《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限的规定》问题解答
国家档案局令第8号
《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》已经2006年9月19日国家档案局局务会议审议通过，现予公布，自公布之日起施行。
局长：杨冬权
二○○六年十二月十八日
《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限的规定》
一、《规定》有哪些特点
1.具有强制性和权威性。《规定》以“国家档案局令”的形式发布，属部门行政规章，具有法律效力。
2.合二为一。《规定》将1987年颁发的《关于机关档案保管期限的规定》、《机关文件材料归档不归档范围》两个业务文件合二为一。《规定》中的附件《文书档案保管期限表》实际上既是文书档案保管期限的具体划分，也是机关文件材料的归档范围，具有一表两用的功能。
3.改革了文书档案保管期限划分方法。将原来的“永久”、“长期”、“短斯”保管期限划分方法改变为“永久”、“定期”。定期中再实行标时制，一般分为30年和10年。
4.突出了立档单位的主体地位。在界定机关文件材料的归档范围和文书档案保管期限方面体现了“以我为主”的思想。
5.充实一些内容。《新规定》增加了行政执法、行政审批、产权关系、个人权益等领域的文件材料。
6、体现“以人为本”思想。凡涉及到与公民权益有关的档案，绝大多数调整为永久保管。
7.将备案制改为审批制。加强了档案行政管理部门的行政管理力度。各机关编制的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表》，须经同级档案局审查同意后方可执行。
二、《规定》条款解读：
1、第一条：实施范围和对象：“机关”是指各级党政机关和人民团体，各级人大、政协、法院、检察院和具有行政管理职能的事业单位等。（P34）
2、第二条：“机关文件材料”是指各种门类和载体的历史记录。 从门类上分：文书、人事、基建、会计等文件材料；从载体上分：纸质、磁性、电子等载体文件材料；（P35）
《规定》第九条：机关形成的人事、基建、会计及其他专门文件材料的归档范围和档案保管期限，按国家有关规定执行。
3、归档和不归档范围
4、集中统一管理：实体统一管理 信息统一管理 P38
5、保管期限定为永久和定期。定期一般分为30年、10年。
6、元数据、背景信息的含义（P44）
三、《表》的解读
1、关于会议文件保管期限：P58
2、上次领导视察中重要的、一般的文件材料：根据行政级别和检查视察的事由的重要程度来划分(第7条)
3、如何区分重要业务问题与一般业务问题：法规政策性和重要业务建设内容属于重要问题；涉及基础性、技术性内容属一般业务问题。
4、第8条第8款：年度以下计划总结统计资料如何把握 P67
5、先进表彰材料保管期限划分标准：受到县级（含）以上表彰、奖励的先进单位、劳动模范和先进工作者的文件材料，归档时保管期限定为永久；受到县级以下表彰的文件材料，其保管期限为30年。
6、人事劳资材料保管期限的确定：9.6、9.7、9.8、9.9都永久。
7、区分上级机关制发的属于本机关主管业务的“重要的”和“一般的”文件材料
四、编制方法：
（1）调查研究。全面详细了解单位职能和机构设置情况；对工作中形成的文件材料加强研究；
（2）根据《新规定》详尽制定。详尽编制本机关的文件材料归档范围；应归档的文件材料，根据其重要程度，合理确定其保管期限。
（3）合二为一。编制的《表》要具有明确本机关文件材料归档范围和本机关文书档案保管期限的功能。P50
（4）建议采用条款表述的形式。
（5）经档案管理部门审批同意的《表》，各机关应以作为业务标准，以机关正式文件的形式制发并执行。
五、编制质量要求：
（1）编制的《表》应能全面准确地反映本机关各项职能活动和基本历史面貌，具有较强的涵盖力和稳定性。
（2）编制的《表》应能充分反映本机关的职能特点，切勿照搬照抄，千篇一律
