案信息化建设的发展。北京举办2008年奥运会，首都改革开放和各项建设事业的加速发展，为首都档案工作提供了更加广阔的发展空间“；数字北京”、电子政务建设的快速推进，为档案信息化建设创造了更加有利的条件。北京市档案局只有按照国家档案局制定的《全国档案信息化建设实施纲要》和首都信息化建设的总体要求，抓紧制定北京市近中期档案信息化建设规划方案，才能有计划、有步骤地推进档案信息化建设，使首都档案信息化建设走在全国前列。

（2）须与信息化主管部门——市信息化工作办公室加强沟通。应通过各种途径和方式使市信息办充分认识到档案信息化建设是北京市信息化建设的一部分，如果在全市电子政务建设中缺少档案信息化，全市信息化建设将是不完整的，应将全市档案信息化建设规划纳入全市信息化建设整体规划之中。同时，还要与市信息化工作办公室共同对市属单位档案信息化建设提出要求。

（3）充分认识到档案部门肩负的历史任务。档案作为真实记录社会政治、经济、科技、文化等各项活动的第一手材料，是反映一个国家或地区历史文化财富的重要载体。联合国大会法律委员会认为：“人们可以设想一个国家没有海军，但不可能想像一个国家没有货币、没有金库、没有基金，以及没有档案⋯⋯它们构成了最基本最广泛的国家财产，因此，可以说它们是国家存在的衍生物。”由于档案是与人类社会生活相伴而生，机关、团体、企业事业单位等工作方式和记录活动形式的变化，以及社会信息资源交流、利用形式的变化，必然会客观地影响到档案形成、管理及提供利用的程序与方法问题。档案部门应充分认识肩负的历史任务，提高认识，为完整地保存数字时代的人类社会记忆作出贡献。

（4）信息化带来的不仅是管理上的变化，更重要的是观念上的变化。由于档案是由文件转化来的，随着网络平台的建立，档案部门的工作应当往前延伸，我们不仅要关心已经产生的档案如何管理，还要关心在电子政务环境下文件工作如何更好地为机构服务，通过对档案的有效管理，促进现行文件运转和机构各项工作更好地开展。

2 浙江省档案信息化建设

档案信息化是实现档案工作由传统到现代的必由之路，它将给档案工作带来革命性的变化。近几年来，浙江省档案局以档案信息化带动档案管理现代化，着眼档案信息化建设全局，突出重点，加强引导，积极推进全省档案信息化建设进程，努力使档案信息化与全省信息化建设协调发展。

1.抓住机遇，积极争取，把档案信息化纳入全省信息化发展总格局。

“九五”以来，随着浙江经济建设的发展，信息化进程不断加快。在《浙江省国民经济与社会发展第十个五年计划纲要》中提出“加快国民经济和社会信息化进程，是‘十五’期间我省经济和社会发展的重要任务”。《全国档案事业发展“十五”计划》中也明确提出档案信息化建设的目标和任务。为了抓住机遇，加快档案信息化建设，使之能与全省国民经济和社会信息化协调、同步发展，浙江省档案局及时召开了全省档案信息化建设研讨会，传达国家档案局有关信息化建设目标要求和全省信息化工作会议精神，统一思想，让全省档案工作者清醒地认识到：档案信息化建设是档案事业发展的必由之路和重要机遇。会后，各档案局馆积极筹划开展档案信息化工作，争取各级领导与有关部门的支持，档案信息化纳入了《浙江省国民经济和社会信息化建设发展纲要》。2002年省馆申报的“数字档案馆”纳入《浙江省国民经济和社会信息化“十五”规划》，列为浙江省信息化六大重点工程——“社会信息化应用工程”之一。最近，杭州、湖州等地的档案信息化建设也列入了当地的信息化建设发展规划纲要。

