《归档文件整理规则》讲解
2000年12月6日国家档案局发布了《中华人民共和国档案行业标准——归档文件整理规则》（DA/T22--2000）
一、实施《规则》的意义：
（一）对机关档案工作的意义
1、缓解机关档案工作的压力
2、节省机关的财力物力
3、理顺机关档案工作职能
（二）对档案馆工作的意义
1、便于档案馆控制档案进馆的质量
2、有利于档案馆向社会开放
（三）对档案管理现代化的意义
1、为以计算机技术为中心的现代科学技术在档案管理工作的有效应用铺平道路。
2、促进机关文档一体化管理的实现。
3、为设计合理的电子文件整理和管理方法打下基础。
二、《规则》的特点：简化、兼容、灵活
（一）简化
1、整理过程简单：确定文件是否归档、确定整理单位“件”、确定保管期限、以“件”为单位装订、按事由排序、确定件号及盒号、盖归档章并填写其内容、装盒、填写盒内备考表、上架。
2、取消案卷，实行文件级管理，免除了繁琐、复杂的组卷过程
3、取消案卷、卷内文件两级目录，只编以“件”为单位的归档文件目录
4、无需编页号，目录改设“页数”项。
5、归档文件直接装盒保管。
6、无需拟写案卷题名和填写案卷封面，只需填写档案盒盒脊。
（二）兼容
1、兼顾机算机和手工两种方式：分类和排列就是考虑到手工检索；
2、简化档案室操作，兼顾档案馆的需要。设置了盒号。
（三）灵活
1、界定“件”的概念时，规定“来文与复文可为一件”；
2、分类方法固定为年度、保管期限、机构（问题）三种，并允许各单位视具体情况组合及简化分类层次。
3、装订以“件”为单位进行，对装订材料不做统一规定，只要符合档案保护要求即可，装订方法也不限于三孔一线。
4、排列方法强调按事由排列，时间、重要程度等作为参考因素，可根据实际情况选用。
5、归档章的位置不限于首页右上角，首页上端的空白处皆可。并设置选择项目。
6、档案盒盒脊、归档文件目录可根据需要设置其它项目
灵活原则的掌握应取得同级档案行政管理部门的同意。
三、归档文件的价值鉴定
1、鉴定的原则和标准
2、归档和不归档范围
3、保管期限：永久、30年、10年
按照国家档案局八号令和市档案局的要求，制定了本单位的归档和不归范围以及档案保管期限表。
四、归档文件整理的组织工作
（一）确定整理环节：
1、谁来整理：文书处理部门
2、整理环节选择：集中式、分散式、集中与分散结合式
（二）重视平时积累
1、严格登记；2、及时收集；3、严格检查；4、随办随归；5、妥善管理
（三）建立相关制度
1、文件材料整理及归档办法（明确整理工作的环节、明确分类方案、确定整理方法、对机关工作中产生的其他门类和载体的档案一并提出整理和归档要求、限定归档的时间和质量要求）
2、机关文件材料归档范围和档案保管期限表
3、不归档文件管理处置办法（两点：明确管理部门、逐件登记造册）
（四）加强指导、监督与检查
五、归档文件的整理：
1、确定整理单位：
对“件”和“为一件”的确定，原则上，整理单位应为“自然件”，即单份文件为一件
一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文可为一件、也可各为一件。
1）会议文件—按内容（问题）分别确定为件；2）会议记录：以一次会议为一件；3）调查处理事项，一事一件；4）信息简报，每期一件；5）正本和不同稿本、正文和附件，过厚可单独为一件；6）正文和文件处理单应与文件为一件；7）来文和复文可分别做为一件；8）介绍信存根可以一本为一件
2、文件的修正
1）修裱破损文件
2）复制字迹模糊或易退变的文件
3）超大纸张折叠
4）去除易锈蚀的金属物
3、件内文件的排序和装订
正本在前，定稿在后
正文在前，附件在后
原件在前，复制件在后
转发文在前，被转发文在后
复文在前，来文在后
汉文本在前，少数民族文字在后
中文本在前，外文在后
文件处理单可放在最前面
装订：
1）符合档案保护要求，对文件无损害。装订方式能维护文件原始面貌
2）常见的装订方式有变形材料钢夹等（金属制品和塑料制品要有强度和符合保管条件，不能微波消毒）；粘接式用裱糊浆糊和热封胶等（复印扫描不能拆除）；穿孔式如订书钉和铁背夹等（对档案破坏较大）。
4、归档文件的分类：
年度分类法：１）一般以文件形成日期为准；2）对计划、总结、预决算、统计报表统一以文件的签发日期判定所属年度，取消了原来按针对年度归类。2009年形成的2008年总结归2009年。3）跨年度形成的会议文件归闭幕年。4）跨年度的案件放在结案年立卷。5）几份文件做为一件时，以排在前面的日期为准。6）有专门年度按一般年度分类，如教学年度
机构分类法：机关名称就是类名，排序为领导和综合机构排在最前面，业务部门起草的以机关名义发出的应归在业务部门中。
问题分类法：按职能和中心任务单独设类，“党群类”、“行政类”、“业务类”
保管期限分类法：永久、30年、10年
（1）年度—机构（问题）—保管期限分类法（排架上，同一机构集中）
（2）保管期限－年度－机构（问题）分类法（同一期限集中）
（3）年度—保管期限分类法
（4）保管期限—年度分类法
5、归档文件的排列：同一保管期限内，同一类目内文件确定顺序使之系统化。
1）同一事由内的归档文件排列：按文件形成时间的先后顺序，日期在前的归档文件排列在前，日期在后的排列在后；或者按文件重要程度排列，相对重要的文件放在前面，其他的文件放在后面。
2）不同事由间归档文件的排列：按不同事由形成时间排列；按事由的重要程度排列；按事由的具有的共同属性分别集中排列。
6、归档文件的编号：
1）室编件号：在分类方案的最低一级类目内排列顺序号（原来跨年度流水），有利于平时归卷，手工检索和机检兼顾。
2）必要项目：全宗号、年度、保管期限、件号；选择项目：机构和问题。
3）档号章：一般规格45×16mm，在档案业务指导部门指导下可自行设定。 有将收文章合二为一的，有的省市要盖页数章。
填写要求：耐久字迹材料。
盖章位置：首页上端居中位置，可文件的收文阶段提前盖好。有文件处理单的，盖文件处理单上。
在分类方案的最低一级类目内排列顺序号
7、归档文件目录的编制：
1）件号：填写室编件号：
2）责任者：全称或者通用简称，领导讲话和著作填写个人责任者
3）文号：不能省略。不要填写期刊号和会议次数。
4）题名：题名不全不能反映内容，补充缺失内容；被转发文要补充被转发的题目；会议记录要写议题；副标题加破折号录入；补充内容加方括号标示“[ ]”；附件内容加“（）”标示。
5）日期：省略年月日，8位阿拉伯数字表示。可分两行回行填写： 1999
0117
6）页数：文件处理单+复文+来文的总页数，空白页不计，折叠前的页面计算页数。
7）备注项：缺损、修改、补充、移出、销毁、互见等情况说明。
归档文件目录要打字和装订！
8、装盒：
1）装合要求：不同形成年度的归档文件不应放入同一档案盒；不同保管期限的归档文件不应放入同一档案盒；分机构（问题）的情况下，不同机构（问题）形成的归档文件不应放入同一档案盒。
选择适当大小的档案盒；档案盒是装具，不是整理单位；
2）编号：在盒脊上填写全宗号、年度、保管期限、起止件号。其中，起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号。盒号可不编写，要编用铅笔。
3）备考表项目
备考表置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。
