（1）公文的附件是公文的组成部分，应同时收集；
（2）发文应有定稿、印本，重要文件应有历次修改稿；
（3）请示应有批复，电话或口头批复的应有记录或在文件上注明，并有记录人的签字；
（4）需办理的文件应有办理结果；
（5）有领导人重要批示的文件处理单，应随同文件一起收集；
（6）文件材料用纸质地优良，字迹清晰耐久，用铅笔、圆珠笔、纯兰墨水、红墨水、复写纸等不耐久材料书写、修改的底稿，应由文稿形成部门负责复制后连同底稿一并收集；
（7）普发性材料，可只收集与本单位有关的材料，其他可做为资料保存；
（8）用计算机或四通打字机直接打印起草的文件材料，以负责人签字的做为定稿保存；机器直接形成的报表等，除按要求存盘外，另需打印出一份纸质报表等收集积累。