2002年初，国家信息化领导小组决定，把电子政务建设作为今年我国信息化工作的重点，通过政府先行，带动国民经济和社会信息化。浙江省下发了《关于进一步加强电子政务项目建设管理的紧急通知》，要求对电子政务建设统一规划、加强领导。档案信息化与各机关、部门的办公自动化及电子公文管理、政务公开及信息资源共享服务有密不可分的联系，必须纳入规划之中，发挥重要作用。在省直机关档案工作座谈会上，浙江省档案局请省委有关领导出席会议并讲话，强调机关档案信息化是机关信息化建设的基础环节，必须纳入机关办公自动化和信息管理系统的总体布局，同步实施，协调发展。2002 年8 月，抓住制定《浙江省电子政务建设统一规划》的机遇，浙江省档案局争取有关职能部门与起草评审规划的专家们的认同，已将“电子档案的采集与服务”“、档案基础信息库”两个项目纳入到总体方案之中。

经过浙江省档案局的努力，档案信息化建设得到省委省政府以及各职能部门的重视和支持，在全省信息化与电子政务建设总格局中有了相应的位置，为开展档案信息化工作营造了一个良好的外部环境。

2.抓好试点，开展评估，全面引导档案信息化建设。

浙江省档案管理现代化在计算机档案管理、缩微技术应用、科研工作方面起步比较早，有一定成绩，但在“九五”时期，步伐迟缓，失去先发优势。1998年全国档案科教工作会议召开后，浙江省档案局组织全省档案局馆传达会议精神，进行学习讨论，大家都认识到档案管理现代化是档案事业发展的方向，必须高度重视、加大人财物投入力度，推进现代化进程。思想达成了共识，然而具体如何抓，心中还是没有底。针对这种局面，浙江省档案局认真研究后认为，现代化管理是个系统工程，需要大量投入，决不能盲目进行，应先抓试点、找到一条有创新、有实效、又实际可行的路子，再在全省推广。经过充分调研后，确定了绍兴市与萧山区档案局馆作为试点单位。在试点过程中，两个局馆都制定了详细的现代化实施方案，作了大量探索、实践工作，初步实现了档案数字化管理、办公自动化、电子档案接收、网上档案馆、库房自动监控等几个新突破，档案管理工作上了新的台阶。2000年，浙江省档案局组织召开了全省档案管理现代化试点现场会。到会的代表都说，有了感性认识，学到了实际经验，找到不少现代化工作方法，搞现代化，心里有底了。绍兴、萧山档案局馆通过试点也尝到了现代化管理的甜头，近两年来，进一步加大科研力度，着力解决在信息化过程中出现的新问题，在档案信息网站建设、党政文件中心建设、电子文件归档、管理、接收工作等方面又有新发展，在全省档案信息化建设中真正起到了领头羊的作用。

在试点工作基础上，为了全面引导档案馆现代化和信息化建设，2000年初，浙江省档案局制定出台了《浙江省综合档案馆管理现代化评估办法》。根据全国和全省档案科教会议总的要求，在调查国内综合性档案馆现代化管理发展状况的基础上，分析浙江实际，提出了对档案馆现代化管理从八个方面进行综合评估的办法，分别为：（1） 现代化工作的组织管理；（2） 档案馆的人才结构； （3）档案库房管理现代化；（4）档案馆的现代化设施；（5） 档案标准化实施；（6）档案工作现代化实施；（7） 档案科研成果；（8） 档案馆现代化环境。每个大项又分解成若干小项目，全部量化计分，对重点引导的项目都适当提高了分值。评估工作采用自我申报，专家评估，媒体公布的办法，引导、规范档案馆现代化、信息化工作。第一年评估工作在全省目标管理达省一级的档案馆范围中开展，目前，参评单位已扩大到目标管理达省二级以上的档案馆。经评估，2000 年成绩在 80分以上的档案馆占总参评单位20%，2001年达到34%，2002 年达到66% 。评估成绩从一个侧面反映了浙江省各级档案馆的现代化、信息化发展态势，同时表明，各馆在信息化建设方面发展尤其迅速，如各馆在组织管理、软硬件设施、数据库的建设、电子文件，目录接收、网络网站建设、目录中心的建设、多媒体档案管理、有关规范标准的实施等方面分数增长都是最快的。我们还了解到，省里其他一些未参加评估的档案局馆，也比较重视这项工作，对照办、法进行了分析、研究，有的自己打了分，对比自己的实力与差距；有的找当地领导汇报，积极争取加大信息化建设投入力度等等。现代化评估工作是浙江省档案局运用行政管理手段来推动档案管理现代化的一种有益尝试，收到了较好的效果。

3.加强调研，抓好规范，保证档案信息数据库建设健康发展。

到2001年，浙江省档案局馆已经全部开展档案计算机管理，档案信息数据库条目数已达1300 多万条，有些档案局馆数据库数量已在百万条以上，几个县、区档案局馆已经完成了馆藏全部档案的文件级目录库建设。在馆藏档案目录录入的同时，档案室移交电子档案目录进馆工作已经铺开，全省档案目录数据库数量迅速增长。在数据库建设中，也发现了一些问题，尤其在全省民国档案目录中心建设中，问题就更突出，一些市、县上报数据档号重复、录入错误较多、报送数据库格式不符合要求等等，给省目录中心的数据汇总工作带来很大困难。我们认为，数据库建设是档案信息化建设的基础，质量好坏将直接影响档案信息利用、共享目标的实现。浙江省档案局决定采取措施，加强对全省档案信息数据库建设的管理。

为了掌握情况，尽快发现与解决问题，浙江省档案局成立了档案目录信息数据库专题调查组，对全省档案目录信息数据库建设情况进行全面调研。采用全面普查和选点实地抽查相结合的办法，基本摸清了数据库建设整体情况，梳理问题，找出症结，形成调查报告，并下发了《关于全省综合档案馆档案目录信息数据库调查情况的通报》，要求各局馆对照自查，限期整改，并建立健全数据库质量控制体系，在今后数据库建设中把好质量关。

为了进一步解决这次在调查中发现的突出的问题，如软件使用不规范，数据输入、输出接口不统一，数据库安全性较差，数据库著录格式设计不标准，数据库种类较乱，馆室电子目录数据库接口不统一，数据库质量检查、管理机制不健全，入库数据差错率高等问题，浙江省档案局在2002 年年初召开了全省综合档案局馆数据库建设工作会议，分析全省档案信息化建设中的数据库基础工作的现状，研究对策。在会上，进一步强调数据库建设要求，必须在保证数据质量基础上加快馆藏档案数据库建设，做好室馆衔接、开展进馆档案机读目录的接收，加强电子文件与电子档案的规范化管理，并提出到“十五”末，全省各市、县档案馆都要完成馆藏档案数据库建设，实现全部档案目录信息的机检化，提高服务利用质量，逐步实现全省档案信息资源共享。

经会上征求意见修改后，两个数据库建设配套规范性文件《浙江省综合档案馆电子目录数据库结构与交换格式》、《浙江省省直单位档案室电子目录数据库结构与交换格式》已正式出台执行。浙江省档案局决定加大数据库建设指导管理力度，以国家、省有关档案业务规范、标准为依据，将数据库质量、规范性检查纳入档案行政管理工作的目标管理认定以及日常的检查与指导范围之中，保证全省数据库建设规范、顺利地发展，为下一步实现全省信息共享打好扎实基础。

4.省馆带头，扶持基层，全面开展档案互联网门户网站建设。

为了全面推广省馆及省内一些先走一步的局馆网站建设的经验，提升全省档案局馆的信息化建设水平，更好地为社会服务， 2002年7月，浙江省档案局决定在全省档案局馆开展网站建设工作。鉴于浙江省许多市、县档案局馆在开展工作中会遇到经费、技术、人才等困难，为调动工作积极性，省档案局出台了三条政策：一是各档案局馆可提出申请，由省局为其租用50M空间及50M信箱建设各自网站，第一年的经费统一由省局承担支付；二是省局推荐统一使用“数字浙江”自助式平台开展网站建设，对于一些缺乏技术力量的档案局馆，省局和“数字浙江”技术公司一起承担操作培训、技术咨询等服务；三是规定网站建成期限，到期进行检查、竞赛评比，通报表彰先进。8 月初召开了“全省档案局馆互联网站建设”会议，组织各市局馆进行工作动员和技术培训，到10月中旬，由各市组织的第二轮县级档案馆网站操作培训基本完成。至 10月底，全省局馆已开通网站和信箱的有91 家，占全省 96个档案局馆的96% ，其中32 个局馆已建成图文并茂的网站，占 1/3多，其余正在建设之中。这项工作进展比较顺利，建设中的网站把现行政策文件、全宗介绍、馆藏精品、档案工作动态等等信息陆续不断地充实上网，提供了更多、更快的信息资源服务。计划2003年11月各级网站全部开通，省局、馆网站作为浙江省的档案信息门户网站，将链接全省各级档案局馆，实现互联。此外，各局馆的网站都配置了电子信箱，全省档案工作信息交流又有了新的高速通道。此外，还计划充分利用这条网上通道，将省、市、县局馆之间的无密信息和文件直接从网上传输，提高工作效率。

3 福建省档案资源信息化建设

中共福建省委六届十二次会议通过的《关于制定国民经济和社会发展第十个五年计划的建议》中，提出了以加强开发利用全省信息技术和资源，建设以实现国民经济和社会信息化为目标，以信息数字化、网络化和信息共享为主要内容的“数字福建”计划。福建省档案局积极配合“数字福建”的建设，加快档案资源信息化建设步伐，争取实现与福建省的信息化建设同步发展。

1.“数字福建”及其对档案信息化建设的影响

“数字福建”即信息化的福建，是以福建省为对象的数字化、网络化、可视化和智能化的信息集成及应用系统，它将全省各部门、各行业、各领域的信息通过数字化和计算机处理，并最大程度地集成和利用各类信息资源，快速、完整、便捷地提供各种信息服务，实现福建省国民经济和社会信息化。建设“数字福建”是福建省实施“科教兴省”战略、推动福建省国民经济和社会信息化的一项战略举措，它对加速福建省经济结构调整和产业结构升级，实现生产力跨越式发展，提升综合省力和竞争力，提高福建省在政府和经济管理各个层次上的科学决策能力将产生巨大的现实意义。

“数字福建”是福建省“十五”期间国民经济与社会发展的一项重要任务，从“数字福建”的规划分析，其建设的主要内容有以下几个方面：

一是信息网络基础设施建设。主要包括高速宽带传送网以及省公用信息平台、全省政务信息网等为骨干工程的基础网络建设。

二是信息资源开发和整合。主要是要对现有的信息资源进行数字化、规范化、标准化改造，根据国民经济和社会发展的需要组织开发各种标准化的信息资源库，形成全省范围内的信息共享体系。

三是开发各类信息应用系统。主要是各行业开发的各类信息应用系统，如电子商务、电子社区、电子政府等具体的系统工程，等等。

档案资源信息化是21世纪福建省档案事业发展的重要战略选择，它以档案信息资源建设为核心，以信息技术在档案工作领域的应用为基础，以档案信息资源的社会共享为目标，是国民经济与社会信息化的一项重要内容。作为全省性国民经济与社会信息化的“数字福建”，将整体上对福建省今后的档案领域信息化建设产生巨大而深远的影响。

首先，“数字福建”将为福建省档案资源信息化建设提供良好的基础与环境。随着“数字福建”的实施，全省将逐步建成以高速宽带传送为基础，电信、有线电视、计算机三网融合的传送网络，特别是随着全省公用信息平台、全省政务信息网等工程的建成开通，省直机关宽带网、省市县纵向网“、三网一库”将构成覆盖全省的信息共享网络体系，档案信息网络将利用和借助于这些共享网络体系和信息传送通道，实现档案资源社会化的信息服务和网络化的信息传送，实现档案信息的网上接收等管理，形成全省档案系统互联互通、多层次、开放式的档案网络体系。

其次“，数字福建”将加快福建省档案信息资源的建设。信息源的建设是信息化建设的核心内容“，数字福建”将信息资源建设列为“十五”期间的主要任务之一，提出建设全省基础信息资源库和标准化的分布式信息资源库群的具体目标和要求，这其中大部分是要对历史积累的文字、图表等档案进行数字化，或是对现有的各部门分布式的档案数据库资源进行数字化、标准化、空间化、网络化的改造，形成规范化、可共享的信息资源库。同时，随着电子商务系统、政务信息系统的应用，也将产生大量的各类政务、业务电子档案信息，并将形成分布式、规范化的机关、企事业档案信息资源库，这将构成福建省信息资源体系的基础，也将成为福建省档案信息资源库体系的主体。从某种意义上说，“数字福建”将促进福建省规范化、数字化、可共享的档案资源体系的形成。

第三“，数字福建”将促进规范档案管理系统的开发与应用。信息资源的管理与共享需要通过各种管理应用系统的支持来完成。“数字福建”已将应用系统，特别是政务信息应用系统建设作为项目建设的重点，而档案管理系统是其中不可或缺的子系统。档案是文件的归宿，是文件生命周期的两个不同发展阶段，一体化的文件管理和档案管理是政务信息管理应用系统不可分割的组成部分。福建省已在统一推行规范的档案管理系统，全省政务信息系统的建设必将推动以文档一体化为特点的规范档案管理系统在各机关的广泛应用。同时，政务信息系统每年将产生大量的电子档案数据，这些数据将取代已往纸质档案定期向档案馆移交，并通过政务信息网络实现向档案馆的在线移交和接收，这必将促进各级档案馆的档案管理系统开发与应用，进而将带动档案软件业的发展。

第四“，数字福建”将促进档案信息标准化。以信息资源共享为目标的数据标准体系的建设是“数字福建”的一项重要内容，档案作为国民经济和社会发展的基础信息资源，必须按照“数字福建”信息共享的标准要求，立足档案数据管理与交流的具体实际，制定全省性的档案数据管理标准“，数字福建”数据标准体系的建立，将为今后各项档案数据标准的制定提供依据，促进档案信息标准化，等等。

2.福建省档案资源信息化建设状况

档案资源信息化是“十五”期间福建省档案事业发展的战略重点之一。以信息化建设为核心的“数字福建”计划的提出，为全省各行各业加快信息化建设提供了契机，福建省档案局根据“十五”档案事业发展的总体要求，围绕“数字福建”建设的发展机遇，于2001年初制定了福建省档案资源信息化的具体发展计划，提出以“数字福建”建设为依托“、以档案信息资源建设为核心，以档案网络建设为基础，以档案信息资源社会共享为目标”的战略设想，逐步推进全省档案资源信息化建设进程。

（1）“福建省分布式档案基础数据库建设项目”正式纳入“数字福建”。

“数字福建”是“十五”期间福建省国民经济和社会发展的重点建设项目，省档案局领导充分意识到“数字福建”所带来的机遇与挑战，积极推动纳入“数字福建”工作。新世纪伊始，省档案局就制定了全省档案资源信息化发展战略，并提出了纳入“数字福建”的具体工作计划。经过不懈努力，2002 年 4月，省政府正式将“福建省分布式档案基础数据库建设项目”纳入了“数字福建”计划“。福建省分布式档案基础数据库”建设项目，拟以福建省、设区市、县（市、区）94个综合档案馆馆藏档案为对象，以分布式档案数据库建设为核心，按照全省政务信息网信息资源建设和福建省“十五”档案事业发展计划要求，重点建设“福建省分布式档案目录数据库”“、福建省分布式重要档案数据库”、“福建省馆藏多媒体档案数据库”三个全省性、规范化、可共享的基础数据库以及相配套的基础网络系统和应用系统，实现全省馆藏档案信息资源的社会共享，与此同时为接入全省政务信息网的各立档单位提供电子档案存放和调阅服务。项目建设将充分开发档案信息资源，建立起面向社会、面向大众、面向政务信息网的档案基础数据库，建成全省性、网络化、规范化、可共享的档案信息资源服务体系，为全省政务信息系统和各级各部门提供真实、完整的基础信息，为福建省各行各业的领导决策、纠纷解决、招商引资、两岸往来等重大事务提供真实依据。项目已通过可行性研究报告的论证，正式立项批复，部分设备已进入招投标实施阶段。

（2）制定档案目录数据接收标准，为馆室档案数据交换、共享打下基础。

为了规范福建省文书档案目录数据库，福建省档案局1999年就印发了《福建省各级综合档案馆文件级档案目录数据库结构与著录要求》，并在此基础上，起草了福建省地方标准《文书档案目录数据库交换格式与著录细则》。该标准详细规定了福建省建国后文书档案目录数据库结构与著录内容、要求和格式，适用于文书档案案卷级和文件级目录数据库的建库、传递和数据交换，也作为编制各种档案管理软件、数字化档案的全文数据库和多媒体数据库的目录管理系统以及建立其他专门档案目录数据库的参考。2002 年3 月1 日，该标准已由福建省技术监督局发布实施，作为福建省档案系统的第一个地方行业标准，为今后的馆室之间一体化档案数据信息移交、交换和共享打下基础。目前，省档案局正抓紧标准的宣传贯彻和推广应用工作，已在7个地级市组织应用培训。

（3）纳入档案工作年度目标管理考核，全面加强全省档案馆系统目录数据库资源建设。

档案目录数据库建设是档案信息实现网络共享的基础性工作，也是档案现代化领域的一项新工作“。九五”期间，福建省档案局建立了地市县档案工作年度目标管理考核制度， 年以来，就把综合档案馆档案目录数据库建设纳入了考核工作的范畴，每年下达具体的完成指标。为了保证这项工作的顺利开展，省档案局组织科技人员研究开发了统一的档案目录建库软件，并按照国家《档案著录细则》和福建省的实际，制定统一的著录办法，加强数据规范的指导和检查工作，确保档案目录数据准确和规范，有力地保证了档案目录数据库的建立和发展。

全省各级档案部门也充分认识到这项工作的重要性，在经费困难、人员缺乏的情况下，专门配备了设备和人员，把它作为一项重要的基础工作来抓，确保工作任务的完成。经过全省各级综合档案馆几年来的共同努力，至2001年底，全省各级（国家）综合档案馆已建立档案目录数据达到 2100多万条，其中省档案馆已达 165万条，福州、龙岩、三明、宁德、漳州等5 个市地级市档案馆档案目录数据均超过 100万条，县级市馆晋江市档案馆档案目录数据达到70多万条。

（4）推广使用统一档案管理软件，推进馆室一体化进程。

为了加快福建省档案馆系统网络化的进程，档案馆建立目录数据库之初，省档案局就组织力量研制开发了“档案馆目录数据库建库系统”，统一推广使用“。九五”期间，福建省档案局以信息共享为目标，组织科技人员研究开发了“ WF2000文档一体化管理软件”，于1999年下文正式向机关、企业事业单位统一推广使用，并要求“十五”期间，省直机关单位80% 以上，福州、厦门、泉州市直机关单位60% 以上、其他设区的市直机关单位 35%以上，县（市、区）机关单位 20%以上以及国有重点企业事业单位 60%以上推行文档一体化管理，采用馆室衔接的统一管理软件实现档案计算机管理，提高档案管理现代化水平。

3.几点体会

(1)档案资源信息化应与地方信息化同步发展。

档案资源是国民经济和社会发展的基础信息源，档案资源信息化对于整个国民经济和社会信息化的基础作用是无可置疑的，但由于习惯思维的影响，档案工作这种重要性常常容易被忽视。档案资源信息化是一项全局性的基础建设，需要一定的资金和技术投入，单靠档案部门自身的力量，其信息化的进程将是缓慢的，甚至是难以实现的，档案资源的信息化建设应争取纳入地方的信息化建设，同步发展。档案资源信息化只有纳入地方政府的信息化建设总体规划，才能加速发展；地方信息化建设也只有将档案资源信息化纳入其规划范畴，将档案资源信息规范化、数字化、网络化，才能发挥档案资源在国民经济和社会发展中作为基础信息的财富优势，确保充分实现全社会的信息共享目标。当前，国家已把信息化建设作为“十五”期间国民经济与社会发展的重要内容，各级政府都在实施信息化建设，档案部门应抓住这一发展契机，积极主动地争取纳入当地政府信息化工程项目。只有总体上纳入地方信息化建设规划，取得政府的政策、资金、技术的支持，才能充分协调网络建设步伐，发挥档案资源优势，加快档案资源信息化的健康发展。

（2）要加快档案信息资源的建设。

信息资源开发利用是“数字福建”在“十五”期间急迫要解决的重点问题，档案信息“横联百业”，涉及政治、经济、文化、科技等国民经济和社会发展的方方面面，档案资源库建设对于“数字福建”至关重要，要配合“数字福建”的规划要求，重点抓好档案资源库建设。

要结合“数字福建”有关信息资源建设的任务与要求，制定全省性的档案资源建设规划，以指导相关行业、国家综合档案馆、专业档案馆的档案资源库建设，特别是要根据“数字福建”资源数据库建设重点，着重抓好全省土地、测绘、房产、城建、气象、工商等专业馆（室）和林业、农业、海洋、环保、电信、电力、交通等行业档案资源的数字化、标准化建设。要从总体上加快档案资源的自身建设步伐，按照“数字福建”具体要求，分行业、分重点、分步骤地整合、改造、更新和建设好各类档案资源库，以满足国民经济和社会发展对信息资源的需求。

按照福建省档案资源信息化规划要求，档案资源库建设总体上包括档案目录资源库和档案内容资源库两大建设项目“，九五”以来实施的“国家综合档案馆目录数据库”项目建设已取得阶段性的成果，截止2001年底，全省各级综合馆已完成建国后档案目录数据近2000万条，全省馆藏民国档案目录采集任务也已接近完成，为全省档案资源库奠定了坚实的基础，要坚定不移地抓好这项重点工作，按照“十五”计划的要求，早日建成“福建省综合档案馆档案目录数据库”，建立起福建省馆藏档案信息资源检索体系。

要按照为全省国民经济和社会发展服务和为社会大众服务的要求，在充分调研的基础上，启动馆藏重点（珍贵）档案、照片档案等多种载体档案的数字化、网络化，争取建立“福建省电子档案资源库”“、福建省综合档案馆重要档案多媒体数据库”，以尽快实现网上档案信息资源共享。

（3）要强化应用系统的开发与推广。

规范档案管理应用系统是档案信息标准与档案管理系统的高度统一，是适用于档案行业进行档案数据管理、交流的信息应用系统，它满足全行业的信息共享和数据交换以及技术同步升级管理的需要，是推进档案资源信息化建设的一个重要手段，它适应并符合“数字福建”对福建省提出的信息共享和数据标准化的需要和要求。目前全省已经在统一开发和推广使用规范的档案管理软件，其中包括适用于机关、企事业单位和适用于综合档案馆的两大系列软件，今后应进一步加大文档一体化政务信息管理系统的开发和推广力度，确保文件信息与档案信息的一体化管理，确保政务信息网络上文件信息与档案信息的自身共享；要加大馆室一体化档案管理系统的开发与推广力度，通过政务信息网，使立档单位与档案馆实现在网上对电子档案的监督检查、法定移交、数据交流与信息共享。

要基于有利于档案信息共享和交流的原则，加强档案信息标准建设，根据“数字福建”制定的有关数据标准、规范和管理办法，制定相应的、通用的档案信息标准，如档案目录交换格式、档案通用文件格式、档案著录要求、电子档案管理标准、档案管理软件功能要求、档案软件测评办法、档案数据管理安全要求等，确保档案数据的通用、共享与交换，确保在软、硬件环境变化时档案数据的完整、安全和有效利用。同时，要重视和加强对档案数据著录、采集质量的检查和指导，以提高档案利用检索的完整率、准确率。

除此之外，档案部门还必须在信息化织领导、信息技术队伍建设、技术监督指导等方面进一步强化与提高，不断适应信息化带来的新观念、新方法、新变化，共同推动“数字福建”的协调发展。

4 广东省档案信息化建设

2001年广东省政府公布了《广东省政府系统政务信息化建设2001-2005年规划》，规划要求“：全省用5年时间，其中珠江三角洲等发达地区用3年时间，实施电子政务工程，推进内部办公自动化、公文交换无纸化、管理决策网络化、公共服务电子化，实现全省政府系统全面信息化。”关于建设电子信息资源，规划中指出“要将办公业务信息资源组织存储，建成跨部门的、为政府和全社会提供广泛数据服务的电子信息资源库”。

根据《广东省政府系统政务信息化建设2001-2005年规划》要求，广东省档案局认为政府建设政务信息化系统，对档案部门既是机遇，也是挑战。在信息产生、处理、存储、利用，新信息产生的信息循环运动中，档案管理工作是其中的重要一环，档案信息化建设是政府信息化建设的重要组成部分，档案部门只有积极参与到政府的信息化建设中，把档案信息化建设纳入政府的信息化的大系统中，才能真正搞好档案信息化建设，才能开创档案信息化工作的新局面。

在办公自动化系统建设中，存在重流转、轻归档的倾向，办公自动化系统的主管部门，只把注意力集中在信息的产生和加工处理方面，重视公文的产生、流转、承办功能，而对电子文件的存储和利用未给予足够的重视，而承担着信息存储和利用重担的档案部门，往往被排除在自动化系统建设之外，无法提出电子文件信息的存储、利用的功能需求，为此，2002年，广东省档案局起草了《广东省档案信息化建设实施意见》，提出电子文件归档管理是办公自动化系统的组成部分，是电子政务系统的子系统，要把电子文件管理，把档案信息化建设纳入政府信息化建设的总体规划中，与政府信息化建设同步建设。这一想法得到了广东省信息产业厅的大力支持。2002 年11 月，省档案局与省信息产业厅转发了《广东省档案信息化建设实施意见》。广东省信息产业厅是省政府政务信息化建设的主管部门，与其联合发文有利于全省各市、县与信息部门一道携手合作，真正把档案信息化建设落到实处。广东省档案局在《广东省档案信息化建设实施意见》中提出了广东省档案信息化建设的总体目标“：以档案信息资源建设为核心，以电子信息管理为重点，确保具有保存价值的电子文件（档案）信息，真实、完整、安全地保存在档案管理部门，并为党委、政府和社会提供方便、快捷的利用服务。在各级政府和部门的支持下，以政务外网建设为基础，加快档案信息资源数据库建设，实现电子文件的实时管理与利用，实现档案信息资源数字化，档案信息利用服务网络化，档案管理工作自动化，信息管理法制化。”要求全省各市县要根据总体目标逐步实现：

省、市、县各机关产生的须归档的电子文件，交单位档案室管理。

省、市、县各机关已，归档的电子文件，由机关档案室提供利用。

各地档案局馆要与本地区信息管理部门密切配合，建立起“电子文件（档案）数据管理中心”。

省档案馆、经济特区及珠江三角洲地区的市县档案局馆，要在本地公众网平台建立“数字档案馆”或档案网站。

《广东省档案信息化建设实施意见》还要求各地在规划政府电子政务办公系统建设时，应同步规划建设文档数据中心，把文档数据中心的系统建设，纳入政府政务外网建设规划。